Zoho Desk vous permet de suivre et de surveiller la progression des tâches, des appels et des événements via son module Activités, vous offrant une visibilité sur l'avancement des travaux, les délais et les niveaux de priorité. Ce guide explique comment accéder aux détails d'exécution et les examiner pour les activités de votre équipe.
Pourquoi c'est important
Les équipes d'assistance doivent rester attentives à l'avancement des tâches et des activités pour respecter les accords de niveau de service et s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. La surveillance de l'exécution vous aide à identifier les goulots d'étranglement, à suivre ce qui a été accompli et à voir ce qui est dû aujourd'hui — autant d'éléments essentiels pour maintenir la responsabilité de l'équipe et la satisfaction des clients.
Étape par étape
Étape 1. Accéder au module Activités
Ouvrez Zoho Desk et rendez-vous dans la section Activités. C'est ici que vous pouvez créer et suivre toutes les tâches, tous les appels et tous les événements associés à vos opérations d'assistance [1].
Étape 2. Examiner les détails des activités
Chaque enregistrement d'activité affiche des informations essentielles, notamment l'heure de début, la durée, le niveau de priorité, le statut et d'autres paramètres clés [1]. Cliquez sur n'importe quelle activité pour consulter l'intégralité des détails d'exécution et vérifier si le travail progresse comme prévu.
Étape 3. Utiliser les vues de tâches prédéfinies
Zoho Desk propose une liste de vues de tâches prédéfinies qui vous permettent de filtrer les activités par statut d'achèvement [1]. Par exemple, vous pouvez rapidement afficher la liste des tâches terminées ou la liste des tâches dues aujourd'hui, ce qui vous donne une vue d'ensemble de l'état d'exécution au sein de votre équipe.
Étape 4. Rechercher des activités spécifiques
Si vous devez localiser une activité particulière, utilisez l'option Recherche dans Zoho Desk pour trouver des enregistrements dans différents modules sans avoir à faire défiler toute la liste [1]. Cela vous fait gagner du temps lorsque vous devez vérifier les détails d'exécution d'un ticket ou d'un contact spécifique.
Étape 5. Créer des vues personnalisées pour la surveillance
Vous pouvez créer des vues de liste personnalisées pour filtrer les activités selon des critères spécifiques — tels que la priorité, le responsable ou la date d'échéance [1]. Cela vous permet de construire un tableau de bord personnalisé mettant en évidence les indicateurs d'exécution les plus importants pour votre équipe.
Erreurs courantes
- Accumuler trop de vues personnalisées : Avec le temps, la création de nombreuses vues personnalisées peut rendre plus difficile la localisation des filtres les plus utilisés. Examinez régulièrement vos vues et archivez celles dont vous n'avez plus besoin afin de garder votre espace de travail organisé [1].
- Négliger les métadonnées des activités : N'oubliez pas que chaque enregistrement d'activité contient plusieurs points de données (heure de début, durée, priorité, statut). Ne vous fiez pas à un seul champ — consultez l'enregistrement complet pour obtenir une image fidèle de la progression de l'exécution.
Ce qu'il faut vérifier
- Vérifiez que les tâches de votre équipe affichent le statut correct (terminé, en cours ou en attente) et que les dates d'échéance correspondent à vos engagements de service.
- Confirmez que les niveaux de priorité sont définis de manière appropriée afin que les travaux urgents soient visibles et ne passent pas inaperçus.
- Vérifiez que vos vues personnalisées filtrent les activités comme prévu et archivez les vues qui ne sont plus utilisées régulièrement.
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*Cet article est fourni par Beam Help — assistance experte indépendante pour Zoho. Nous ne sommes pas le support officiel de Zoho.*