Zoho Desk stocke les commentaires d'appels dans des enregistrements d'appels individuels, mais la plateforme ne fournit pas de "vue liste" dédiée qui affiche les commentaires sur plusieurs appels à la fois. Pour accéder aux commentaires d'appels, vous devez ouvrir chaque enregistrement d'appel individuellement et examiner ses détails.
Pourquoi c'est important
Si votre équipe a besoin de suivre les notes de conversation, les suivis ou le contexte des appels, vous voudrez savoir où se trouvent ces commentaires et comment les trouver. Comprendre la structure des enregistrements d'appels dans Zoho Desk vous aide à localiser rapidement les informations et garantit que rien ne se perd lors des transferts entre agents.
Comment accéder aux commentaires d'appels
Étape 1. Accédez au module Activités
Ouvrez Zoho Desk et cliquez sur le module Activités dans la navigation principale.[1] C'est là que tous les enregistrements d'appels sont stockés.
Étape 2. Sélectionnez la vue Appels
Sur la page d'accueil des Activités, cliquez sur Appels en bas du panneau de gauche.[7] Vous verrez une liste d'appels affichée en format Vue Classique ou Vue Compacte, selon votre préférence.
Étape 3. Filtrez ou triez les appels si nécessaire
Pour affiner votre recherche, utilisez l'icône Filtre en haut de la page pour filtrer les appels par Agent et Date d'échéance/Heure de début.[4] Vous pouvez également trier les appels du plus ancien au plus récent (ou vice versa) en cliquant sur l'icône Plus (…) et en sélectionnant votre préférence de tri.[4] Par défaut, Zoho Desk affiche 10 appels par page, mais vous pouvez ajuster cela pour afficher jusqu'à 50 appels par page.[4]
Étape 4. Ouvrez l'enregistrement d'appel
Cliquez sur le sujet de l'appel que vous souhaitez examiner.[7] Cela ouvre la page complète des détails de l'appel.
Étape 5. Examinez la description et les détails de l'appel
Une fois dans l'enregistrement d'appel, le champ Description contient les notes ou commentaires enregistrés lors de la création de l'appel.[1] C'est là que les agents enregistrent ce qui a été discuté pendant l'appel. Vous pouvez également voir des informations associées telles que le nom du contact, la durée de l'appel, la priorité et le ticket (le cas échéant) auquel l'appel était lié.[1]
Pièges courants
Les appels terminés ne peuvent pas être modifiés une fois marqués comme terminés, donc tous les commentaires ou détails doivent être exacts au moment de l'enregistrement.[6] Si vous devez ajouter ou modifier des informations, vous devrez contacter votre administrateur ou le propriétaire d'origine de l'appel.
Les commentaires d'appels sont liés à des enregistrements d'appels individuels – il n'existe pas de vue groupée ou de rapport qui agrège les commentaires sur plusieurs appels. Si vous devez rechercher des appels contenant des mots-clés ou des sujets spécifiques, vous devrez ouvrir chaque appel manuellement ou utiliser la fonctionnalité de recherche de Zoho Desk pour localiser d'abord les enregistrements pertinents.
Ce qu'il faut vérifier
- Vérifiez que l'enregistrement d'appel que vous avez ouvert est le bon en consultant les champs Nom du contact, Date de début de l'appel et Sujet.
- Confirmez que le champ Description contient toutes les notes attendues ; s'il est vide, l'agent n'a peut-être pas enregistré les détails au moment de la création de l'appel.
- Si l'appel est lié à un ticket, consultez l'onglet Activité sur la page de détails de ce ticket – l'appel y sera également affiché pour une référence rapide.[1]
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*Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Cet article n'est pas un support officiel de Zoho.*