Zoho Desk organise les tickets et les activités en vues — prédéfinies et personnalisées — pour aider votre équipe à filtrer et à prioriser le travail efficacement. Comprendre comment accéder à toutes les vues disponibles et les lister est essentiel pour optimiser votre flux de support.
Pourquoi c'est important
Votre équipe de support utilise probablement plusieurs vues pour gérer différents statuts de tickets, priorités et attributions. Si vous débutez avec Zoho Desk ou si vous gérez une équipe, savoir où trouver toutes les vues — y compris les vues par défaut et personnalisées — évite que des agents manquent des tickets et garantit un accès cohérent aux bonnes informations. C'est particulièrement important lors du traitement de tickets partagés entre départements ou lorsque vous avez créé des vues spécialisées pour des flux de travail spécifiques.
Étape par étape
Étape 1. Connectez-vous à votre compte Zoho Desk et accédez au tableau de bord principal.
Depuis ici, vous verrez la barre latérale gauche où toutes les vues sont organisées. Zoho Desk fournit une liste de vues de tâches prédéfinies et vous permet d'en créer des personnalisées adaptées à vos besoins.[6]
Étape 2. Recherchez la section Vues dans le panneau de navigation gauche.
Votre interface Zoho Desk affiche à la fois les vues par défaut (telles que Tickets ouverts, Tickets ouverts partagés et les vues liées aux activités) et toutes les vues personnalisées créées par votre équipe. La barre latérale les regroupe pour un accès rapide.[^5,6]
Étape 3. Passez en revue les vues prédéfinies disponibles dans votre instance.
Zoho Desk est livré avec des vues intégrées conçues pour les scénarios de support courants. Par exemple, vous pouvez voir une liste des tâches terminées ou une liste des tâches dues aujourd'hui.[6] Celles-ci aident les agents à localiser rapidement les enregistrements sans avoir à filtrer manuellement à chaque fois.
Étape 4. Vérifiez les vues personnalisées créées par votre équipe.
Si votre organisation a créé des vues de liste personnalisées pour filtrer les enregistrements selon des critères spécifiques, celles-ci apparaîtront également dans votre liste de vues.[6] Les vues personnalisées sont utiles lorsque vous devez combiner plusieurs conditions de filtre — par exemple, afficher tous les tickets ouverts attribués à un agent ou un département spécifique.
Étape 5. Si vous avez de nombreuses vues, envisagez de les organiser.
Avec le temps, les équipes accumulent de nombreuses vues personnalisées. Si vous devez réduire le nombre de vues personnalisées pour localiser et récupérer rapidement les plus utilisées, Zoho Desk vous permet d'archiver les vues qui ne sont plus nécessaires.[6] Cela maintient votre barre latérale propre et centrée sur les flux de travail actifs.
Remarque : Beam Help fournit une assistance experte indépendante pour Zoho et n'est pas le support officiel de Zoho. Si vous devez combiner des tickets de plusieurs départements (par exemple, afficher à la fois les tickets ouverts de votre équipe et les tickets partagés d'autres départements dans une seule vue), vous devrez peut-être créer une vue personnalisée avec des critères de filtre appropriés, bien que certaines limitations puissent s'appliquer selon votre configuration Desk.[5]
Erreurs courantes
- Basculer entre plusieurs vues : Si votre équipe bascule actuellement entre des vues séparées comme « Tickets ouverts » et « Tickets ouverts partagés », vous pouvez envisager de créer une vue personnalisée unifiée. Cependant, sachez que le filtrage par statut seul peut ne pas inclure automatiquement les tickets partagés — vous devrez peut-être ajuster vos critères de filtre ou consulter votre administrateur concernant la visibilité des tickets entre départements.[5]
- Encombrement des vues : Accumuler trop de vues personnalisées au fil du temps peut rendre plus difficile la recherche de celles que vous utilisez réellement. Passez régulièrement en revue et archivez les vues obsolètes pour maintenir une interface claire.[6]
Ce qu'il faut vérifier
- Vérifiez que toutes les vues dont votre équipe a besoin sont visibles dans la barre latérale gauche et accessibles aux agents appropriés.
- Confirmez que les vues personnalisées filtrent correctement les enregistrements selon les exigences du flux de travail de votre équipe.
- Examinez si certaines vues doivent être archivées ou masquées pour réduire l'encombrement de la navigation.