Zoho Desk vous permet de créer et de gérer des listes de jours fériés pour contrôler les heures d'ouverture, définir les attentes en matière de temps de réponse et garantir que la disponibilité de votre équipe correspond au calendrier de votre organisation. Ce guide explique comment configurer et maintenir ces listes.
Pourquoi c'est important
Les listes de jours fériés dans Zoho Desk déterminent quand votre équipe de support travaille et affectent la manière dont les tickets sont priorisés et escaladés. Si vous opérez dans plusieurs régions ou si vous observez des jours fériés à l'échelle de l'entreprise et spécifiques à un lieu, une configuration précise des jours fériés évite de manquer les SLA, gère les attentes des clients et assure une répartition équitable de la charge de travail. Vous pouvez associer jusqu'à deux listes de jours fériés à un seul ensemble d'heures d'ouverture, ce qui est particulièrement utile pour les équipes mondiales qui observent des festivals régionaux aux côtés des jours fériés d'entreprise [6].
Étapes à suivre
Étape 1. Accéder aux paramètres des jours fériés.
Connectez-vous à votre compte Zoho Desk et accédez à Paramètres > Paramètres de l'organisation. Recherchez la section Jours fériés dans le menu de gauche. C'est là que vous créerez et gérerez toutes les listes de jours fériés pour votre organisation [6].
Étape 2. Créer une nouvelle liste de jours fériés.
Cliquez sur l'option pour ajouter une liste de jours fériés et sélectionnez l'année que vous souhaitez configurer. Entrez un Nom du jour férié (par exemple, "Noël" ou "Diwali") et la Date du jour férié correspondante. Vous pouvez ajouter plusieurs jours fériés en cliquant sur +Nouvelle ligne pour chaque entrée [8].
Étape 3. Ajouter les jours fériés un par un ou par intervalles.
Pour les jours fériés d'une journée, entrez la date spécifique. Si votre organisation observe des fermetures de plusieurs jours (comme une semaine de fermeture d'entreprise), ajoutez chaque jour séparément ou utilisez une plage de dates si votre système le permet. Enregistrez chaque entrée au fur et à mesure [8].
Étape 4. Associer plusieurs listes de jours fériés aux heures d'ouverture (facultatif).
Si votre organisation a des équipes dans différentes régions, vous pouvez associer jusqu'à deux listes de jours fériés à un seul ensemble d'heures d'ouverture. Cela vous permet de combiner les jours fériés mondiaux de l'entreprise avec les observances spécifiques à la région. Par exemple, une équipe en Inde peut observer à la fois les jours fériés d'entreprise et les festivals d'État sans créer de profils d'heures d'ouverture distincts [6].
Étape 5. Vérifier que les jours fériés apparaissent dans les outils de planification.
Une fois enregistrés, vos jours fériés s'afficheront dans la vue Gantt de la console de répartition, les calendriers des utilisateurs et des équipes, et les détails des ressources de service. Vérifiez ces zones pour confirmer que vos jours fériés sont correctement reflétés et ne seront pas planifiés pour le travail de support [8].
Étape 6. Mettre à jour ou supprimer les jours fériés si nécessaire.
Pour modifier une liste de jours fériés, retournez à la section Jours fériés, localisez la liste pour l'année que vous devez modifier et modifiez les entrées. Utilisez l'icône de suppression pour supprimer les jours fériés qui ne s'appliquent plus. Enregistrez vos modifications [8].
Pièges courants
Si vous utilisez Zoho Desk avec Zoho Forms, notez que la fonctionnalité "Liste des jours fériés mondiaux" dans Forms est distincte de la configuration des jours fériés de Desk. Forms utilise ses propres listes de jours fériés pour les champs de sélection de date dans les formulaires, et non pour les heures d'ouverture ou les calculs de SLA. Ne confondez pas les deux systèmes [1].
Lorsque vous ajoutez des jours fériés sur plusieurs années, assurez-vous d'éditer la liste de la bonne année. Les jours fériés ajoutés pour 2024 ne seront pas automatiquement reportés en 2025 ; vous devrez les recréer chaque année [8].
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que tous les jours fériés à l'échelle de l'entreprise et régionaux sont listés sous la bonne année dans vos paramètres d'organisation.
- Vérifiez que les jours fériés apparaissent dans la vue Gantt de la console de répartition et les calendriers des utilisateurs afin que votre équipe les voie lors de la planification.
- Si vous avez associé deux listes de jours fériés aux heures d'ouverture, testez que les deux ensembles de jours fériés sont respectés dans les calculs de SLA des tickets et les fenêtres de temps de réponse.
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*Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Cet article n'est pas un support officiel de Zoho.*