Zoho CRM offre plusieurs façons intégrées de supprimer les enregistrements indésirables en masse — d'une simple suppression en masse en vue de liste à des outils de dédoublonnage automatisés qui fusionnent et éliminent les entrées en doublon simultanément.
Pourquoi c'est important
À mesure que votre base de données se développe, les prospects obsolètes, les enregistrements de test et les doublons s'accumulent rapidement. Les nettoyer un par un n'est pas pratique à grande échelle. Connaître les chemins de suppression en masse et de suppression basée sur la fusion disponibles dans Zoho CRM vous fait gagner des heures d'effort manuel et maintient vos données de pipeline fiables.
> Beam Help est une ressource d'assistance expert indépendante pour les produits Zoho — pas le support officiel Zoho.
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Étape par étape
Option A — Supprimer plusieurs enregistrements d'une vue de liste de module
Étape 1. Accédez au module (par exemple, Prospects, Contacts, Comptes) où vous souhaitez supprimer des enregistrements. Utilisez des filtres ou une vue personnalisée enregistrée pour réduire la liste aux seuls enregistrements que vous avez l'intention de supprimer.
Étape 2. Cochez la case en haut de la liste pour sélectionner tous les enregistrements visibles sur la page, ou cochez les cases individuelles à côté de chaque enregistrement que vous souhaitez supprimer.
Étape 3. Avec les enregistrements sélectionnés, recherchez l'option Supprimer dans la barre d'actions qui apparaît en haut de la vue de liste. Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité. Les enregistrements supprimés sont déplacés vers la Corbeille et peuvent être restaurés si nécessaire. [4]
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Option B — Supprimer les doublons à l'aide de l'outil Dédoublonnage intégré (Fusion automatique)
Lorsque les enregistrements sont des doublons plutôt que simplement indésirables, le chemin de suppression le plus propre est de les fusionner — les enregistrements enfants sont supprimés automatiquement après la fin de la fusion. [3]
Étape 1. Allez à Configuration dans Zoho CRM et localisez l'outil Dédoublonner les enregistrements dans la section de gestion des données. Cet outil effectue une analyse de doublons en masse sur un module. [3]
Étape 2. Sélectionnez le module que vous souhaitez analyser — l'outil couvre Prospects, Contacts, Comptes, Fournisseurs, Opportunités et modules personnalisés. [3]
Étape 3. Choisissez le(s) champ(s) sur lequel/lesquels les doublons doivent être identifiés (par exemple, E-mail). Zoho CRM analysera les enregistrements partageant des valeurs identiques dans ces champs et les regroupera. [2]
Étape 4. Examinez les groupes de doublons identifiés par l'outil. Pour chaque groupe, confirmez quel enregistrement doit être le maître. Une fois que vous approuvez la fusion, les enregistrements en doublon (enfants) sont supprimés et leurs données sont consolidées dans le maître. [3]
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Option C — Automatiser la suppression en masse des doublons avec une fonction personnalisée (avancé)
Si vous avez des centaines de groupes de doublons provenant d'importations ou d'intégrations, les outils pilotés par l'interface utilisateur nécessitent trop d'examen manuel. Une approche de fonction personnalisée automatise l'ensemble du processus. [1]
Étape 1. Configurez une connexion Zoho OAuth. Accédez à Configuration > Developer Hub > Connexions, cliquez sur Créer une connexion, choisissez Zoho CRM, et nommez-la crmoauthconnection. Ajoutez les portées ZohoCRM.modules.leads.ALL et ZohoCRM.coql.READ, puis cliquez sur Créer et connecter. [1]
Étape 2. Créez trois fonctions Deluge dans votre compte CRM :
- Une fonction bouton (
button.cleanupAllDuplicates) qui agit comme point d'entrée et coordonne les deux autres. - Une fonction autonome (
standalone.findDuplicateEmails) qui analyse le module Prospects et retourne chaque adresse e-mail apparaissant sur plus d'un enregistrement. - Une fonction autonome (
standalone.cleanupDuplicateGroup) qui traite un seul groupe de doublons — récupérant les enregistrements, élisant un maître, arbitrant les valeurs de champ et appelant l'API Fusionner les enregistrements pour consolider et supprimer les enfants. [1]
Étape 3. Connectez la fonction de point d'entrée à un bouton de vue de liste. Allez à Configuration > Modules > Prospects > Boutons et créez un bouton personnalisé avec l'étiquette Nettoyer les doublons, définissez-le pour afficher dans la Vue de liste, et attribuez l'action Fonction personnalisée > cleanupAllDuplicates. [1]
Étape 4. À partir de la vue de liste Prospects, cliquez sur le bouton Nettoyer les doublons. La chaîne de fonctions analysera les groupes d'e-mails en doublon, élira les maîtres, arbitrera les valeurs de champ des enregistrements enfants et fusionnera chaque groupe. Les enregistrements enfants sont supprimés automatiquement par l'API Fusionner les enregistrements après chaque opération de fusion. [1] [3]
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Pièges courants
- Connexion OAuth expirée : Si
crmoauthconnectionexpire, les fonctions personnalisées retourneront une erreurUnAuthenticated Connection. Réautorisez-la à partir de la page Connexions pour restaurer la fonctionnalité. [1] - Limite d'enregistrements de l'API de fusion : L'API Fusionner les enregistrements gère un maximum de trois enregistrements par appel — un maître et jusqu'à deux enfants. Si un groupe de doublons contient plus de trois enregistrements, votre logique de fonction doit traiter les fusions séquentiellement par lots. [3]
- Les outils d'interface utilisateur ne peuvent pas se déclencher automatiquement : Les outils Rechercher et fusionner et Dédoublonner les enregistrements sont initiés par l'administrateur à partir de l'interface utilisateur. Ils ne se déclencheront pas lorsque des doublons arrivent via des importations, des intégrations ou des appels API — seule l'approche de fonction personnalisée gère ce scénario. [3]
- Contacts supprimés dans Zoho Desk : Si vos contacts CRM sont synchronisés avec Zoho Desk, notez que la suppression d'un contact déplace tous les tickets, activités et entrées de temps associés vers la Corbeille. Les contacts ajoutés en tant qu'utilisateurs finaux ne peuvent pas être supprimés du tout. [4]
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À vérifier
- Corbeille — confirmez que le nombre attendu d'enregistrements a été supprimé et qu'aucun enregistrement n'a été supprimé involontairement ; restaurez les erreurs avant que la corbeille ne soit vidée.
- État de la connexion OAuth — si vous avez utilisé l'itinéraire de fonction personnalisée, vérifiez que
crmoauthconnections'affiche toujours comme Actif sous Configuration > Developer Hub > Connexions. [1] - Nombre d'enregistrements du module — comparez le nombre d'enregistrements avant et après l'opération pour vous assurer que la suppression ou la fusion s'est déroulée jusqu'au bout sur tous les groupes prévus. [3]