La suppression des pièces jointes dans Zoho CRM s'effectue fichier par fichier, directement au sein de chaque enregistrement — au moment de la rédaction de cet article, aucune option de suppression groupée native n'existe dans l'interface CRM standard.
Pourquoi c'est important
Les pièces jointes telles que les supports marketing, les devis commerciaux, les factures et les documents SLA peuvent s'accumuler rapidement dans les modules CRM, consommant le quota de stockage de votre organisation.[4] Savoir supprimer des fichiers individuels rapidement permet de garder votre compte ordonné et d'éviter d'atteindre les limites de stockage.[1] Les équipes gérant de grands volumes d'enregistrements ne découvrent souvent cette limitation qu'une fois le stockage déjà saturé, ce qui rend un processus clair indispensable.
Étape par étape
Étape 1. Accédez au module concerné dans Zoho CRM — par exemple, Prospects, Contacts, Comptes ou Affaires — et ouvrez l'enregistrement spécifique contenant la pièce jointe que vous souhaitez supprimer.[4]
Étape 2. Dans l'enregistrement, localisez le champ des pièces jointes. Cliquez sur l'icône + ou sur l'icône développer associée à ce champ pour afficher tous les fichiers actuellement joints à l'enregistrement.[3]
Étape 3. Survolez avec votre curseur le fichier spécifique que vous souhaitez supprimer. Un ensemble d'icônes d'action apparaîtra en superposition sur la miniature du fichier.[3]
Étape 4. Cliquez sur l'icône supprimer qui apparaît au survol. Le fichier sera immédiatement retiré de l'enregistrement.[3]
Étape 5. Répétez les étapes 1 à 4 pour chaque pièce jointe supplémentaire dans les autres enregistrements. L'interface intégrée de Zoho CRM traitant les suppressions un fichier à la fois, parcourir une liste d'enregistrements de manière systématique est actuellement l'approche prise en charge pour supprimer plusieurs pièces jointes.[1]
Erreurs courantes
- Aucun outil de suppression groupée natif : La communauté Zoho CRM a signalé l'absence de fonctionnalité native de suppression groupée des pièces jointes, ce qui signifie que les équipes dont le stockage est plein doivent traiter les enregistrements individuellement ou explorer des solutions de script via l'API.[1] Chez Beam Help — support expert indépendant pour Zoho, et non le support officiel de Zoho — nous pouvons vous aider avec des approches d'automatisation personnalisées si le processus manuel n'est pas viable à grande échelle.
- Champ des pièces jointes vs. section Notes : Zoho CRM stocke les fichiers à deux endroits — le champ dédié aux pièces jointes d'un enregistrement et les fichiers intégrés dans les Notes. Veillez à vérifier les deux zones si vous cherchez à libérer de l'espace, car le processus de suppression décrit ci-dessus s'applique spécifiquement au champ des pièces jointes.[4]
- Les limites de taille s'appliquent au téléversement, pas à la suppression : Chaque fichier téléversé dans le champ des pièces jointes d'un enregistrement peut peser jusqu'à 50 Mo.[3] Bien que cette limite n'affecte pas la suppression, elle explique pourquoi même un nombre modeste de pièces jointes peut rapidement épuiser le stockage.
- Autorisations requises : Vous devez disposer des autorisations Créer/Modifier appropriées pour le module et ses enregistrements associés afin d'interagir avec les pièces jointes. Si l'icône de suppression n'apparaît pas au survol, vérifiez auprès de votre administrateur CRM que votre profil dispose des droits d'accès nécessaires.[4]
Points à vérifier
- Confirmez la suppression du fichier : Après avoir cliqué sur l'icône de suppression, rouvrez le panneau développé du même enregistrement pour vérifier que la pièce jointe n'apparaît plus dans la liste.[3]
- Vérifiez l'utilisation du stockage : Après avoir supprimé un lot de pièces jointes, consultez le tableau de bord de stockage de votre organisation dans les paramètres de Zoho CRM pour confirmer que l'espace libéré est bien reflété.
- Vérifiez les Notes pour les fichiers supplémentaires : Consultez la section Notes des mêmes enregistrements pour vous assurer qu'aucun fichier en double ou associé n'y est encore stocké, car ceux-ci devraient être supprimés séparément.[4]