Vous pouvez supprimer les images jointes aux enregistrements Zoho CRM en sélectionnant l'image et en la supprimant, ou en supprimant en masse les enregistrements contenant des images via la Corbeille. Ce guide couvre les deux approches.
Pourquoi c'est important
Les images d'enregistrements — qu'il s'agisse de photos de produits, d'aperçus de pièces jointes ou de scans de documents — s'accumulent avec le temps et consomment du stockage. La suppression des images indésirables maintient votre CRM allégé et votre quota de fichiers disponible pour les données actives. Vous pourriez également avoir besoin de purger des images après des migrations de données, des phases de test ou lors du nettoyage d'enregistrements en double.
Étapes à suivre
Étape 1. Supprimer une seule image d'un enregistrement
Ouvrez l'enregistrement contenant l'image que vous souhaitez supprimer. Faites un clic droit sur l'image et sélectionnez Supprimer, ou cliquez une fois sur l'image et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Vous pouvez également accéder au menu Options avancées de l'image depuis le coin supérieur droit de la miniature de l'image et choisir de la supprimer à partir de là.[2]
Étape 2. Vérifier que l'image est supprimée
Actualisez la vue de l'enregistrement pour confirmer que l'image n'apparaît plus. L'espace qu'elle occupait sera maintenant vide.
Étape 3. Pour la suppression d'images en masse, identifier les enregistrements à supprimer
Si vous devez supprimer de nombreux enregistrements contenant des images — par exemple, après un import ou une migration de test — naviguez vers le module contenant ces enregistrements. Utilisez des filtres ou la recherche pour isoler les enregistrements que vous souhaitez supprimer. Notez leurs ID ou appliquez une étiquette pour les regrouper.[1]
Étape 4. Supprimer les enregistrements en masse
Sélectionnez plusieurs enregistrements à l'aide de la colonne de cases à cocher, puis utilisez l'action de suppression en masse depuis la barre d'outils. Alternativement, pour de très grands volumes, utilisez le scripting Deluge avec COQL et l'API CRM pour récupérer les ID d'enregistrements par lots de 100 et exécuter la suppression en masse par programme.[1] Cette approche est réutilisable sur différents modules en changeant le nom de l'API du module.
Étape 5. Examiner la Corbeille
Après la suppression, les enregistrements et leurs images jointes sont déplacés vers votre Corbeille. Vous avez 60 jours pour les restaurer si nécessaire.[8] Accédez à la Corbeille depuis Configuration > Administration des données > Corbeille.
Étape 6. Supprimer définitivement si nécessaire
Si vous souhaitez libérer immédiatement de l'espace de stockage et que vous êtes certain de ne pas avoir besoin des images, vous pouvez supprimer définitivement les enregistrements de la Corbeille. Une fois retirés de la Corbeille, les enregistrements ne peuvent plus être récupérés.[3] Remarque : Beam Help est un support expert indépendant pour Zoho et n'est pas le support officiel de Zoho.
Étape 7. Utiliser des filtres pour gérer les pièces jointes en masse
Si votre Corbeille contient de nombreuses pièces jointes et images que vous souhaitez purger, cliquez sur l'icône de filtre dans la Corbeille, sélectionnez Pièces jointes comme Type, puis sélectionnez tous les éléments affichés pour les supprimer en masse.[8] Cela accélère le nettoyage sans restaurer les enregistrements parents.
Pièges courants
Lorsque vous supprimez un enregistrement, toutes les images, pièces jointes, notes, e-mails et tâches qui lui sont associés sont également déplacés vers la Corbeille — même si vous ne les avez pas supprimés directement.[8] Si vous restaurez l'enregistrement parent plus tard, tous les éléments liés sont restaurés avec lui. Soyez clair quant à savoir si vous souhaitez conserver l'enregistrement lui-même ou simplement supprimer l'image d'un enregistrement actif.
Si vous utilisez la suppression en masse via l'API, assurez-vous que votre filtre COQL est spécifique. L'utilisation d'un filtre comme "where id is not null" supprimera votre module entier, sauf si c'est votre intention.[1] Testez toujours d'abord avec un petit sous-ensemble.
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que l'image n'apparaît plus dans la vue détaillée de l'enregistrement après la suppression.
- Si vous avez supprimé des enregistrements en masse, vérifiez que les bons enregistrements se trouvent dans la Corbeille et qu'aucun enregistrement non intentionnel n'a été supprimé.
- Vérifiez votre quota de stockage de fichiers dans Configuration > Paramètres système pour voir si du stockage a été libéré après la suppression définitive de la Corbeille.