Lorsque vous supprimez un enregistrement dans Zoho CRM, tous les éléments associés — pièces jointes, notes, e-mails et tâches — sont déplacés vers la Corbeille avec lui. Comprendre comment fonctionne cette cascade et comment récupérer ou supprimer définitivement ces enregistrements est essentiel pour le nettoyage des données et la conformité.
Pourquoi c'est important
Lors des migrations, des phases de test ou des travaux d'intégration, vous devez souvent supprimer de grands lots d'enregistrements. Savoir comment se comportent les enregistrements associés lors de la suppression évite la perte accidentelle de données et vous aide à gérer le stockage efficacement. Si vous supprimez des enregistrements par erreur, vous avez 60 jours pour les récupérer de la Corbeille avant qu'ils ne soient définitivement perdus.
Étapes
Étape 1. Comprendre ce qui se passe lors de la suppression d'un enregistrement.
Lorsque vous supprimez un enregistrement, toutes les pièces jointes, notes, e-mails et tâches qui lui sont associés sont automatiquement déplacés vers la Corbeille également, même si vous ne les avez pas supprimés directement. Ils apparaîtront dans la Corbeille sous votre nom, en tant que personne qui les a supprimés. Si vous restaurez l'enregistrement parent, tous les éléments associés seront également restaurés.[3]
Étape 2. Supprimer un enregistrement unique et ses éléments associés.
Ouvrez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur l'icône Plus d'actions (trois points) dans la barre supérieure. Sélectionnez Supprimer dans le menu. Confirmez la suppression. Tous les enregistrements associés sont immédiatement déplacés vers la Corbeille.[7]
Étape 3. Pour la suppression en masse, utilisez l'approche de l'API Deluge.
Si vous devez supprimer de nombreux enregistrements à la fois, utilisez une fonction Deluge réutilisable qui récupère les ID d'enregistrement à l'aide de COQL avec pagination, les divise en lots de 100 et exécute l'API de suppression en masse de CRM. Cela évite la suppression manuelle depuis l'interface utilisateur et peut être réutilisé sur différents modules en changeant le nom de l'API du module.[1] Avant d'exécuter, confirmez l'emplacement de votre centre de données, le nom de l'API du module et que votre connexion dispose des bons scopes : ZohoCRM.coql.READ plus le scope de suppression pour votre module cible. Remplacez le filtre par défaut "where id is not null" par une condition réelle (Created_Time, tag, ou champ personnalisé) à moins que vous n'ayez l'intention d'effacer complètement le module.[1]
Étape 4. Vérifiez la Corbeille après la suppression.
Les enregistrements supprimés atterrissent dans la Corbeille et y restent pendant 60 jours, sauf s'ils sont supprimés manuellement. Après 60 jours, ils sont définitivement supprimés et ne peuvent pas être récupérés.[3] Pour afficher les enregistrements supprimés, allez dans Configuration > Administration des données > Corbeille.
Étape 5. Récupérez les enregistrements si nécessaire.
Si vous avez supprimé des enregistrements dans les 60 derniers jours, récupérez-les de la Corbeille. Une fois qu'un administrateur supprime des enregistrements de la Corbeille, ils ne peuvent plus être récupérés.[5]
Étape 6. Nettoyez les pièces jointes en masse (facultatif).
Si vous souhaitez libérer de l'espace de stockage de fichiers en supprimant les pièces jointes des enregistrements supprimés, utilisez le filtre de recherche dans la Corbeille. Cliquez sur l'icône de filtre, choisissez Pièces jointes comme Type pour afficher uniquement les pièces jointes, puis sélectionnez tous les éléments affichés et supprimez-les en masse.[3]
Pièges courants
Suppression en cascade avec les intégrations. Si Zoho CRM est intégré à Zoho Desk, la suppression d'un enregistrement de contact ou de compte dans CRM peut également supprimer l'enregistrement correspondant dans Desk, en fonction de vos préférences de synchronisation. Pour éviter cela, allez dans Desk > Paramètres > Marketplace > Zoho > Zoho CRM > Préférences et sélectionnez "Ne jamais supprimer" dans les cases correspondantes.[4]
Perte définitive après 60 jours. Une fois la fenêtre de 60 jours de la Corbeille fermée, les enregistrements supprimés sont définitivement perdus. Planifiez votre fenêtre de récupération en conséquence.
Cascade involontaire lors de la suppression d'enregistrements parents. La suppression d'un prospect, d'un contact ou d'un compte supprime toutes ses pièces jointes, notes, e-mails et tâches. Vérifiez que vous souhaitez supprimer tous les éléments associés avant de confirmer la suppression.
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que la fenêtre de 60 jours n'est pas dépassée si vous devez récupérer des enregistrements supprimés de la Corbeille.
- Si vous utilisez la suppression en masse via Deluge, testez votre condition de filtre sur un petit échantillon d'abord pour éviter d'effacer involontairement tout le module.
- Vérifiez vos préférences d'intégration dans Desk (si applicable) afin que les suppressions ne se propagent pas de manière inattendue à d'autres produits Zoho.
---
*Cet article est fourni par Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Nous ne sommes pas le support officiel de Zoho.*