Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Pour forcer les utilisateurs à joindre un fichier lorsqu'un enregistrement passe par une transition de Blueprint Zoho CRM, utilisez le paramètre Éléments associés du Blueprint pour exiger les Pièces jointes sur la transition, car les champs personnalisés de Téléchargement de fichier n'apparaissent pas dans l'onglet Pendant de la transition[3].
Pourquoi c'est important
Si votre processus nécessite un document avant qu'une affaire n'avance (par exemple, un devis ou un fichier signé), rendre les pièces jointes obligatoires empêche les utilisateurs de sauter cette étape et maintient la complétude des données[3]. Les Blueprints n'affichent pas toujours les champs personnalisés de Téléchargement de fichier dans la section Pendant, donc la voie des Éléments associés offre un point d'application fiable[3]. Beam Help n'est pas un support officiel de Zoho mais vous aidera à appliquer cette solution de contournement.
Étapes à suivre
- Étape 1. Ouvrez l'écran de modification du Blueprint pour le module et la transition où vous souhaitez exiger un fichier ; vous devez modifier les paramètres de transition plutôt que d'essayer de forcer le champ personnalisé de Téléchargement de fichier dans l'onglet Pendant[3].[3]
- Étape 2. Localisez la section Éléments associés de la transition dans la configuration de la transition ; c'est là que les objets et les pièces jointes liés peuvent être contrôlés[3].[3]
- Étape 3. Cochez ou activez Pièces jointes sous Éléments associés pour cette transition afin que la transition référence les pièces jointes de l'enregistrement plutôt qu'un champ personnalisé de Téléchargement de fichier[3].[3]
- Étape 4. Marquez Pièces jointes comme obligatoires pour la transition ; avec Pièces jointes requises, les utilisateurs ne peuvent pas terminer la transition tant qu'au moins un document n'est pas présent sur l'enregistrement[3].[3]
- Étape 5. Enregistrez et publiez les modifications du Blueprint, puis testez en tentant la transition sur un enregistrement d'exemple sans pièce jointe pour confirmer que la transition est bloquée jusqu'à ce qu'un fichier soit téléchargé[3].[3]
- Étape 6. Si votre processus utilise un enregistrement lié séparé ou un champ numérique agrégé (par exemple, un champ de ventes mensuelles calculé), continuez à appliquer la saisie des données via les rapports ou l'automatisation existants car la solution de contournement des Éléments associés n'applique que les fichiers joints à l'enregistrement CRM lui-même, pas les données renseignées sur d'autres objets liés[1][3].[^1,3]
Pièges courants
- Certains administrateurs s'attendent à ce qu'un champ personnalisé de Téléchargement de fichier apparaisse dans l'onglet Pendant et essaient de le marquer comme obligatoire là-bas ; l'onglet Pendant du Blueprint peut ne pas lister les champs de fichiers personnalisés, donc la case Éléments associés est la solution de contournement prise en charge[3].[3]
- Rendre Pièces jointes obligatoires impose la présence de fichiers sur l'enregistrement CRM ; si votre équipe stocke le fichier sur un objet lié ou un service externe, la transition permettra toujours la complétion à moins que le fichier ne soit joint à l'enregistrement CRM lui-même[1][3].[^1,3]
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que les Éléments associés de la transition ont Pièces jointes sélectionnées et définies comme obligatoires avant de publier le Blueprint[3].[3]
- Testez le flux en essayant la transition sur un enregistrement sans pièces jointes pour vous assurer que la transition est bloquée jusqu'à ce qu'un fichier soit ajouté[3].[3]
- Vérifiez que vos utilisateurs savent où joindre les fichiers sur l'enregistrement CRM (pas seulement sur les objets liés) afin que la vérification obligatoire puisse réussir lorsqu'elle est requise[1][3].[^1,3]