Rejeter un enregistrement dans Zoho CRM signifie le marquer comme inéligible pour un flux de travail, une synchronisation ou un processus d'approbation spécifique. La méthode de rejet exacte dépend de votre cas d'utilisation, que vous rejetiez un journal de temps, bloquiez un contact d'une synchronisation ou empêchiez un enregistrement d'avancer dans une automatisation.
Pourquoi c'est important
Le rejet d'enregistrements est essentiel lorsque les données ne répondent pas à vos règles métier ou à vos normes de qualité. Vous pourriez rejeter un journal de temps qui ne correspond pas aux heures du projet, bloquer la synchronisation d'un contact auquel il manque des champs obligatoires vers une autre application, ou empêcher un enregistrement de progresser dans un flux d'approbation. Savoir comment rejeter des enregistrements permet de maintenir la propreté de vos données et d'éviter que de mauvaises informations ne circulent en aval vers d'autres systèmes.
Étapes à suivre
Étape 1. Identifiez ce que vous rejetez.
Zoho CRM gère le rejet différemment selon le type d'objet. Les journaux de temps dans Zoho Sprints peuvent être rejetés lors de l'approbation. Les contacts synchronisés avec Zoho Campaigns peuvent être automatiquement ignorés s'ils échouent à la validation. Les enregistrements dans les flux de travail peuvent être bloqués dans leur progression s'ils ne répondent pas aux critères. Clarifiez le type d'enregistrement que vous devez rejeter avant de continuer.
Étape 2. Pour les journaux de temps : accédez à l'interface d'approbation.
Si vous rejetez un journal de temps dans Zoho Sprints, accédez à la vue de la feuille de temps où le journal apparaît. Cliquez sur le menu déroulant du statut Approuver à côté de l'entrée du journal, puis sélectionnez Rejeter dans le menu [6].
Étape 3. Ajoutez des notes de rejet.
Une fenêtre d'éditeur de texte s'ouvrira après avoir sélectionné Rejeter. Entrez la raison de votre rejet dans le champ des notes – cela documente pourquoi le journal a été refusé et aide le soumissionnaire à comprendre ce qui doit être modifié [6].
Étape 4. Confirmez le rejet.
Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour finaliser le rejet [6]. Le journal de temps rejeté n'apparaîtra plus dans la vue standard de la feuille de temps, mais pourra être récupéré en filtrant par statut rejeté.
Étape 5. Pour les enregistrements synchronisés : validez les données avant la synchronisation.
Si vous souhaitez empêcher les enregistrements d'être rejetés lors d'une synchronisation vers une autre application Zoho comme Campaigns, assurez-vous qu'ils répondent aux exigences obligatoires avant que la synchronisation ne s'exécute. Chaque contact doit avoir une adresse e-mail ou un numéro de mobile au format E.164 [1]. Vérifiez que les champs mappés correspondent aux types de données des deux côtés – mapper un champ texte à un champ numérique entraînera l'ignorance de l'enregistrement [1]. Supprimez les espaces inutiles dans les valeurs de champ qui dépassent les limites de caractères de l'application de destination [1].
Étape 6. Surveillez les rejets dans l'historique de synchronisation.
Après l'exécution d'une synchronisation, consultez l'Historique de synchronisation pour voir combien d'enregistrements ont été ignorés ou rejetés. La colonne Ignorés affiche le nombre et la raison de chaque rejet [1].
Étape 7. Pour les rejets de flux de travail : configurez une logique conditionnelle.
Dans un flux de travail, vous pouvez empêcher les enregistrements d'avancer en ajoutant des conditions qui ne correspondent pas à vos critères. Si un enregistrement échoue à la condition, il ne passera pas à l'étape suivante. C'est une forme de rejet sans action utilisateur explicite.
Pièges courants
Exigences d'autorisation. Seuls les propriétaires d'espace de travail, les utilisateurs avec des profils administrateur et les propriétaires de Sprint peuvent approuver ou rejeter les journaux de temps [6]. Si vous n'avez pas ces autorisations, vous ne verrez pas l'option de rejet.
Incompatibilité des types de données dans les synchronisations. Les champs booléens sont particulièrement délicats – assurez-vous que la valeur envoyée est un type booléen réel, et non une chaîne de caractères ou un nombre qui ressemble à un booléen [2]. Zoho CRM rejettera l'enregistrement si le type d'entrée ne correspond pas à la définition du champ.
Champs obligatoires manquants. Les contacts sans adresse e-mail ou numéro de mobile (au format E.164) seront automatiquement rejetés lors de la synchronisation et n'apparaîtront pas dans l'application de destination [1]. Il n'y a pas de contournement manuel pour cela.
Les journaux rejetés reviennent à l'état en attente. Si quelqu'un modifie un journal de temps rejeté, son statut revient automatiquement à En attente et il sera soumis à nouveau pour approbation [6]. Planifiez votre flux de travail en conséquence.
Ce qu'il faut vérifier
- Vérifiez que vous avez les bonnes autorisations pour rejeter des enregistrements dans votre rôle ou profil.
- Confirmez que tous les champs obligatoires sont renseignés et correspondent au type de données attendu avant la synchronisation.
- Examinez les notes de rejet ou l'historique de synchronisation pour comprendre pourquoi les enregistrements ont été rejetés et quelles actions correctives sont nécessaires.
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*Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Cet article n'est pas un support officiel de Zoho.*