Comment récupérer une vue personnalisée spécifique dans Zoho CRM

La récupération d'une vue personnalisée spécifique dans Zoho CRM vous permet de présenter une tranche ciblée et pré-filtrée de vos enregistrements sans réappliquer manuellement les critères à chaque fois. En tant qu'article Beam Help — notez que nous sommes un support expert indépendant, pas le support officiel de Zoho — ce guide vous accompagne à travers les principales approches disponibles.

Pourquoi c'est important

Les vues personnalisées dans Zoho CRM agissent comme des filtres enregistrés qui réduisent les enregistrements du module à exactement ce dont un membre de l'équipe ou un processus a besoin. Si vous gérez plusieurs lignes de produits, régions ou étapes de vente, pouvoir accéder directement à une vue spécifique économise un temps de navigation considérable. Comprendre comment les vues sont stockées, récupérées et maintenues vous aide également à éviter de perdre accidentellement l'accès aux vues qui ne sont pas utilisées régulièrement. ^[4]

Étape par étape

Étape 1. Accédez au module où se trouve votre vue personnalisée — par exemple, Prospects, Contacts, Opportunités ou tout autre module CRM. Dans l'interface Zoho CRM, cliquez sur l'onglet du module pertinent dans la barre de navigation supérieure pour ouvrir l'écran de vue de liste. ^[4]

Étape 2. Une fois dans la vue de liste du module, recherchez le sélecteur de vue, généralement affiché sous forme de liste déroulante ou de panneau sur le côté gauche de l'écran. Ce sélecteur répertorie toutes les vues disponibles pour ce module, y compris les vues définies par le système et les vues personnalisées que vous ou votre équipe avez créées. Cliquez sur la liste déroulante ou le panneau pour développer la liste complète des vues. ^[4]

Étape 3. Parcourez la liste pour localiser votre vue personnalisée spécifique par nom. Si vous avez un grand nombre de vues, utilisez toute option de recherche ou de filtrage disponible dans le sélecteur de vue pour réduire rapidement la liste. Cliquez sur le nom de la vue pour la charger — la liste des enregistrements du module s'actualisera immédiatement pour afficher uniquement les enregistrements correspondant aux critères enregistrés de cette vue. ^[4]

Étape 4. Si vous ne trouvez pas la vue dans la liste principale, elle peut avoir été archivée. Zoho CRM (et les produits Zoho connexes comme Zoho Desk) implémentent l'archivage automatique pour les vues qui n'ont pas été ouvertes pendant une période prolongée, les déplaçant dans un dossier Vues archivées séparé. Vérifiez si une section de vues archivées existe dans le panneau de vue de votre module et recherchez votre vue là-bas. ^[4]

Étape 5. Pour restaurer une vue archivée afin qu'elle réapparaisse dans votre liste de vues régulière, ouvrez le dossier Vues archivées et sélectionnez la vue que vous souhaitez restaurer. Sachez que les vues archivées ne sont récupérables que dans une fenêtre limitée après l'archivage — après la fermeture de cette fenêtre, la vue est définitivement supprimée et ne peut pas être récupérée à partir de la Corbeille. Agissez rapidement si vous repérez une vue manquante. ^[4]

Étape 6. Une fois que vous avez récupéré et confirmé que la vue personnalisée correcte charge les bons enregistrements, envisagez de l'ajouter aux favoris ou de la mettre en signet si votre version de Zoho CRM prend en charge cette option. Les vues favorites sont généralement exclues de l'archivage automatique, ce qui signifie qu'elles restent accessibles même si elles ne sont pas ouvertes fréquemment. ^[4]

Étape 7. Si votre organisation utilise des filtres de tableau de bord pour segmenter les données sur plusieurs composants à la fois, notez que la fonctionnalité de filtre de tableau de bord de Zoho CRM vous permet de définir des critères qui ajustent la vue du tableau de bord entier en une seule action — une approche complémentaire aux vues personnalisées au niveau du module lorsque vous avez besoin d'une perspective plus large entre modules. ^[2]

Pièges courants

• La vue disparaît de manière inattendue. Si une vue personnalisée cesse d'apparaître dans la liste principale, l'archivage automatique est la cause la plus probable. Toute vue restée fermée pendant 60 jours est déplacée vers le dossier Vues archivées, et après 30 jours supplémentaires, elle est définitivement supprimée. ^[4]
• Impossible de modifier une vue archivée. Une fois qu'une vue a été archivée, vous ne pouvez pas modifier ses critères de filtre ou la renommer tant qu'elle est à l'état archivé. Restaurez-la d'abord, puis apportez vos modifications. ^[4]
• Confusion entre les vues CRM et les vues Analytics. Zoho Analytics utilise un concept séparé d'« ID de vue » (identifiants uniques pour les tables, rapports et tableaux de bord) qui sont récupérés via un point de terminaison API complètement différent. Ne confondez pas les vues personnalisées de Zoho CRM avec les objets de vue de Zoho Analytics — ils sont gérés via des interfaces et des API complètement séparées. ^[1]
• La personnalisation de la vue de liste mobile est séparée. Si vous travaillez dans un contexte d'application mobile (comme Zoho FSM), le flux de travail de personnalisation de la vue de liste diffère de l'expérience Zoho CRM basée sur navigateur. Les vues personnalisées mobiles sont créées et gérées directement dans l'écran Personnaliser la vue de liste de l'application mobile et ne sont pas les mêmes que les vues personnalisées web CRM. ^[3]

Ce qu'il faut vérifier

• Confirmez que la vue charge les bons enregistrements — après avoir sélectionné votre vue personnalisée, vérifiez que les enregistrements affichés correspondent aux critères que vous avez initialement configurés, en particulier si la vue a été récemment restaurée à partir de l'archive.
• Vérifiez le statut favori de la vue — si c'est une vue sur laquelle votre équipe s'appuie régulièrement, assurez-vous qu'elle est marquée comme favorite ou autrement protégée de l'archivage automatique afin qu'elle reste accessible à long terme. ^[4]
• Validez les autorisations d'accès au niveau du module — si un collègue ne peut pas voir une vue personnalisée que vous pouvez voir, vérifiez si la vue a été enregistrée comme vue personnelle ou partagée entre les rôles, car les paramètres de visibilité contrôlent qui peut récupérer une vue donnée au sein de l'organisation. ^[4]