La récupération des utilisateurs dans Zoho CRM peut être effectuée via l'interface de gestion des utilisateurs intégrée, offrant aux administrateurs une vue claire de toutes les personnes ayant accès au compte. Ce guide — de Beam Help, une assistance experte indépendante pour Zoho (pas le support officiel de Zoho) — vous guide pas à pas dans le processus.
Pourquoi c'est important
Savoir comment récupérer et examiner votre liste d'utilisateurs est essentiel pour auditer les accès, gérer les licences et sécuriser votre compte CRM. Les administrateurs doivent régulièrement vérifier qui est actif, qui est en attente, et quels rôles ont été attribués. Vous pourriez également avoir besoin de ces informations avant de désactiver les utilisateurs qui ont quitté l'organisation ou changé de rôle. [6]
Pas à pas
Étape 1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec un profil d'administrateur ou un profil activé pour la gestion des utilisateurs. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher et gérer la liste complète des utilisateurs. [6]
Étape 2. Accédez à la zone Configuration de Zoho CRM. De là, allez dans Utilisateurs et contrôle et sélectionnez Utilisateurs. Cela ouvre la section Gestion des utilisateurs, qui fournit un aperçu de chaque personne à qui l'accès à votre compte CRM a été accordé — couvrant des équipes telles que les ventes, le marketing, le succès client, et plus encore. [6]
Étape 3. Examinez la liste des utilisateurs affichée à l'écran. Chaque entrée montre des détails clés, y compris le nom de l'utilisateur, son adresse e-mail, son rôle et son statut actuel (actif, inactif ou invitation en attente). [6]
Étape 4. Si vous avez besoin d'exporter l'ensemble des données utilisateur — par exemple, pour l'auditer dans une feuille de calcul — et que vous êtes un propriétaire de CRM Plus ou un administrateur, localisez l'icône Exporter les utilisateurs sur la page Utilisateurs. Cliquer dessus téléchargera toutes les données utilisateur sous forme de fichier .CSV que vous pourrez ouvrir et examiner localement. [8]
Étape 5. Pour inspecter les détails d'un utilisateur spécifique, cliquez sur son nom d'utilisateur dans la liste. Un panneau glissera sur le côté droit, affichant son profil, les applications qui lui sont attribuées, et des boutons d'action tels que Désactiver, Activer, Renvoyer l'invitation et Supprimer. [8]
Étape 6. Si vous devez réactiver un utilisateur dont le statut est en attente, sélectionnez cet utilisateur et cliquez sur Renvoyer l'invitation depuis le panneau glissant. Vous recevrez une notification à l'écran confirmant que l'invitation a été envoyée. [8]
Étape 7. Pour les organisations utilisant Zoho CRM Plus, notez que la désactivation de l'accès d'un utilisateur à CRM le supprimera également automatiquement de Zoho Motivator s'il a été configuré pour cet utilisateur. La réactivation de l'accès à CRM rétablit également sa présence dans Motivator. [8]
Pièges courants
- Permissions insuffisantes : Seuls les utilisateurs ayant un accès de niveau administrateur ou des permissions explicites de gestion des utilisateurs peuvent récupérer et gérer la liste complète des utilisateurs. Tenter d'accéder à cette zone avec un profil standard entraînera une visibilité restreinte. [6]
- Utilisateurs en attente n'apparaissant pas comme prévu : Les utilisateurs qui ont été invités mais n'ont pas encore accepté afficheront un statut "en attente" plutôt que "actif". Ils sont toujours récupérables dans la liste mais ne peuvent pas être considérés comme entièrement intégrés tant qu'ils n'ont pas terminé l'inscription. [8]
- CRM Plus vs CRM autonome : Certaines fonctionnalités de gestion des utilisateurs — telles que la fonction Exporter les utilisateurs et les contrôles d'accès inter-applications — sont spécifiques à l'édition CRM Plus. Si vous utilisez un plan Zoho CRM autonome, certaines options décrites ci-dessus peuvent ne pas être visibles dans votre interface. [8]
- Désactivation vs suppression : Désactiver un utilisateur n'est pas la même chose que le supprimer. La désactivation suspend l'accès tout en préservant les enregistrements ; la suppression est permanente et ne peut être annulée. Assurez-vous de transférer la propriété des enregistrements avant de supprimer complètement un utilisateur. [6]
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que la liste des utilisateurs est complète en vérifiant que le nombre d'utilisateurs actifs correspond à votre nombre de licences attendu — des écarts peuvent indiquer des comptes orphelins ou des utilisateurs qui n'ont jamais été complètement supprimés.
- Vérifiez les invitations en attente qui sont restées sans réponse, car elles consomment toujours une licence utilisateur et peuvent représenter un problème de sécurité ou de maintenance. [8]
- Vérifiez les attributions de rôles et de profils pour chaque utilisateur récupéré afin de vous assurer que les privilèges d'accès correspondent aux responsabilités professionnelles actuelles, en particulier après des changements organisationnels. [6]