La récupération des utilisateurs du portail dans Zoho CRM vous permet de visualiser, gérer et contrôler l'accès pour les parties prenantes externes telles que les clients, les partenaires et les investisseurs qui interagissent avec votre organisation via un portail dédié. Les utilisateurs du portail sont distincts des utilisateurs du hub interne et nécessitent des flux de travail de gestion spécifiques.
Pourquoi cela importe
Les utilisateurs du portail représentent une extension critique de votre environnement Zoho CRM, vous permettant de partager des données sélectives avec des tiers externes tout en maintenant la sécurité et le contrôle. Comprendre comment récupérer et visualiser ces utilisateurs est essentiel lorsque vous devez auditer l'accès au portail, gérer les permissions, résoudre les problèmes d'utilisateurs ou préparer des opérations en masse comme l'importation d'utilisateurs dans d'autres applications Zoho.
Étape par étape
Étape 1. Accédez à l'interface de gestion du portail
Connectez-vous à votre compte Zoho CRM et accédez aux paramètres du portail ou à la section des portails personnalisés. L'emplacement exact dépend de votre variante de produit Zoho—certaines organisations gèrent les portails via des panneaux d'administration dédiés, tandis que d'autres y accèdent via le menu de navigation principal. [5]
Étape 2. Localisez l'onglet Utilisateurs
Une fois que vous avez ouvert votre portail, recherchez l'onglet Utilisateurs. Cet onglet affiche tous les utilisateurs du portail actifs associés à cette instance de portail spécifique. [5] Les utilisateurs du portail sont des individus externes avec lesquels vous avez choisi de partager des connaissances organisationnelles ou des données de projet, incluant généralement des partenaires, des clients, des investisseurs et d'autres parties prenantes externes. [4]
Étape 3. Examinez la liste des utilisateurs
L'onglet Utilisateurs présentera une liste de tous les utilisateurs du portail actuellement assignés à ce portail. Chaque entrée affiche généralement l'adresse e-mail de l'utilisateur et les métadonnées associées. Vous pouvez visualiser les détails de l'utilisateur, y compris son type de profil et son rôle assigné. [2] Les utilisateurs du portail ont une désignation de type d'utilisateur distincte (par exemple, « Utilisateur du portail client ») et sont assignés à un profil et un rôle spécifiques au portail, ce qui diffère des utilisateurs internes réguliers. [2]
Étape 4. Utilisez le filtrage ou la recherche (si disponible)
Si votre portail contient de nombreux utilisateurs, utilisez toute fonctionnalité de recherche ou de filtrage disponible pour affiner la liste par e-mail, nom ou statut. Cela vous aide à localiser rapidement des utilisateurs spécifiques sans faire défiler la liste entière.
Étape 5. Vérifiez le statut et les rôles des utilisateurs
À partir de la liste des utilisateurs, vous pouvez identifier le statut actuel de chaque utilisateur (actif ou inactif) et son rôle assigné au sein du portail. Cliquez sur l'icône Plus d'options à côté de l'adresse e-mail d'un utilisateur pour visualiser des actions supplémentaires. [5]
Étape 6. Exportez ou documentez la liste
Si vous devez récupérer les utilisateurs du portail à des fins de rapports, d'audit ou d'intégration, notez les détails de l'utilisateur ou exportez la liste si votre instance Zoho CRM supporte la fonctionnalité d'exportation CSV. Ceci est particulièrement utile si vous prévoyez d'importer ces utilisateurs dans d'autres applications Zoho comme Zoho Projects. [1]
Pièges courants
- Confondre les utilisateurs du portail avec les utilisateurs du hub : Les utilisateurs du portail sont des parties prenantes externes, tandis que les utilisateurs du hub sont des membres internes de l'organisation. [4] Assurez-vous que vous visualisez le type d'utilisateur correct pour votre cas d'usage.
- Négliger le statut de l'utilisateur : Un utilisateur peut apparaître dans la liste mais être désactivé. Vérifiez toujours la colonne de statut pour confirmer si un utilisateur est actif avant de résoudre les problèmes d'accès. [5]
- Oublier les exigences de permission : Seuls les utilisateurs ayant le rôle administratif approprié peuvent visualiser et gérer les utilisateurs du portail. Si vous ne pouvez pas voir l'onglet Utilisateurs, vérifiez que votre compte dispose des permissions nécessaires.
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que tous les utilisateurs du portail attendus apparaissent dans l'onglet Utilisateurs et que leur statut (actif/inactif) correspond à vos enregistrements.
- Vérifiez que le rôle assigné de chaque utilisateur s'aligne avec le niveau d'accès qu'il devrait avoir au sein du portail.
- Si vous prévoyez d'importer ces utilisateurs dans un autre produit Zoho, assurez-vous d'avoir documenté leurs adresses e-mail et toute valeur de champ personnalisé requise par l'application de destination.
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*Cet article est fourni par Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Nous ne sommes pas le support officiel de Zoho.*