Les tags dans Zoho CRM servent de marqueurs distinctifs qui vous aident à organiser, rechercher et filtrer vos données plus efficacement. Ils fonctionnent comme des mots-clés ou des étiquettes supplémentaires que vous pouvez attacher aux enregistrements, permettant une identification rapide et une catégorisation dans tout votre espace de travail.
Pourquoi c'est important
Les tags deviennent essentiels lorsque vous devez organiser de grands volumes d'enregistrements selon des catégories personnalisées qui ne correspondent pas aux champs standard. Que vous regroupiez des contacts par campagne, marquiez des opportunités par priorité ou segmentiez des enregistrements par unité commerciale, les tags offrent des points d'accès flexibles pour rechercher, trier et filtrer sans encombrer votre modèle de données. Ils sont particulièrement précieux lorsque plusieurs membres de l'équipe ont besoin de moyens cohérents pour identifier et récupérer des ensembles d'enregistrements spécifiques.
Étape par étape
Étape 1. Accédez à l'interface Gérer les tags
Accédez aux paramètres de votre espace de travail et localisez la page Gérer les tags. Celle-ci se trouve généralement dans votre zone de configuration au niveau de l'espace de travail où vous pouvez créer et superviser tous les tags disponibles pour votre équipe.[4]
Étape 2. Créez des tags pour votre système de classification
Définissez des tags qui représentent les catégories que vous souhaitez utiliser. Par exemple, si votre équipe gère plusieurs processus simultanément, vous pourriez créer des tags individuels pour chaque processus, tels que « Intégrations », « Feuille de route produit » ou « Nouvelles améliorations ».[4] Les tags sont codés par couleur pour vous aider à les identifier et les distinguer rapidement visuellement.[4]
Étape 3. Appliquez les tags à vos enregistrements
Une fois créés, attachez les tags pertinents à vos enregistrements CRM. Vous pouvez ajouter plusieurs tags à un seul enregistrement, ce qui vous donne de la flexibilité dans la façon dont vous catégorisez et référencez croisée vos données.[2]
Étape 4. Utilisez les filtres pour récupérer les enregistrements tagués
Accédez à la fonctionnalité de filtre avancé dans votre interface CRM. Les tags sont disponibles comme l'une des catégories de critères de filtre.[1] Sélectionnez le tag ou la combinaison de tags par lesquels vous souhaitez filtrer, et le système affichera uniquement les enregistrements associés à ces tags.[1]
Étape 5. Exploitez les tags de cluster pour une organisation hiérarchique *(optionnel)*
Si vous avez besoin d'une structure de regroupement plus sophistiquée, utilisez les tags de cluster, un mécanisme de tagging avancé qui sert de regroupement au niveau parent pour vos tags personnalisés.[6] Les tags de cluster vous permettent de classer vos tags personnalisés en groupes logiques, ce qui facilite le filtrage et l'affichage des entités dans des catégories plus larges.[6] Par exemple, vous pourriez créer un tag de cluster « Data Center » avec des tags enfants comme « DC::US », « DC::IN », « DC::EU », et ainsi de suite.[6]
Étape 6. Personnalisez votre vue
Une fois les tags appliqués et les filtres définis, vous pouvez personnaliser votre vue de l'espace de travail pour organiser les enregistrements en fonction de leurs tags.[4] Cela vous aide à voir les entités associées à des tags spécifiques dans différentes sections sur un seul écran.[4]
Pièges courants
- Dépasser les limites de tags : Votre espace de travail peut avoir un nombre maximum de tags par module. Si vous recevez un message indiquant que vous avez atteint le maximum, vous devrez consolider ou supprimer les tags inutilisés pour en créer de nouveaux.[7]
- Tagging incohérent : Sans une stratégie de tagging claire, les membres de l'équipe peuvent appliquer les tags différemment, réduisant leur efficacité en tant que mécanisme de récupération. Établissez des conventions de nommage et des directives avant de déployer les tags dans votre équipe.
- Oublier d'appliquer les tags : Les tags ne fonctionnent que s'ils sont appliqués de manière cohérente aux enregistrements. Intégrez l'application des tags dans vos flux de travail de saisie de données pour assurer une couverture complète.
Points à vérifier
- Vérifiez que vos tags sont codés par couleur et visuellement distincts afin que les membres de l'équipe puissent les identifier rapidement dans les listes et les filtres.
- Confirmez que l'interface de filtre avancé affiche vos tags comme critères de filtre disponibles et que le filtrage retourne les enregistrements attendus.
- Testez les tags de cluster (si vous les utilisez) pour vous assurer que les relations parent-enfant fonctionnent correctement et que le filtrage hiérarchique fonctionne comme prévu.
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*Cet article est fourni par Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Nous ne sommes pas le support officiel de Zoho.*