Zoho CRM stocke les paramètres de configuration des e-mails dans plusieurs zones, selon que vous configurez des adresses d'expéditeur individuelles, intégrez des boîtes aux lettres externes ou configurez des relais d'e-mails en masse. Ce guide vous montre où trouver et examiner ces paramètres.
Pourquoi c'est important
La configuration des e-mails dans Zoho CRM contrôle la manière dont les messages sont envoyés, de qui ils semblent provenir et quelles boîtes aux lettres sont synchronisées avec votre compte. La récupération de ces paramètres vous aide à vérifier que les adresses d'expéditeur sont correctes, à confirmer que les intégrations sont actives, à résoudre les problèmes de livraison et à garantir la conformité avec les politiques de messagerie de votre organisation. Les administrateurs et les utilisateurs doivent souvent auditer ces paramètres lors de l'intégration de nouveaux membres d'équipe ou du changement de fournisseurs de messagerie.
Étape par étape
Étape 1. Accédez à la configuration des e-mails depuis la configuration.
Connectez-vous à Zoho CRM et accédez à Configuration > Canaux > E-mail > Configuration des e-mails. C'est le centre principal où se trouvent les paramètres de composition, les signatures et les configurations de relais. De là, vous pouvez examiner comment les e-mails sortants sont formatés et quelles adresses d'expéditeur sont disponibles [4].
Étape 2. Examinez les adresses « De » personnalisées.
Dans la zone de configuration des e-mails, vérifiez quelles adresses d'expéditeur personnalisées ont été ajoutées à votre compte. Vous pouvez ajouter des adresses e-mail alternatives comme adresses « De personnalisées » ; lorsque vous le faites, Zoho envoie un code de vérification à ce compte. Une fois vérifiée, l'adresse apparaît dans la liste déroulante du compositeur lorsque vous rédigez des e-mails [1]. Ce paramètre est utile si votre équipe envoie des e-mails à partir d'adresses de département ou basées sur des rôles plutôt que des boîtes de réception personnelles.
Étape 3. Vérifiez les paramètres d'intégration d'e-mails pour les boîtes aux lettres externes.
Si votre organisation utilise des intégrations POP3, IMAP ou Gmail API, accédez à la section d'intégration des e-mails dans la configuration des e-mails. L'édition Standard de Zoho CRM prend désormais en charge l'intégration des e-mails via ces protocoles pour synchroniser les communications client dans votre compte [3]. Vérifiez quelles boîtes aux lettres sont connectées et confirmez que le type de protocole (POP3, IMAP ou Gmail API) correspond aux exigences de votre fournisseur de messagerie.
Étape 4. Confirmez les détails du serveur entrant et sortant si vous utilisez le relais SMTP.
Pour l'envoi d'e-mails en masse via votre propre serveur SMTP, vérifiez les paramètres de relais d'e-mails. Vous devrez fournir le nom de votre serveur SMTP et le numéro de port. Les fournisseurs courants comme Gmail, Hotmail et AOL ont des configurations standard : Gmail utilise smtp.gmail.com sur le port 465 avec SSL activé, tandis que Hotmail utilise smtp.live.com sur le port 25 [7]. Vérifiez que ces informations correspondent aux spécifications actuelles de votre fournisseur de messagerie, car les détails du serveur peuvent changer.
Étape 5. Examinez les paramètres de réponse et de nom d'expéditeur.
Dans la configuration des e-mails, confirmez que le nom d'expéditeur et l'adresse de réponse sont correctement définis. Le nom d'expéditeur doit être reconnaissable par les destinataires pour améliorer l'engagement, et l'adresse de réponse doit diriger les réponses vers la boîte de réception prévue [5]. Si vous utilisez des fonctionnalités d'e-mail en masse, ces paramètres s'appliquent à toutes les campagnes sortantes.
Étape 6. Vérifiez MailMagnet et les politiques de partage d'e-mails (si applicable).
Si votre compte dispose de la mise à jour T2 2025 ou ultérieure, vérifiez si MailMagnet (un panneau de notification pour les e-mails entrants) est activé et si les règles de partage d'e-mails ont été configurées [3]. Ces paramètres contrôlent la manière dont les e-mails sont suivis et partagés au sein de votre équipe.
Étape 7. Vérifiez les paramètres des utilisateurs du module complémentaire Zoho Mail (si applicable).
Si votre organisation utilise des utilisateurs du module complémentaire Zoho Mail, les administrateurs peuvent gérer ces comptes et configurer les options de sauvegarde et de verrouillage/déverrouillage dans la configuration. Cela garantit que les conversations par e-mail des utilisateurs désactivés restent accessibles aux autres commerciaux [3].
Pièges courants
Évitez d'utiliser des adresses e-mail de groupe (info@, admin@, support@) comme adresses d'expéditeur, car elles sont plus susceptibles d'être signalées comme spam par les serveurs de messagerie des destinataires [5]. Si vous configurez des comptes POP3 externes, notez que l'accès IMAP n'est pas pris en charge pour les comptes externes dans Zoho Mail, alors confirmez que votre fournisseur prend en charge POP3 avant la configuration [6]. Lorsque vous utilisez le relais SMTP pour les e-mails en masse, assurez-vous que votre serveur de messagerie sortant nécessite une authentification et que vous avez saisi le bon numéro de port – les ports incorrects sont une cause fréquente d'échecs de livraison [7].
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que toutes les adresses « De » personnalisées de votre compte ont été vérifiées et correspondent à la liste des expéditeurs approuvés de votre organisation.
- Vérifiez que toutes les intégrations de boîtes aux lettres externes (POP3, IMAP ou Gmail API) affichent un statut « connecté » ou « actif » et synchronisent les e-mails récents.
- Examinez le nom d'expéditeur et l'adresse de réponse pour vous assurer qu'ils reflètent correctement votre marque ou votre département et que les réponses sont acheminées vers la bonne boîte de réception.
---
*Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Cet article n'est pas un support officiel de Zoho.*