Récupérer un dossier (ou tout autre enregistrement) dans Zoho CRM est simple dès lors que vous connaissez les outils de recherche disponibles — la Recherche Globale est la voie la plus rapide, tandis que Zia offre une alternative assistée par IA sur les plans de niveau supérieur.
Pourquoi c'est important
Les dossiers dans Zoho CRM peuvent s'accumuler rapidement dans les files d'attente d'assistance, et localiser le bon sans méthode fiable fait perdre du temps et risque de manquer des suivis. Que vous soyez un nouvel utilisateur qui s'oriente dès le premier jour ou un représentant expérimenté gérant un volume élevé de tickets, connaître le bon chemin de récupération maintient votre flux de travail efficace. Ce guide couvre les principales méthodes disponibles dans l'interface CRM. *(Beam Help est un support expert indépendant pour Zoho — et non le support officiel de Zoho.)*
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Étape par étape
Étape 1. Utilisez la Recherche Globale pour la recherche la plus rapide.
Cliquez sur l'icône en forme de loupe dans la barre de navigation supérieure de Zoho CRM pour ouvrir la Recherche Globale. Saisissez un mot-clé lié au dossier — tel qu'un objet, un numéro de dossier ou un nom de contact. Étant donné que la Recherche Globale analyse simultanément tous les modules, c'est le moyen le plus rapide de faire apparaître n'importe quel enregistrement, y compris les dossiers, sans avoir à naviguer d'abord vers un module spécifique. [1]
Étape 2. Accédez directement au module Cases.
Si vous préférez parcourir plutôt que rechercher par mot-clé, cliquez sur le module Cases dans le panneau de navigation de gauche (ou depuis la barre de modules supérieure, selon votre disposition). Une fois dans le module, vous verrez une vue en liste de tous les dossiers auxquels votre profil a l'autorisation d'accéder. Utilisez les en-têtes de colonnes pour trier par date, statut, propriétaire ou priorité afin de cibler l'enregistrement dont vous avez besoin. [1]
Étape 3. Appliquez des filtres ou utilisez la barre de recherche au niveau du module.
Dans la vue en liste du module Cases, utilisez la barre de recherche en haut de la liste pour filtrer par une valeur de champ spécifique (par exemple, l'objet du dossier ou le nom du compte). Vous pouvez également appliquer des Filtres Avancés pour combiner des critères — par exemple, filtrer par statut *et* par propriétaire assigné — ce qui est particulièrement utile lorsque vous devez localiser un dossier sans en connaître l'objet exact. [3]
Étape 4. Essayez Zia si vous êtes sur un plan Professional ou supérieur.
Cliquez sur l'icône Ask Zia dans la barre supérieure et saisissez une question en langage naturel telle que « Show me open cases for Acme Corp. » Zia peut retourner des résumés d'enregistrements et faire apparaître les dossiers pertinents en fonction de votre requête. Cette option est disponible sur le niveau Professional et au-dessus. [1]
Étape 5. Accédez aux dossiers depuis l'application mobile lorsque vous êtes loin de votre bureau.
Téléchargez l'application mobile Zoho CRM (disponible sur les plateformes Apple et Android) pour récupérer des dossiers en déplacement. L'application vous permet de consulter des enregistrements et de mettre à jour des détails même lorsque vous travaillez hors ligne, de sorte qu'un dossier n'est jamais hors de portée. [1]
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Erreurs courantes
- Autorisations de visibilité du module. Si le module Cases n'apparaît pas dans votre navigation, votre administrateur n'a peut-être pas accordé à votre profil l'accès à celui-ci. Contactez votre administrateur CRM pour vérifier les paramètres de rôle et de profil avant de supposer que le module est absent.
- Portée de la Recherche Globale. La Recherche Globale couvre tous les modules, mais les résultats dépendent des autorisations au niveau des champs et des enregistrements de votre profil. Si un dossier existe mais n'apparaît pas dans les résultats de recherche, une restriction d'autorisation en est très probablement la cause. [1]
- Disponibilité de Zia. La fonctionnalité Ask Zia n'est disponible que sur les éditions Professional et supérieures. Si l'icône est grisée ou absente, votre plan actuel ne l'inclut peut-être pas. [1]
- Champs de recherche dans les filtres avancés. Lors de la création de critères de filtre dans le module Cases, vous pouvez désormais utiliser des champs provenant de modules liés (lookup) dans vos conditions de filtre, ce qui élargit considérablement ce que vous pouvez rechercher — mais cela nécessite que la relation de liaison soit déjà configurée dans votre configuration CRM. [3]
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Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que le module Cases est activé et visible dans les autorisations de module de votre profil — s'il n'est pas répertorié dans la navigation, signalez-le à votre administrateur CRM.
- Vérifiez que votre terme de recherche correspond à une valeur de champ enregistrée — la Recherche Globale effectue des correspondances sur les champs indexés, donc rechercher par un identifiant de dossier interne ou l'objet exact donne les résultats les plus fiables. [1]
- Vérifiez votre édition si Zia n'est pas disponible — passer à Professional ou au-dessus débloque la récupération d'enregistrements assistée par IA comme méthode de recherche supplémentaire. [1]