Les sous-formulaires dans Zoho CRM vous permettent de saisir et d'afficher plusieurs lignes de données associées directement dans un enregistrement parent — pensez aux lignes de produits sur une affaire, ou à plusieurs contacts sur un compte. Voici ce que vous devez savoir pour les utiliser efficacement.
Pourquoi c'est important
Les sous-formulaires sont indispensables lorsqu'un seul enregistrement CRM doit contenir un ensemble répétitif de données structurées sans créer d'enregistrements enfants séparés. Ils sont couramment utilisés pour les lignes de commande, les listes de participants, ou tout scénario où un enregistrement parent comporte de nombreuses lignes associées. Comprendre comment interroger, personnaliser et étendre les sous-formulaires permet de gagner un temps considérable sur la saisie manuelle et ouvre la voie à des rapports plus riches.
Étape par étape
Étape 1. Comprendre ce qu'est un sous-formulaire et où le trouver.
Un sous-formulaire apparaît sous la forme d'une section en tableau à l'intérieur d'une mise en page de module Zoho CRM. Chaque ligne du tableau représente une entrée, et vous pouvez ajouter, modifier, cloner ou supprimer des lignes individuelles directement sur la page de détail de l'enregistrement. Les mises à jour récentes de la plateforme permettent également de trier et de filtrer les lignes selon des critères, et d'effectuer ces actions via Ajax/spot edit sans rechargement complet de la page. [2]
Étape 2. Épingler les colonnes clés et ajuster la largeur des colonnes pour faciliter la navigation.
Si votre sous-formulaire comporte de nombreuses colonnes, les administrateurs peuvent désormais épingler plusieurs colonnes afin qu'elles restent visibles lorsque les utilisateurs font défiler horizontalement. Les administrateurs peuvent également ajuster la largeur des colonnes individuelles pour réduire le défilement horizontal inutile et offrir à l'équipe une interface plus claire. Ces deux paramètres sont gérés par un administrateur de compte Zoho CRM. [2]
Étape 3. Interroger les données de sous-formulaire via le Developer Hub.
Lorsque vous devez récupérer des enregistrements de sous-formulaire par programmation, accédez à Configuration → Developer Hub → Requêtes et cliquez sur Ajouter une requête. Dans la boîte de dialogue « Créer une requête », saisissez un Nom de requête et un Nom API, puis cliquez sur Suivant. Sous Configuration, choisissez le module cible — le générateur de requêtes prend explicitement en charge les sous-formulaires comme type de source. Sélectionnez ensuite les champs à retourner (jusqu'à 50 champs par requête) et appliquez les critères souhaités, y compris des valeurs dynamiques résolues au moment de l'exécution. [6]
Étape 4. Appliquer des critères pour filtrer les lignes du sous-formulaire.
Dans la section Critères du générateur de requêtes, vous pouvez choisir Aucun pour retourner toutes les lignes, filtrer par identifiant d'enregistrement, ou construire une logique conditionnelle à l'aide d'opérateurs ET/OU avec différents comparateurs. Les critères dynamiques permettent de fournir la valeur au moment de l'exécution de la requête, rendant ainsi les requêtes réutilisables sur différents enregistrements. [6]
Étape 5. Agréger les données du sous-formulaire dans les champs de l'enregistrement parent.
Zoho CRM propose nativement jusqu'à cinq champs Somme agrégée sur un sous-formulaire, qui consolident les totaux numériques des colonnes dans l'enregistrement parent. Si vous avez besoin de plus de cinq agrégations, les champs de formule standard de l'enregistrement parent ne peuvent pas lire directement les données du sous-formulaire sans scripts supplémentaires. [1] Pour les équipes qui ont besoin d'une solution sans code, envisagez de restructurer les colonnes utilisant les cinq emplacements d'agrégation disponibles, ou explorez l'automatisation basée sur Deluge pour transférer les valeurs calculées dans un champ de devise ou de nombre standard de l'enregistrement parent. [1]
Étape 6. Ajouter des lignes de sous-formulaire via l'application mobile Zoho CRM ou Zoho Forms.
Si votre équipe saisit des données en déplacement, des lignes de sous-formulaire peuvent être ajoutées via l'application mobile Zoho CRM. Par ailleurs, si vous collectez des données via des formulaires web, Zoho Forms prend en charge un type de champ Sous-formulaire qui permet aux répondants de soumettre plusieurs entrées en lignes, lesquelles peuvent ensuite être transmises aux enregistrements Zoho CRM via l'intégration Forms–CRM. [4] [3]
Étape 7. Gérer l'accès au sous-formulaire pour les utilisateurs du portail.
Les autorisations de sous-formulaire peuvent être étendues aux utilisateurs du portail, permettant à des parties externes — telles que des clients ou des partenaires — de consulter ou de gérer les lignes du sous-formulaire sans avoir besoin d'une licence CRM complète. Cette autorisation est configurée au niveau du sous-formulaire dans les paramètres de mise en page de votre CRM. [2]
Pièges courants
- Les champs de formule ne peuvent pas lire nativement les colonnes du sous-formulaire. Les champs de formule standard du module parent n'ont pas accès aux valeurs individuelles des lignes du sous-formulaire. Vous êtes limité aux cinq champs d'agrégation intégrés pour les consolidations sans code ; tout ce qui va au-delà nécessite des scripts Deluge. [1]
- Les sous-champs de type Nom dans Deluge nécessitent une gestion particulière. Lors de l'insertion de lignes dans un sous-formulaire via du code Deluge, les champs de type Nom (qui comportent des sous-composants comme le prénom et le nom) n'acceptent pas toujours l'affectation par notation pointée de manière directe. Il s'agit d'un point de friction connu lors de la création d'automatisations qui remplissent les lignes de sous-formulaire par programmation. [5]
- Les limites de champs de requête s'appliquent. Lorsque vous utilisez le générateur de requêtes du Developer Hub pour récupérer des données de sous-formulaire, vous pouvez sélectionner un maximum de 50 champs par requête et un maximum de deux champs associés/de recherche. Planifiez vos requêtes en conséquence pour éviter d'atteindre ces limites. [6]
Ce qu'il faut vérifier
- Vérifiez les autorisations administrateur — l'épinglage des colonnes, les ajustements de largeur de colonnes et les paramètres d'accès au portail pour les sous-formulaires nécessitent tous des droits d'administrateur CRM ; confirmez que le bon utilisateur effectue ces modifications. [2]
- Vérifiez l'utilisation des emplacements d'agrégation — contrôlez combien des cinq champs Somme agrégée sont déjà utilisés sur votre sous-formulaire avant de concevoir une nouvelle logique de consolidation. [1]
- Testez les critères de requête avec des valeurs dynamiques — après avoir créé une requête Developer Hub ciblant un sous-formulaire, effectuez une exécution de test pour confirmer que les critères dynamiques se résolvent correctement sur des enregistrements réels. [6]
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*Beam Help est un cabinet de conseil Zoho indépendant et ne constitue pas le support officiel de Zoho. Pour les problèmes au niveau de la plateforme, vérifiez toujours les informations par rapport à votre édition et votre plan Zoho CRM actuels.*