Les bons de commande ne sont pas une fonctionnalité native de Zoho CRM — ils résident dans Zoho Books/Inventory — mais vous pouvez les intégrer à votre flux de travail CRM grâce à l'automatisation et à l'intégration.
Pourquoi c'est important
Zoho CRM gère votre pipeline commercial, vos devis et vos opportunités, tandis que la création de bons de commande appartient à Zoho Books ou Zoho Inventory. Les équipes commerciales ont souvent besoin de visibilité sur les achats sans quitter le CRM, et passer manuellement d'une application à l'autre pour créer des BdC fait perdre du temps. Mettre en place la bonne automatisation signifie que les BdC sont générés dès qu'une commande client est confirmée, ce qui maintient les niveaux de stock en bonne santé et assure le suivi des livraisons. [4]
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Étape par étape
La méthode la plus fiable consiste à déclencher automatiquement la création d'un bon de commande à partir d'une commande client dans Zoho Books, en utilisant une fonction personnalisée et une règle de workflow. Voici comment notre équipe chez Beam Help (support expert indépendant pour Zoho — pas le support officiel Zoho) recommande de procéder.
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Étape 1. Activer les informations d'achat sur vos articles
Dans Zoho Books, ouvrez chaque fiche article et assurez-vous que la section Informations d'achat est activée. Cela déverrouille le champ Fournisseur préféré, sur lequel l'automatisation s'appuie pour déterminer quel fournisseur reçoit chaque BdC. Sans fournisseur préféré assigné, la fonction ne peut pas acheminer les articles correctement. [7]
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Étape 2. Créer un champ personnalisé de type case à cocher appelé « Generate PO »
Accédez aux paramètres des articles de Zoho Books et créez un champ personnalisé de type case à cocher nommé *Generate PO*. Ce champ doit être configuré pour apparaître dans le tableau des articles des commandes clients. Lors de la création d'une commande client, l'utilisateur coche cette case pour chaque ligne d'article devant être approvisionnée, signalant ainsi à l'automatisation d'agir sur cet article. [7]
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Étape 3. Créer une connexion nommée « zbooks »
Accédez à Paramètres → Automatisation → Connexions dans Zoho Books et créez une nouvelle connexion. Nommez-la exactement *zbooks* — la fonction personnalisée référence ce nom de connexion directement, donc un nom différent entraînera l'échec de la fonction. [7]
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Étape 4. Ajouter la fonction personnalisée
Accédez à Paramètres → Automatisation → Actions de workflow → Fonctions personnalisées et cliquez sur + Nouvelle fonction personnalisée. Collez le code de la fonction disponible dans le dépôt officiel d'exemples d'automatisation Zoho Finance sur GitHub (référencé dans le post de la communauté Zoho pour la Fonction n°25). La logique fonctionne comme suit : elle lit toutes les lignes d'articles de la commande client dont la case *Generate PO* est cochée, recherche le fournisseur préféré pour chaque article, puis regroupe les articles partageant le même fournisseur en un seul bon de commande plutôt que de créer des doublons. [2] [7]
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Étape 5. Créer une règle de workflow pour déclencher la fonction
Accédez à Paramètres → Automatisation → Règles de workflow et cliquez sur + Nouvelle règle de workflow. Configurez la règle pour qu'elle se déclenche sur l'événement de commande client approprié (par exemple, lorsqu'une commande client est créée ou confirmée). À la dernière étape de la configuration de la règle, associez la fonction personnalisée créée à l'étape 4, puis enregistrez. À partir de ce moment, Zoho Books gère automatiquement la génération des BdC chaque fois que la règle se déclenche. [7]
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Étape 6. Connecter Zoho CRM au workflow (visibilité optionnelle)
Si votre équipe travaille principalement dans Zoho CRM et a besoin de voir les bons de commande résultants, vous pouvez étendre la visibilité en intégrant Zoho CRM à Zoho Books. Une fois qu'une commande client passe de CRM vers Zoho Books (via l'intégration native CRM–Books), l'automatisation ci-dessus se déclenche et le BdC est créé. Les informations client, les produits, les quantités et les prix transitent tous de CRM vers votre équipe opérationnelle sans ressaisie manuelle. [4]
Pour les scénarios de service sur le terrain, Zoho FSM peut également s'intégrer à cette chaîne : un ordre de travail dans FSM peut automatiquement générer une commande client dans Zoho Books, qui déclenche à son tour le workflow BdC décrit ci-dessus. [3]
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Erreurs courantes
- Fournisseur préféré manquant : Si le champ *Fournisseur préféré* est vide sur un article, la fonction n'a aucun fournisseur à qui assigner le BdC et ignorera cette ligne. Renseignez toujours les fournisseurs préférés avant de vous fier à cette automatisation. [7]
- Nom de connexion incorrect : La connexion doit être nommée exactement *zbooks*. Une faute de frappe ou une capitalisation différente cassera l'exécution de la fonction personnalisée. [7]
- Case non cochée lors de la création de la commande : La case *Generate PO* doit être cochée sur chaque ligne d'article concernée au moment où la commande client est enregistrée. Modifier la commande client après coup et cocher la case ne déclenchera pas rétroactivement le workflow, sauf si la règle est également configurée pour se déclencher lors des modifications. [2]
- Suivi des stocks non activé : Le chemin commande client → BdC nécessite que le suivi des stocks soit actif dans Zoho Books (Paramètres → Paramètres des modules → Général → Articles → Activer le suivi des stocks). Sans cela, la logique des niveaux de stock ne fonctionnera pas correctement. [3]
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Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que chaque article concerné dispose d'un Fournisseur préféré assigné et que les Informations d'achat sont activées sur la fiche article. [7]
- Vérifiez que la règle de workflow est en statut Actif et que la fonction personnalisée est correctement associée en tant que dernière action du workflow. [7]
- Après la création d'une commande client de test avec la case *Generate PO* cochée, vérifiez Achats → Bons de commande dans Zoho Books pour confirmer que le BdC a été généré et que l'attribution du fournisseur est correcte. [2]