La gestion des utilisateurs de portail dans Zoho CRM implique de naviguer vers la section Membres du portail pour ajuster les rôles ou supprimer des accès — voici exactement comment procéder depuis l'interface d'administration.
Pourquoi c'est important
Si votre entreprise partage des données CRM avec des clients ou des partenaires externes via un portail Zoho CRM, vous aurez régulièrement besoin de promouvoir des utilisateurs au rang d'Administrateur, de rétrograder des Administrateurs en utilisateurs standard, ou de supprimer entièrement l'accès de quelqu'un. Une mauvaise manipulation peut exposer des enregistrements sensibles ou bloquer un collaborateur légitime. Connaître la bonne séquence d'étapes permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de contrôle d'accès. En tant que support expert indépendant pour Zoho (et non le support officiel de Zoho), Beam Help vous guide à travers le processus ci-dessous.
Étape par étape
Étape 1. Ouvrez la page de votre portail Zoho CRM. Depuis la navigation principale, accédez à la page Mes portails pour voir tous les portails associés à votre compte. [1]
Étape 2. Cliquez sur l'option Membres du portail pour afficher toutes les personnes actuellement dans le portail. La liste complète des membres s'affiche à l'écran. [1]
Étape 3. Localisez l'utilisateur dont vous devez mettre à jour les informations. À côté de son nom, cliquez sur le bouton Plus d'options (généralement représenté par trois points ou une icône similaire). [1]
Étape 4. Pour modifier le rôle de l'utilisateur, sélectionnez Définir comme Administrateur ou Définir comme Utilisateur dans le menu déroulant qui apparaît. Cela vous permet de promouvoir un utilisateur standard en Administrateur, ou de rétrograder un Administrateur en utilisateur standard. [1]
Étape 5. Si vous rétrogradez un Administrateur en utilisateur standard, vous devrez effectuer une étape de configuration supplémentaire : choisissez les espaces de travail auxquels cette personne peut accéder et définissez ses autorisations basées sur les rôles pour chaque espace de travail. Cela garantit que son accès reste correctement contrôlé après le changement de rôle. [1]
Étape 6. Si vous devez supprimer un utilisateur entièrement plutôt que de modifier son rôle, revenez à la liste Membres du portail, cliquez sur Plus d'options à côté de l'utilisateur concerné, puis sélectionnez l'option Supprimer. Seules les personnes ayant l'autorité de gérer les rôles peuvent effectuer cette action. [1]
Étape 7. Pour confirmer que la mise à jour a bien été appliquée, cliquez sur l'icône Membres du portail sur votre page de portail et vérifiez la liste mise à jour. [1]
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Remarque sur les types d'utilisateurs du portail
Zoho CRM distingue les utilisateurs CRM standard des utilisateurs du portail au niveau des données. Un utilisateur du portail possède une valeur type égale à "Client Portal User" et se voit attribuer un profil et un rôle de portail dédiés — distincts de la hiérarchie interne des utilisateurs CRM. [3] Cette distinction est importante si vous utilisez des Client Scripts, car vous pouvez cibler des scripts pour qu'ils s'exécutent pour des types d'utilisateurs de portail spécifiques, voire pour des utilisateurs de portail individuels, en utilisant l'objet $Crm.user. [3]
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Changement d'URL de portail à connaître
Si vos utilisateurs du portail signalent des problèmes de connexion ou des favoris non fonctionnels, notez que les URL des portails Zoho CRM ont migré de l'ancien format crm.zoho.com/portal/[orgname]/crm/login.sas vers une nouvelle structure de sous-domaine : [orgname].zcrmportals.com/portal/[orgname]/crm/login.sas. L'ancienne URL redirige automatiquement, mais les utilisateurs doivent mettre à jour leurs favoris enregistrés vers la nouvelle adresse. [2]
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Erreurs courantes
- Oublier les affectations aux espaces de travail après une rétrogradation. Lorsque vous rétrogradez un Administrateur en utilisateur standard, Zoho CRM vous demandera de spécifier manuellement les espaces de travail auxquels il peut accéder et quel est son rôle dans chacun d'eux. Ignorer cette étape peut entraîner l'absence totale d'accès pour l'utilisateur. [1]
- Autorisations insuffisantes. Seuls les utilisateurs auxquels a été accordée l'autorité de gestion des rôles — Super Administrateurs et Administrateurs — peuvent ajouter, modifier ou supprimer des membres du portail. Si le menu Plus d'options n'affiche pas les choix attendus, vérifiez si le compte connecté dispose du niveau d'autorisation approprié. [1] [6]
- URL de portail obsolètes source de confusion. Si des utilisateurs ne peuvent pas accéder au portail après une mise à jour, la migration de l'URL du portail peut en être la cause. Confirmez le format d'URL correct et partagez-le avec les utilisateurs concernés. [2]
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Points à vérifier
- Confirmez que le changement de rôle a bien pris effet en revenant à la liste Membres du portail et en vérifiant que le rôle affiché pour l'utilisateur correspond à ce que vous souhaitiez. [1]
- Vérifiez l'accès aux espaces de travail pour tout utilisateur rétrogradé d'Administrateur à Utilisateur — assurez-vous qu'il a été affecté à au moins un espace de travail avec un rôle approprié. [1]
- Testez l'URL du portail utilisée par vos utilisateurs externes pour vous assurer qu'elle se résout correctement avec le nouveau format de sous-domaine
zcrmportals.com. [2]