Comment mettre à jour les règles de partage de données dans Zoho CRM

Les paramètres des règles de partage de données de Zoho CRM ont fait l'objet d'une refonte importante au premier trimestre 2025, rendant plus rapide et plus simple la localisation, la modification, l'activation ou le clonage des règles qui régissent la circulation de vos données CRM entre les utilisateurs, les rôles et les groupes.

Pourquoi c'est important

Chaque organisation a besoin d'un contrôle précis sur qui peut voir quels enregistrements — qu'il s'agisse d'isoler des équipes commerciales régionales ou de donner aux managers une visibilité sur leurs collaborateurs. Les règles de partage de données dans Zoho CRM sont le mécanisme qui applique ces limites. Lorsque la structure de votre équipe change, ou qu'une règle est mal configurée, vous devez mettre à jour ces règles rapidement et en toute confiance. La nouvelle interface introduite au premier trimestre 2025 rend ce processus considérablement plus simple. ^[1]

Étape par étape

Étape 1. Accédez aux paramètres de partage de données.

Connectez-vous à Zoho CRM en tant qu'administrateur et rendez-vous dans la zone Paramètres de votre organisation. Localisez la section Partage de données — c'est l'emplacement central pour gérer la façon dont les enregistrements CRM sont partagés entre les utilisateurs, les rôles et les groupes définis dans votre compte. ^[1]

Étape 2. Choisissez le bon onglet.

La nouvelle interface présente désormais deux onglets dédiés : l'un pour les Autorisations par défaut de l'organisation et l'autre pour les Règles de partage. Sélectionnez l'onglet correspondant à ce que vous souhaitez mettre à jour — les autorisations par défaut s'appliquent à l'ensemble de l'organisation, tandis que les règles de partage vous permettent de définir un accès plus granulaire. ^[1]

Étape 3. Trouvez la règle que vous souhaitez mettre à jour.

Plutôt que de faire défiler une liste plate, vous pouvez désormais utiliser la barre de recherche ou les filtres avancés pour identifier une règle spécifique. Vous pouvez également filtrer la liste par module (par exemple, Prospects, Contacts ou Affaires) pour affiner rapidement les résultats. La liste détaillée est organisée par module, de sorte que les règles associées sont regroupées pour une consultation facile. ^[1]

Étape 4. Activez ou désactivez une règle en un clic.

Si vous avez simplement besoin d'activer ou de désactiver une règle — sans modifier ses critères — utilisez le bouton d'activation/désactivation en un clic. Un seul clic modifie le statut actif de la règle, vous n'avez donc pas besoin d'ouvrir l'écran de modification complet pour un simple basculement. ^[1]

Étape 5. Modifiez une règle existante.

Pour modifier les critères ou les conditions d'une règle, sélectionnez-la dans la liste organisée par module. La vue détaillée affiche tous les paramètres de cette règle afin que vous puissiez mettre à jour les niveaux d'accès, modifier les rôles ou groupes auxquels elle s'applique, et ajuster les conditions avant d'enregistrer. ^[1]

Étape 6. Clonez une règle pour en créer une nouvelle rapidement.

Si vous avez besoin d'une nouvelle règle similaire à une règle existante, utilisez la fonctionnalité de clonage des règles de partage plutôt que de repartir de zéro. Clonez la règle la plus proche, puis ajustez les critères et les conditions pour répondre au nouveau besoin avant de la déployer dans votre organisation. Cela est particulièrement utile lors de l'intégration d'une nouvelle équipe ou d'un nouveau territoire qui reproduit une structure existante. ^[1]

Étape 7. Vérifiez et enregistrez.

Après avoir effectué vos modifications, examinez le récapitulatif de la règle pour confirmer que les modules, rôles, groupes et niveaux d'accès corrects sont bien reflétés. Enregistrez la règle et confirmez qu'elle apparaît correctement dans la liste par module sous l'onglet Règles de partage. ^[1]

Erreurs courantes

• Modifier le mauvais onglet. Les autorisations par défaut de l'organisation et les règles de partage sont désormais séparées dans des onglets distincts. Modifier une autorisation par défaut affecte l'ensemble de l'organisation, tandis qu'une règle de partage cible des rôles ou des groupes spécifiques. Assurez-vous d'être sur le bon onglet avant d'enregistrer. ^[1]
• Oublier d'activer une règle clonée. Les règles clonées peuvent ne pas être actives par défaut. Après avoir ajusté les critères d'une règle clonée, utilisez le bouton de basculement en un clic pour l'activer — sinon elle n'aura aucun effet sur l'accès aux données. ^[1]
• Trop se fier aux filtres de module. Le filtre de module est un bon point de départ, mais si une règle couvre plusieurs modules ou porte un nom inhabituel, la barre de recherche ou les filtres avancés la feront apparaître de manière plus fiable. ^[1]

> Remarque : Beam Help est une ressource d'assistance experte indépendante pour les produits Zoho et ne constitue pas le support officiel de Zoho. Pour les problèmes liés au compte ou à la facturation, contactez Zoho directement.

Ce qu'il faut vérifier

• Confirmez que la règle est active. Après l'enregistrement, vérifiez que le bouton de basculement dans la liste des règles de partage indique que la règle est activée et non désactivée.
• Testez l'accès avec un utilisateur concerné. Connectez-vous en tant que (ou usurpez l'identité d') un utilisateur dans le rôle ou le groupe ciblé et confirmez qu'il peut voir exactement les enregistrements que la règle est censée partager — ni plus, ni moins.
• Vérifiez les autorisations par défaut. Assurez-vous que les paramètres par défaut à l'échelle de l'organisation sous l'onglet Autorisations par défaut de l'organisation sont toujours correctement définis, car les règles de partage s'appliquent en complément de ces paramètres par défaut. ^[1]