Zoho CRM vous offre plusieurs mécanismes intégrés pour afficher les détails des enregistrements partagés — du composant Mirror en temps réel sur la page de détail d'un enregistrement aux règles de partage de données repensées qui contrôlent précisément qui voit quoi au sein de votre organisation.
Pourquoi c'est important
Lorsque les enregistrements sont répartis entre plusieurs modules — des opportunités liées à des contacts, des dossiers associés à des comptes — les équipes perdent du temps à naviguer entre les écrans pour trouver les dernières informations. Comprendre le fonctionnement des détails des enregistrements partagés dans Zoho CRM vous permet de centraliser le contexte, d'appliquer les bonnes règles de visibilité et de garantir que les données correctes parviennent aux bonnes personnes sans compromettre la sécurité des données. [1][2]
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Étape par étape
Étape 1. Utilisez le composant Mirror pour afficher les champs d'enregistrements liés en temps réel.
Le composant Mirror agit comme une fenêtre en direct sur tout enregistrement lié à celui que vous consultez actuellement. Plutôt que de quitter une opportunité pour vérifier le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail d'un contact lié, vous pouvez voir ces champs reflétés directement sur la page de détail de l'opportunité. [1]
Pour le configurer, ouvrez l'éditeur de mise en page de la page de détail de l'enregistrement pour le module concerné, ajoutez un composant Mirror, puis sélectionnez le champ de liaison qui pointe vers le module associé dont vous souhaitez afficher les données. Une fois enregistré, toute personne ayant accès à cet enregistrement verra les champs mis en miroir se mettre à jour en temps réel dès que l'enregistrement source est modifié. [1]
> Remarque sur la disponibilité : Selon la dernière annonce, le composant Mirror est disponible pour les centres de données JP, CA, SA, UAE et AU. Vérifiez votre panneau d'administration CRM pour confirmer qu'il a été déployé dans votre DC. [1]
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Étape 2. Examinez et configurez les règles de partage de données pour contrôler la visibilité des enregistrements.
Les paramètres de partage de données dans Zoho CRM constituent l'emplacement central pour gérer la façon dont les enregistrements sont partagés entre les utilisateurs, les rôles et les groupes. La mise à jour du T1 2025 a apporté une refonte significative de cette section ; si vous ne l'avez pas consultée récemment, l'interface vous semblera différente. [2]
Accédez à Configuration → Contrôle de sécurité → Paramètres de partage de données. Vous y trouverez deux onglets dédiés : l'un pour les Autorisations par défaut de l'organisation et l'autre pour les Règles de partage. [2]
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Étape 3. Examinez la liste détaillée des règles de partage.
Dans l'onglet Règles de partage, toutes les règles sont organisées par module, ce qui vous offre une référence rapide sur les règles applicables aux Prospects, Contacts, Opportunités, etc. Cette organisation par module facilite l'identification de la règle qui régit l'accès à un enregistrement partagé particulier. [2]
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Étape 4. Activez, désactivez, clonez ou recherchez des règles spécifiques.
- Pour activer ou désactiver une règle sans la supprimer, utilisez le commutateur d'activation/désactivation en un clic situé à côté de chaque règle. [2]
- Pour reproduire une règle existante pour une nouvelle équipe ou un nouveau rôle, utilisez l'option Cloner, puis ajustez les critères et les conditions avant de l'activer. [2]
- Pour localiser rapidement une règle spécifique, utilisez la barre de recherche ou les Filtres avancés, qui vous permettent d'affiner les résultats par module ou par d'autres attributs. [2]
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Étape 5. Vérifiez les paramètres de partage des e-mails si les détails des enregistrements partagés incluent des communications.
Si les détails des enregistrements partagés dont vous avez besoin impliquent des échanges par e-mail, les fonctionnalités de partage d'e-mails de Zoho CRM vous permettent de définir comment les e-mails envoyés via CRM peuvent être rendus accessibles aux autres membres de l'équipe ou aux autres équipes de votre organisation. Cette configuration est distincte des règles de partage de données et est disponible dans les comptes de l'édition Standard. [5]
De plus, le panneau de notifications MailMagnet offre une vue consolidée des communications entrantes par e-mail accompagnées du contexte métier clé, permettant aux utilisateurs de consulter les détails des e-mails partagés sans naviguer vers chaque enregistrement individuel. [5]
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Erreurs courantes
- Le composant Mirror n'apparaît pas : La fonctionnalité n'est peut-être pas encore disponible dans votre centre de données. Confirmez l'éligibilité du DC (JP, CA, SA, UAE, AU sont confirmés) avant de passer du temps à résoudre des problèmes de configuration de mise en page. [1]
- Les règles de partage ne prennent pas effet : Une règle désactivée ne s'appliquera pas même si elle est correctement configurée. Vérifiez toujours le statut d'activation à l'aide du commutateur en un clic après avoir enregistré les modifications. [2]
- Les règles clonées héritent de critères incorrects : Lors du clonage d'une règle de partage, les critères et conditions de la règle source sont repris. Examinez-les attentivement avant de déployer la règle clonée afin d'éviter toute exposition involontaire de données. [2]
- Partage d'e-mails vs. partage d'enregistrements : La visibilité des e-mails est régie par un paramètre distinct des règles de partage de données au niveau des enregistrements. Accorder l'accès à un enregistrement ne partage pas automatiquement les e-mails qui y sont associés — configurez le partage des e-mails séparément. [5]
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Ce qu'il faut vérifier
- Mise en page du composant Mirror : Confirmez que le composant a été ajouté à la mise en page de la page de détail du bon module et que le champ de liaison pointe vers le module associé souhaité. [1]
- Statut des règles de partage : Dans Configuration → Contrôle de sécurité → Paramètres de partage de données, vérifiez que toutes les règles de partage pertinentes sont actives et que la liste par module reflète la structure d'accès souhaitée. [2]
- Configuration du partage des e-mails : Si les détails des enregistrements partagés doivent inclure l'historique des e-mails, confirmez que les autorisations de partage des e-mails sont correctement définies pour les utilisateurs ou équipes concernés. [5]
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*Beam Help est une ressource d'assistance experte indépendante pour les produits Zoho et ne constitue pas le support officiel de Zoho. Testez toujours les modifications de configuration dans un environnement sandbox ou hors production avant de les déployer à l'échelle de l'organisation.*