La gestion des territoires dans Zoho CRM vous permet de segmenter les comptes, les contacts et les opportunités en groupes structurés afin que les bons commerciaux s'occupent des bons clients. Chez Beam Help — support expert indépendant pour Zoho, et non le support officiel de Zoho — nous vous guidons à travers l'ensemble du processus de configuration ci-dessous.
Pourquoi c'est important
Les territoires offrent à votre organisation commerciale une structure claire pour diviser les clients par zone géographique, secteur d'activité ou toute autre logique métier de votre choix. [2] Sans eux, la propriété des comptes peut devenir ambiguë, surtout à mesure que votre équipe s'agrandit ou opère dans plusieurs régions. Des territoires correctement configurés permettent également l'affectation automatique des enregistrements, réduisant ainsi le travail administratif manuel. [2]
Étape par étape
Étape 1. Comprendre ce qu'est un territoire dans Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, un territoire est un moyen de regrouper et de partager des comptes clients au sein de votre force de vente. Les territoires peuvent être définis par zone géographique, secteur d'activité ou tout autre facteur de segmentation adapté à votre modèle commercial. [2] Vous pouvez également créer une hiérarchie en imbriquant des sous-territoires sous des territoires parents, ce qui vous donne un contrôle précis sur votre structure commerciale. [2]
Étape 2. Consulter la présentation de la gestion des territoires et vérifier que votre édition la prend en charge.
Avant de configurer quoi que ce soit, vérifiez que votre édition de Zoho CRM inclut la gestion des territoires. Cette fonctionnalité couvre les comptes, les contacts et les opportunités, et vous permet de définir des critères qui acheminent automatiquement les enregistrements vers le bon territoire. [2] Consultez la comparaison des éditions dans les paramètres de votre abonnement Zoho CRM pour vérifier votre accès.
Étape 3. Accéder à la section Gestion des territoires.
Dans Zoho CRM, la configuration des territoires se trouve dans la zone Contrôle de sécurité de vos paramètres. Connectez-vous en tant qu'administrateur, puis accédez à Configuration et recherchez la section Gestion des territoires. [2] C'est ici que vous créerez, organiserez et gérerez tous les territoires de votre organisation.
Étape 4. Créer votre premier territoire.
Une fois dans la gestion des territoires, utilisez l'option permettant d'ajouter un nouveau territoire. Donnez-lui un nom clair et descriptif qui reflète le segment qu'il couvre — par exemple, un nom de région ou un secteur d'activité vertical. [2] Vous pouvez également définir des critères à ce stade afin que les enregistrements répondant à ces conditions soient automatiquement affectés à ce territoire lors de leur création ou de leur mise à jour. [2]
Étape 5. Définir les critères du territoire.
Les critères sont les règles qui déterminent quels enregistrements appartiennent à un territoire. Lorsqu'un enregistrement est créé ou modifié dans Zoho CRM, il est évalué par rapport à ces critères et, s'il correspond, il est affecté au territoire. [2] Seuls les enregistrements satisfaisant aux critères d'un territoire parent sont ensuite vérifiés par rapport aux critères des sous-territoires ; planifiez donc soigneusement votre hiérarchie avant de définir les règles. [2]
Étape 6. Créer des sous-territoires si nécessaire.
Si votre organisation dispose d'une structure commerciale à plusieurs niveaux — par exemple, un territoire parent « Amérique du Nord » avec des enfants « Côte Est » et « Côte Ouest » — vous pouvez créer des sous-territoires sous n'importe quel territoire existant. [2] Cette hiérarchie vous permet d'affecter différents commerciaux à chaque niveau tout en consolidant les rapports au niveau supérieur.
Étape 7. Affecter des utilisateurs aux territoires.
Après avoir créé vos territoires, affectez les commerciaux, managers ou autres utilisateurs concernés à chacun d'eux. Les utilisateurs affectés à un territoire ont accès aux comptes, contacts et opportunités qui en font partie. [2] Assurez-vous que le rôle et les autorisations de profil de chaque utilisateur correspondent à ce qu'ils doivent voir et modifier dans leur territoire assigné.
Étape 8. Vérifier que l'affectation automatique fonctionne.
Une fois les territoires et les critères actifs, créez ou modifiez un enregistrement de test dans Zoho CRM qui devrait correspondre aux critères d'un territoire. Zoho CRM évaluera automatiquement l'enregistrement et l'affectera au territoire correspondant. [2] Consultez la vue détaillée de l'enregistrement pour confirmer que le bon territoire apparaît.
Erreurs courantes
- Critères qui se chevauchent entre les territoires. Si deux territoires partagent les mêmes critères, des enregistrements peuvent être affectés à plusieurs territoires de manière inattendue. Examinez attentivement les règles de chaque territoire pour éviter toute ambiguïté. [2]
- Critères des sous-territoires évalués uniquement après correspondance avec le parent. Un enregistrement doit d'abord satisfaire aux critères du territoire parent avant que Zoho CRM vérifie s'il appartient à un sous-territoire. Si vos critères parents sont trop restrictifs, certains enregistrements n'atteindront jamais l'étape d'évaluation des sous-territoires. [2]
- La désactivation est irréversible dans les modules associés. Dans le module de service sur le terrain de Zoho (FSM), la désactivation d'un territoire ne peut pas être annulée et les utilisateurs qui lui sont affectés sont automatiquement supprimés. [5] Bien que la gestion des territoires de Zoho CRM dispose de ses propres contrôles, il est recommandé d'auditer les affectations d'utilisateurs avant d'effectuer tout changement structurel.
- Limitations selon l'édition. La gestion des territoires n'est pas disponible sur toutes les éditions de Zoho CRM. Tenter de la configurer sur un plan non pris en charge se traduira simplement par l'absence de la fonctionnalité dans la Configuration. [2]
Ce qu'il faut vérifier
- Exactitude des critères : Après avoir enregistré chaque territoire, créez un exemple d'enregistrement qui devrait correspondre et confirmez que Zoho CRM l'affecte correctement sans intervention manuelle. [2]
- Intégrité de la hiérarchie : Si vous avez créé des territoires parents et des sous-territoires, vérifiez que les critères parents sont suffisamment larges pour capturer tous les enregistrements qui doivent descendre vers les sous-territoires. [2]
- Accès des utilisateurs : Confirmez que chaque commercial ou manager ayant besoin d'une visibilité sur un territoire lui a été explicitement affecté, et que ses autorisations de profil correspondent au niveau d'accès requis. [2]