Créer des tâches dans Zoho CRM est simple une fois que vous savez où chercher — ce guide vous présente les étapes essentielles et met en avant les options clés telles que les assignés, les rappels et les dates d'échéance.
> Remarque : Beam Help est un cabinet de conseil Zoho indépendant, et non le support officiel de Zoho.
Pourquoi c'est important
Les tâches dans Zoho vous permettent de suivre les relances, de déléguer le travail et de maintenir les projets en mouvement sans que rien ne passe entre les mailles du filet. Que vous gériez une liste de tâches personnelle ou que vous coordonniez une équipe, savoir créer et configurer correctement les tâches vous fait gagner du temps et réduit les malentendus. Définir des rappels et des dates d'échéance dès la création signifie que vous n'aurez pas besoin de revenir sur les enregistrements uniquement pour ajouter ces informations plus tard. [4]
Étape par étape
Étape 1. Connectez-vous à votre compte Zoho et accédez à la section ToDo depuis le volet de navigation de gauche. [1]
Étape 2. Cliquez sur Nouvelle tâche pour ouvrir le panneau de création de tâche. Une fenêtre contextuelle ou un panneau latéral apparaîtra, dans lequel vous pourrez renseigner tous les détails pertinents. [1]
Étape 3. Saisissez un titre clair et descriptif pour votre tâche. Si vous créez la tâche à partir d'un e-mail, vous pouvez utiliser le bouton Plus d'actions dans l'aperçu de l'e-mail et sélectionner Ajouter à → Tâches — l'objet de l'e-mail devient automatiquement le titre de la tâche et le corps devient la description. [6]
Étape 4. Dans le champ Assigné à, ajoutez la ou les personnes responsables de l'exécution de la tâche. Vous pouvez assigner une tâche à jusqu'à 5 personnes, et chaque assigné aura la possibilité de modifier, mettre à jour et gérer la tâche. [1]
Étape 5. Définissez une Date d'échéance pour la tâche. Cela est particulièrement important si vous prévoyez d'utiliser les notifications de retard, qui ne se déclenchent que lorsqu'une date d'échéance a été définie. [1]
Étape 6. Configurez un Rappel en spécifiant la date et l'heure à laquelle vous souhaitez être notifié. Vous pouvez choisir de recevoir le rappel sous forme de notification push, d'e-mail, ou des deux. Gardez à l'esprit que les alertes de rappel sont envoyées à la fois au propriétaire de la tâche et à tous les assignés. [1]
Étape 7. Ajoutez une Description pour fournir un contexte supplémentaire — liens, notes, documents de référence ou instructions. Ce contenu est visible par tous les membres du groupe, les assignés, les propriétaires de sous-tâches et les invités que vous ajoutez. [1]
Étape 8. Si la tâche est importante, envisagez de la décomposer en Sous-tâches. Les sous-tâches sont rattachées à la tâche parente et peuvent être assignées à différents membres de l'équipe, ce qui facilite la délégation des composantes d'un travail plus vaste. [3]
Étape 9. Si vous souhaitez tenir informés des collègues qui ne sont pas assignés, utilisez la fonctionnalité Ajouter des invités. Les invités peuvent consulter, aimer et commenter la tâche sans en être formellement responsables. [4]
Étape 10. Cliquez sur Enregistrer pour créer la tâche. Elle apparaîtra désormais dans les vues liste et tableau, et les assignés seront visibles en un coup d'œil. [1]
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Alternative rapide : e-mail vers tâche
Si vous préférez ne pas naviguer dans l'interface, vous pouvez vous envoyer un e-mail à yourusername+task@yourdomain.com. L'objet de l'e-mail devient le titre de la tâche et le corps de l'e-mail devient la description — aucune saisie manuelle n'est requise. [3]
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Tâches récurrentes
Pour les travaux qui se répètent selon un calendrier — comme les rapports hebdomadaires ou la facturation mensuelle — Zoho prend en charge les Tâches récurrentes. Vous pouvez configurer le cycle de récurrence lors de la création ou de la modification d'une tâche, et la plateforme régénérera automatiquement la tâche à l'intervalle défini. [3]
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Erreurs courantes
- Les notifications de retard ne se déclenchent pas sans date d'échéance. Si vous activez le bouton de notification de retard mais oubliez de définir une date d'échéance, la notification ne se déclenchera jamais. Définissez toujours la date d'échéance en premier. [1]
- Tâches personnelles vs. tâches de groupe. Les tâches personnelles ne sont visibles que par vous et votre assigné par défaut. Si vous avez besoin d'une visibilité plus large pour l'équipe, créez une tâche de groupe (ce qui nécessite qu'un groupe Streams soit préalablement configuré) ou ajoutez manuellement des invités à votre tâche personnelle. [4]
- Limite d'assignés. La fonctionnalité multi-assignés prend en charge un maximum de 5 personnes par tâche. Si votre équipe est plus grande, envisagez d'utiliser des sous-tâches avec des propriétaires individuels. [1]
- Modifier un assigné. Pour réassigner une tâche, ouvrez-la, supprimez le nom de l'assigné actuel et saisissez le nom de la nouvelle personne. Pour les tâches de groupe, les règles de réassignation peuvent différer selon vos autorisations d'accès. [6]
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Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que la date d'échéance et le rappel sont tous deux définis — vérifiez qu'ils apparaissent correctement dans la vue détaillée de la tâche avant de fermer le panneau, car les alertes de retard dépendent de la présence d'une date d'échéance. [1]
- Vérifiez la visibilité des assignés — ouvrez la vue liste ou tableau et confirmez que tous les assignés prévus sont affichés pour la tâche, surtout si vous avez assigné plusieurs personnes. [1]
- Vérifiez le type de tâche (Personnelle vs. Groupe) — assurez-vous que la tâche est associée au bon groupe si elle doit être visible par toute votre équipe, plutôt que de rester silencieusement dans votre liste de tâches personnelle. [4]