Les heures d'ouverture dans Zoho CRM définissent le planning opérationnel standard de votre organisation et les modèles de travail, permettant au système de calculer les délais des tâches, de router les communications et de coordonner la disponibilité de l'équipe entre les fuseaux horaires. Cette fonctionnalité est essentielle lorsque votre entreprise opère dans plusieurs régions ou suit des horaires de travail non standard.
Pourquoi c'est important
Lorsque les équipes s'étendent sur différentes zones géographiques ou travaillent à des heures irrégulières, la planification devient chaotique sans limites claires. Les heures d'ouverture vous permettent de marquer quand votre organisation est active, afin que des fonctionnalités telles que les calculs de durée des tâches, le routage des appels et la planification des réunions fonctionnent avec précision. Si vous gérez des quarts de travail, des jours fériés ou si vous devez router les interactions clients uniquement pendant les heures de présence, la définition des heures d'ouverture évite les opportunités manquées et maintient votre équipe alignée.
Étapes
Étape 1. Accédez aux paramètres des heures d'ouverture.
Accédez aux paramètres de votre Zoho CRM. Recherchez l'option Heures d'ouverture dans votre panneau d'administration. C'est ici que vous définirez le planning de base pour l'ensemble de votre organisation [1][2].
Étape 2. Choisissez votre modèle de travail.
Zoho CRM propose des options prédéfinies : 24 heures sur 7 jours, ou 24 heures sur 5 jours (du lundi au vendredi). Si aucune ne correspond à votre activité, sélectionnez l'option personnalisée pour créer votre propre planning [1][3].
Étape 3. Définissez les heures pour chaque jour de la semaine.
Pour un planning personnalisé, définissez vos heures de début et de fin pour chaque jour. Si votre équipe prend une pause déjeuner, cliquez sur l'option pour ajouter un deuxième bloc horaire dans la même journée et entrez la période de pause [4].
Étape 4. Sélectionnez votre fuseau horaire.
Choisissez le fuseau horaire qui s'applique à votre organisation. Cela garantit que tous les calculs basés sur le temps et les communications respectent l'heure locale correcte [4].
Étape 5. Créez des heures de quart (si nécessaire).
Si votre organisation fonctionne en plusieurs quarts ou si des équipes travaillent à des heures différentes, utilisez la fonctionnalité de création de quarts pour définir séparément le planning de chaque quart. Attribuez des quarts à des utilisateurs spécifiques afin que le système sache quand chaque personne est disponible [2].
Étape 6. Ajoutez les jours fériés pour chaque quart.
Créez une liste de jours fériés et liez-la à vos quarts. Cela empêche le système de compter les jours non ouvrés lors du calcul des durées de tâches ou de la planification des activités [2].
Étape 7. Enregistrez et publiez votre configuration.
Une fois que vous avez saisi toutes les heures, les quarts et les jours fériés, enregistrez la configuration. Vos heures d'ouverture sont maintenant actives et s'appliqueront aux calculs de tâches, au routage des appels et à d'autres fonctionnalités dépendantes du temps dans Zoho CRM [2].
Pièges courants
Oublier de prendre en compte les différences de fuseaux horaires peut entraîner des conflits de planification lorsque votre équipe s'étend sur plusieurs régions. Vérifiez toujours que le fuseau horaire que vous sélectionnez correspond à l'endroit où se situent les opérations principales de votre organisation. Si vous ajoutez des quarts mais ne les attribuez pas aux utilisateurs, ces quarts n'affecteront pas les calculs de disponibilité – assurez-vous que chaque quart est lié aux membres de l'équipe concernés. Les listes de jours fériés doivent être créées et attachées aux quarts séparément ; le simple fait d'entrer une date comme jour férié ne l'exclura pas automatiquement des calculs à moins que vous ne l'ayez ajoutée à la liste des jours fériés [2].
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que le fuseau horaire choisi correspond à l'emplacement principal de votre organisation et que toutes les heures par jour de la semaine sont correctes.
- Si vous utilisez des quarts, vérifiez que chaque quart est attribué aux bons utilisateurs et que votre liste de jours fériés est attachée aux quarts appropriés.
- Testez une tâche ou une communication pour vous assurer que le système respecte vos heures d'ouverture lors du calcul de la durée ou du routage des appels en dehors des heures de travail.
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*Cet article est fourni par Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Nous ne sommes pas le support officiel de Zoho.*