Comment créer des appels dans Zoho

L'enregistrement d'une fiche d'appel dans Zoho CRM peut être effectué manuellement via le module Activités ou automatisé grâce aux intégrations avec Zoho Voice et l'onglet Appels intégré de Zoho Meeting.

Pourquoi c'est important

Les équipes commerciales et de support s'appuient sur des journaux d'appels précis pour conserver un historique complet des interactions avec les clients. Que vous enregistriez un rapide appel de suivi ou que vous construisiez un workflow automatisé qui planifie et suit les appels à grande échelle, connaître le bon chemin dans Zoho CRM vous fait gagner du temps et évite les lacunes dans vos données de pipeline. En tant que support expert indépendant pour Zoho (et non le support officiel de Zoho), Beam Help vous guide à travers les approches les plus fiables disponibles.

Étape par étape

Étape 1. Accédez au module Activités dans Zoho CRM. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Activités, puis sélectionnez Enregistrer un appel (ou utilisez le bouton de création rapide + et choisissez Appel). Cela ouvre le formulaire d'enregistrement d'appel où vous pouvez renseigner l'objet, le type d'appel (entrant ou sortant), la durée de l'appel et la fiche contact ou prospect associée.

Étape 2. Si votre équipe utilise un système téléphonique cloud, envisagez d'activer l'intégration Zoho Voice. Zoho Voice est un système téléphonique professionnel basé sur le cloud qui permet aux agents de passer et de recevoir des appels locaux et internationaux directement depuis une application web ou mobile, et l'activité des appels peut être synchronisée automatiquement dans les fiches CRM. ^[6]

Étape 3. Alternativement, si votre équipe utilise déjà Zoho Meeting, vous pouvez accéder aux appels via l'onglet Appels dédié dans Zoho Meeting. Les administrateurs et les super administrateurs peuvent cliquer sur l'onglet Appels ou sur l'icône Numéroteur dans Zoho Meeting pour activer l'intégration en un seul clic. ^[7] Une fois activés, les appels sortants passés via cet onglet peuvent être associés aux contacts CRM, ce qui maintient votre chronologie d'activité complète.

Étape 4. Pour les équipes qui ont besoin de planifier des appels comme des rendez-vous (par exemple, réserver un appel de découverte avec un prospect), vous pouvez étendre Zoho CRM à l'aide d'un bouton personnalisé qui se connecte à Zoho Bookings. L'approche consiste à créer un bouton personnalisé dans le module concerné et à écrire une logique Deluge qui appelle l'API Zoho Bookings pour réserver un rendez-vous, puis à écrire l'URL de calendrier résultante dans un champ personnalisé de la fiche. ^[1]

Étape 5. Si vous construisez ce flux basé sur Bookings, vous devrez vous authentifier auprès de l'API Zoho Bookings. Commencez par visiter https://api-console.zoho.com, cliquez sur GET STARTED et créez un Self Client pour obtenir un Client ID et un Client Secret. Générez ensuite un code d'autorisation avec le scope zohobookings.data.CREATE et échangez-le contre un jeton d'accès en envoyant une requête POST à https://accounts.zoho.com/oauth/v2/token. ^[8]

Étape 6. Une fois l'authentification en place, votre fonction Deluge peut invoquer l'API Zoho Bookings pour récupérer le service ID et le staff ID pertinents, puis appeler le point de terminaison Book Appointment pour planifier l'appel. L'URL de calendrier Bookings résultante peut être réécrite dans un champ personnalisé de la fiche CRM ou Books via un appel API de mise à jour, offrant à votre équipe un lien direct depuis la fiche. ^[2]

Erreurs courantes

• Scopes de connexion manquants : Lors de la création d'une connexion personnalisée pour l'intégration Bookings, assurez-vous que le scope OAuth correspond aux opérations que vous souhaitez effectuer (par ex., zohobookings.data.CREATE pour la réservation de rendez-vous). L'utilisation d'un scope incorrect ou trop restrictif entraînera l'échec silencieux de l'appel API ou le renvoi d'une erreur de permissions. ^[8]
• Incompatibilités de format date/heure : La valeur de l'heure de début stockée dans un champ personnalisé CRM ou Books doit être reformatée pour correspondre exactement à ce qu'attend l'API Zoho Bookings avant d'être transmise en paramètre. Ne pas transformer le format d'horodatage est une raison courante pour laquelle l'appel Book Appointment renvoie une erreur de validation. ^[2]
• Visibilité de l'onglet Appels de Zoho Meeting : Seuls les administrateurs et les super administrateurs peuvent activer l'intégration de l'onglet Appels dans Zoho Meeting. Les utilisateurs standard ne verront pas l'option tant qu'un administrateur ne l'aura pas activée au niveau du compte. ^[7]

Ce qu'il faut vérifier

• Confirmez que la fiche d'appel apparaît dans la chronologie Activités de la fiche Contact, Prospect ou Affaire associée dans Zoho CRM après l'enregistrement.
• Si vous utilisez l'intégration Zoho Voice ou Zoho Meeting, vérifiez que le statut de l'intégration affiche Connecté dans le panneau de paramètres correspondant avant que les agents tentent de passer des appels.
• Si vous utilisez le flux API Bookings, testez le bouton personnalisé dans un environnement sandbox ou de développement et confirmez que l'URL de calendrier est correctement renseignée dans le champ personnalisé désigné après la création d'une réservation. [^1, ^2]