Créer des devises dans Zoho CRM permet à votre organisation de gérer les affaires, les devis et les factures dans plusieurs devises locales, tout en convertissant automatiquement les valeurs vers votre devise principale pour les rapports et les prévisions.
Pourquoi c'est important
Les entreprises opérant dans plusieurs régions ont besoin de données de change précises et à jour pour produire des prévisions de revenus et des rapports financiers fiables. Sans une configuration multi-devises correctement paramétrée, les valeurs des affaires et l'analyse du pipeline peuvent devenir incohérentes et difficiles à auditer. La fonctionnalité multi-devises de Zoho CRM vous permet d'enregistrer les transactions dans la devise locale du client et de convertir automatiquement ces valeurs vers votre devise de base. [1]
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Étape par étape
Étape 1. Vérifiez que votre devise de base est correcte avant d'en ajouter d'autres.
Votre devise de base (principale) est définie lors de la configuration initiale du CRM et est liée à la sélection du pays de votre organisation. Sachez qu'une fois la devise de base configurée, la modifier ultérieurement n'est pas simple — le champ pays peut devenir grisé après la configuration initiale, alors vérifiez ce paramètre attentivement avant de continuer. [5]
Étape 2. Accédez aux paramètres de devises dans Zoho CRM.
Depuis votre compte CRM, allez dans Configuration → Paramètres de l'entreprise → Devises. C'est ici que vous gérez toutes les devises actives de votre organisation, y compris les taux de change et les préférences de mise à jour.
Étape 3. Ajoutez une nouvelle devise.
Cliquez sur Ajouter une devise (ou le bouton + équivalent dans la liste des devises). Sélectionnez la devise dans le menu déroulant, confirmez le symbole de la devise et définissez le taux de change initial par rapport à votre devise de base. Les nouvelles transactions — y compris les affaires, les devis, les commandes de vente et les factures — utiliseront ce taux pour la conversion. [2]
Étape 4. Choisissez comment le taux de change sera maintenu.
Zoho CRM propose désormais deux approches pour maintenir les taux à jour : [1]
- Automatique : Le système récupère les données en direct depuis Open Exchange Rates et met à jour le taux selon le calendrier que vous choisissez. Vous pouvez sélectionner une actualisation En direct (toutes les 30 minutes) ou une actualisation Quotidienne (une fois par jour à l'heure que vous spécifiez, selon le fuseau horaire de votre organisation).
- Manuel : Un administrateur ou un utilisateur autorisé met à jour le taux lui-même. Pour permettre aux utilisateurs non administrateurs de le faire, accordez-leur la permission « Mettre à jour le taux de change », qui affiche une icône Mettre à jour à côté du champ de taux de change sur les enregistrements.
Étape 5. Configurez les mises à jour automatiques du taux de change au niveau des enregistrements (facultatif mais recommandé).
Au-delà de la mise à jour du taux principal de la devise, vous pouvez également définir des déclencheurs qui actualisent le taux de change stocké sur les enregistrements individuels. Les déclencheurs pris en charge incluent la modification d'un enregistrement, le changement d'un champ liste de sélection, ou le changement d'un champ vers une valeur spécifique — par exemple, actualiser automatiquement le taux lorsqu'une affaire passe à une nouvelle étape du pipeline. [1]
Étape 6. Consultez le graphique d'historique des taux de change.
Chaque devise configurée affiche désormais un graphique d'historique des taux montrant son évolution par rapport à votre devise de base. Vous pouvez filtrer par plages de dates prédéfinies ou par une période personnalisée, et la vue affiche les taux les plus élevés, les plus bas et les moyens sur cette période — utile pour les audits et l'analyse des tendances. [1]
Étape 7. Envisagez une extension Marketplace pour des synchronisations quotidiennes entièrement automatisées.
Si vous souhaitez une approche sans intervention, l'extension Plug&Play Currency Sync sur Zoho Marketplace récupère automatiquement les derniers taux entre votre devise de base et toutes les devises étrangères configurées, selon un calendrier nocturne quotidien. Les administrateurs peuvent également déclencher jusqu'à deux synchronisations manuelles supplémentaires par jour si nécessaire. Les enregistrements existants restent inchangés sauf si une mise à jour de devise est explicitement appliquée, préservant ainsi l'exactitude historique. [2][3]
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Erreurs courantes
- Verrouillage de la devise de base : La devise de base et le paramètre de pays associé peuvent devenir en lecture seule après la configuration initiale. Si vous avez besoin que votre devise de base diffère de celle par défaut du pays enregistré (par exemple, USD pour une organisation basée aux Émirats arabes unis), sélectionnez le bon pays lors de la configuration initiale, puis mettez à jour le champ pays — avant que l'option ne devienne grisée. [5]
- Les enregistrements historiques ne sont pas mis à jour automatiquement : Lorsque vous modifiez un taux de change, les enregistrements existants conservent le taux en vigueur au moment de leur création. C'est intentionnel pour préserver l'exactitude historique. Utilisez les déclencheurs de mise à jour automatique au niveau des enregistrements ou l'icône manuelle Mettre à jour pour actualiser sélectivement les taux sur des enregistrements spécifiques. [2][3]
- Lacunes dans les permissions : Les utilisateurs sans la permission « Mettre à jour le taux de change » ne verront pas l'icône de mise à jour sur les enregistrements et ne pourront pas actualiser les taux manuellement. Assurez-vous que les profils appropriés disposent de cette permission si vous souhaitez une gestion distribuée des taux. [1]
- Portée de l'automatisation : Les déclencheurs de mise à jour du taux de change au niveau des enregistrements sont distincts de la mise à jour du taux principal de la devise. La configuration des mises à jour automatiques du taux principal ne se répercute pas automatiquement sur tous les enregistrements existants — vous devez également configurer les déclencheurs au niveau des enregistrements si vous souhaitez ce comportement. [1]
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Ce qu'il faut vérifier
- La devise de base est correcte et correspond à la devise de reporting principale de votre organisation avant l'ajout de toute devise étrangère. [5]
- La méthode de mise à jour du taux de change (automatique ou manuelle) est définie pour chaque devise active, et les permissions utilisateur appropriées sont en place pour les membres de l'équipe qui doivent mettre à jour les taux sur les enregistrements. [1]
- Les nouvelles transactions (affaires, devis, commandes de vente, factures) utilisent bien le taux de change le plus récent, confirmant que votre calendrier de mise à jour ou la synchronisation Marketplace fonctionne comme prévu. [2][3]
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*Beam Help est une ressource d'assistance experte indépendante pour les produits Zoho et ne constitue pas le support officiel de Zoho. Vérifiez toujours les paramètres par rapport à votre édition actuelle de Zoho CRM, car la disponibilité des fonctionnalités peut varier selon le plan.*