Les tags dans Zoho CRM fonctionnent comme des identifiants flexibles de type mot-clé que vous pouvez associer à n'importe quel enregistrement, ce qui accélère la recherche, le filtrage, la segmentation et la création de rapports sur vos données. Ce guide — de Beam Help, support expert indépendant pour Zoho (pas le support officiel Zoho) — vous guide à travers les méthodes principales pour ajouter des tags aux enregistrements CRM.
Pourquoi c'est important
Quand votre CRM contient des milliers de contacts, prospects ou transactions, les champs standard seuls ne vous donnent rarement la granularité de filtrage dont vous avez besoin. Les tags vous permettent d'ajouter du contexte supplémentaire aux enregistrements sans créer de nouveaux champs personnalisés. [2] Vous pouvez associer plusieurs tags à un seul enregistrement, et ces tags se répercutent dans les rapports et les vues filtrées, donnant à votre équipe un accès plus rapide aux bonnes données au bon moment. [2]
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Étape par étape
Étape 1. Comprendre ce que font les tags dans Zoho CRM.
Les tags sont des identifiants uniques associés aux enregistrements CRM qui vous aident à rechercher, trier, catégoriser, filtrer et segmenter vos données plus efficacement — pensez-y comme des mots-clés consultables associés à n'importe quel enregistrement. [2] Un seul enregistrement peut contenir plusieurs tags simultanément, donc vous n'êtes pas limité à une catégorie par entrée. [2]
Étape 2. Accédez à l'enregistrement que vous souhaitez taguer.
Ouvrez Zoho CRM et allez au module qui contient votre enregistrement cible (par exemple, Contacts, Prospects, Transactions ou Comptes). Cliquez sur le nom de l'enregistrement pour ouvrir sa vue détaillée.
Étape 3. Ajoutez un tag directement depuis la vue détaillée de l'enregistrement.
Dans l'enregistrement, localisez le champ Tags (généralement affiché près du haut du panneau détaillé ou dans une section dédiée). Cliquez sur le champ, tapez le nom du tag que vous souhaitez appliquer et confirmez. Parce que les tags peuvent être créés à plusieurs endroits dans votre compte CRM, vous n'êtes pas limité à un seul point d'entrée. [2]
Étape 4. Ajoutez des tags en masse depuis une vue de liste.
Si vous devez taguer plusieurs enregistrements à la fois, allez à la vue de liste du module, sélectionnez les cases à cocher à côté des enregistrements pertinents, et utilisez le menu d'actions en masse pour appliquer un tag. C'est l'approche la plus efficace pour catégoriser un grand segment d'enregistrements après une importation ou une campagne. [2]
Étape 5. Utilisez les tags pour filtrer et travailler avec les enregistrements.
Une fois les tags appliqués, vous pouvez filtrer n'importe quelle vue de liste de module par tag, transférer les tags lors de la conversion d'un enregistrement (par exemple, Prospect → Contact), et créer des rapports qui segmentent les données par tag. [2] Ces capacités rendent les tags bien plus puissants qu'une simple étiquette.
Étape 6 (Avancé). Ajoutez ou mettez à jour les tags par programmation via le SDK JS.
Si vous créez un widget intégré Zoho CRM ou une application personnalisée, vous pouvez mettre à jour les tags sur un enregistrement en utilisant ZOHO.CRM.API.updateRecord depuis le SDK JS (version 1.2 / ZohoEmbeddedAppSDK). [1] Transmettez les valeurs de tag dans le cadre de la charge utile de l'enregistrement dans votre appel API. C'est utile quand vous voulez que l'attribution de tags se fasse automatiquement en fonction des actions de l'utilisateur dans un widget. [1]
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Pièges courants
- Confondre les tags CRM avec les tags dans d'autres produits Zoho. Les extraits de contexte confirment que Zoho Survey, Zoho Sprints et Zoho Books ont chacun leurs propres systèmes de tagging. [7][4][6] Les tags créés dans un produit n'apparaissent pas automatiquement dans Zoho CRM — gardez vos stratégies de tagging spécifiques à chaque produit.
- Oublier les paramètres de transfert de tags lors de la conversion d'enregistrements. Zoho CRM prend en charge le transfert des tags quand un Prospect est converti en Contact, Compte ou Transaction, mais ce comportement doit être vérifié dans les paramètres de votre compte avant de s'y fier dans un workflow. [2]
- Les mises à jour de tags du SDK ne se reflètent pas immédiatement. Quand vous utilisez
ZOHO.CRM.API.updateRecordpour écrire les tags par programmation, assurez-vous que votre widget dispose des bonnes permissions d'API CRM; les permissions manquantes échoueront silencieusement ou retourneront une erreur. [1] - Noms de tags dupliqués ou incohérents. Parce que les tags peuvent être créés librement à partir de plusieurs endroits dans CRM, les équipes se retrouvent parfois avec des tags quasi-identiques (par exemple, « VIP » vs « vip » vs « V.I.P. »). Établissez une convention de nommage tôt et auditez périodiquement votre liste de tags.
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Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que les tags sont visibles sur la vue détaillée de l'enregistrement après l'enregistrement — actualisez la page si le champ de tag ne se met pas à jour immédiatement.
- Exécutez une vue de liste filtrée en utilisant le nouveau tag pour vérifier que tous les enregistrements prévus apparaissent et qu'aucun enregistrement non prévu n'est inclus. [2]
- Si vous utilisez le SDK, enregistrez la réponse API de
ZOHO.CRM.API.updateRecordpour confirmer que la charge utile de tag a été acceptée sans erreurs avant de déployer en production. [1]