Zoho Desk almacena la información de las cuentas en múltiples vistas e integraciones, pero recuperar el historial de cuentas requiere comprender dónde residen esos datos y cómo acceder a ellos. Esta guía le muestra cómo encontrar registros de cuentas, ver sus detalles y recuperar cuentas eliminadas cuando sea necesario.
Por qué esto es importante
Los agentes de soporte necesitan acceso rápido al historial de cuentas para comprender el contexto del cliente, resolver problemas más rápido y mantener la continuidad del servicio. Ya sea que esté buscando una cuenta específica, revisando interacciones pasadas o recuperando registros eliminados accidentalmente, conocer el método de recuperación correcto ahorra tiempo y previene la pérdida de datos.
Paso a paso
Paso 1. Navegue a su lista de cuentas.
Abra Zoho Desk y vaya a Clientes > Cuentas en el menú principal. Esto muestra todas las cuentas activas en su sistema.[4]
Paso 2. Elija su formato de vista preferido.
Zoho Desk ofrece tres formas de mostrar las cuentas. La Vista de Tabla muestra la información de la cuenta en formato de hoja de cálculo con columnas para el nombre de la cuenta, industria, teléfono, propietario y tipo de cuenta, ideal para escanear varios registros a la vez. La Vista de Cuadrícula muestra las cuentas como tarjetas individuales que muestran detalles esenciales como el nombre, el teléfono y el propietario. La Vista de Lista presenta una visualización lineal compacta.[4] Seleccione el formato que le ayude a encontrar la cuenta más rápido.
Paso 3. Personalice las columnas para ver lo que importa.
Si está utilizando la Vista de Tabla, haga clic en el icono Seleccionar Columnas junto al encabezado de la columna. Marque o desmarque los campos para mostrar solo la información que necesita y arrastre las columnas para reordenarlas. Sus personalizaciones se aplican a todos los usuarios con acceso a esa vista.[4]
Paso 4. Busque o filtre una cuenta específica.
Utilice la función de búsqueda para localizar una cuenta por nombre u otros criterios. Puede ordenar los resultados por Hora de Modificación (para ver primero los registros modificados recientemente) o por Relevancia (basado en coincidencias de palabras clave en el registro).[8] Por defecto, se muestran 10 registros por página, pero puede aumentar esto a 50 usando el icono Más Acciones.
Paso 5. Abra la vista de detalles de la cuenta.
Haga clic en el nombre de una cuenta para abrir su registro completo. Esto muestra toda la información asociada, contactos vinculados, tickets y actividades relacionadas.[4]
Paso 6. Sincronice los últimos datos de Zoho CRM (si está integrado).
Si su Zoho Desk está conectado a Zoho CRM, los detalles de la cuenta pueden sincronizarse según un horario. Para obtener la información más reciente de inmediato, haga clic en el icono Más Acciones ( … ) y seleccione Actualizar desde Zoho CRM, luego haga clic en Continuar.[1] Esto extrae los últimos campos de teléfono, correo electrónico, fax, sitio web, industria, ingresos, dirección y descripción de su CRM.
Paso 7. Recupere una cuenta eliminada.
Si se eliminó una cuenta, vaya a Configuración > Administración de Datos > Papelera de Reciclaje. Seleccione Cuentas del menú desplegable en la parte superior. Busque la cuenta que desea restaurar y haga clic en Restaurar desde la esquina superior derecha, luego haga clic en Proceder para confirmar.[5] Tenga en cuenta que cuando se restaura una cuenta, sus contactos se desasociarán; si un contacto tenía esta cuenta marcada como principal, una de sus cuentas secundarias se convertirá en la principal en su lugar.[5]
Errores comunes
Las cuentas eliminadas no se pueden recuperar una vez que un administrador las elimina permanentemente de la Papelera de Reciclaje.[5] Siempre verifique que desea eliminar permanentemente una cuenta antes de dar ese último paso. Además, si elimina una cuenta que tiene contactos asociados, esos contactos también se moverán a la Papelera de Reciclaje; los contactos vinculados solo a esa cuenta se eliminarán por completo.[5]
Al sincronizar con Zoho CRM, recuerde que las actualizaciones manuales funcionan junto con su horario de sincronización regular y no anulan la configuración de sincronización existente.[1]
Qué verificar
- Confirme que la cuenta aparece en la vista elegida y muestra las columnas que necesita.
- Si sincroniza desde CRM, verifique que los campos de teléfono, correo electrónico y dirección se actualizaron correctamente después de hacer clic en Actualizar desde Zoho CRM.
- Si recupera una cuenta eliminada, verifique que los contactos asociados se hayan restaurado y que las asignaciones de cuentas principales sean correctas.
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*Beam Help — soporte experto independiente para Zoho. Este artículo no es soporte oficial de Zoho.*