Zoho Desk permite a los agentes revisar la información de las cuentas mediante una combinación de vistas de lista integradas y opciones de sincronización manual de datos que muestran los detalles más actualizados de sistemas conectados como Zoho CRM.
Por qué esto es importante
Cuando tu equipo de soporte necesita una visión rápida de los detalles clave de una cuenta —sector, ingresos, propietario del contacto o tickets vinculados— saber dónde buscar y cómo actualizar esos datos ahorra tiempo y evita que los agentes trabajen con registros desactualizados. Esto es especialmente relevante cuando Zoho Desk está integrado con Zoho CRM, donde los datos de la cuenta pueden ser actualizados con frecuencia por tu equipo de ventas. Hacerlo correctamente garantiza que los agentes siempre tengan el contexto preciso antes de interactuar con un cliente.
Paso a paso
Paso 1. Ve a la pestaña Customer en Zoho Desk y selecciona Accounts en el submenú. Esto muestra la lista de cuentas, donde puedes elegir entre varios formatos de visualización según cómo prefieras revisar los datos. [5]
Paso 2. Selecciona el tipo de vista que se adapte a tu flujo de trabajo. La List View muestra cada cuenta como una fila compacta con información básica visible de un vistazo. La Grid View presenta las cuentas como tarjetas individuales, cada una con campos clave como nombre de cuenta, teléfono, propietario e industria. La Table View organiza las cuentas en un diseño similar a una hoja de cálculo, con cada fila representando una cuenta y cada columna mostrando una propiedad específica como nombre de cuenta, industria, número de teléfono, propietario y tipo de cuenta. [5]
Paso 3. Para personalizar qué columnas aparecen en la Table View, haz clic en el icono Select Columns junto al encabezado de columna (al lado de *Account Name*). En la ventana que se abre, marca los campos que deseas mostrar, desmarca los que no necesitas y arrastra y suelta las columnas para reordenarlas. Haz clic en Save para aplicar. Ten en cuenta que la columna Account Name es obligatoria y no puede eliminarse, y los campos de texto multilínea o área de texto no pueden añadirse a esta vista. [5]
Paso 4. Para controlar cuántos registros de cuenta aparecen por página, haz clic en el icono More Actions para ajustar el número de visualización. De forma predeterminada, Zoho Desk muestra 10 registros por página. [5]
Paso 5. Si tu portal está integrado con Zoho CRM y necesitas las estadísticas de cuenta más actualizadas —como Annual Revenue, Industry, Phone, Email, Fax, Website o campos de dirección— abre el registro de cuenta específico que deseas actualizar. [2]
Paso 6. Dentro del registro de cuenta, haz clic en el icono More Actions ( … ) y selecciona Update from Zoho CRM, luego haz clic en Continue. Esto activa una extracción inmediata de los datos más recientes de Zoho CRM sin afectar la configuración de sincronización programada existente. [2]
Paso 7. Para identificar qué cuentas ya están vinculadas a Zoho CRM, regresa a Customers > Accounts y busca en el panel izquierdo bajo *All Views*. Selecciona la vista predefinida Contacts Mapped with CRM (o su equivalente para cuentas) para filtrar los registros según su estado de sincronización con CRM. [2]
Paso 8. Si tu organización utiliza la integración con Zoho FSM, también puedes ver la actividad de servicio de campo asociada a una cuenta. Abre un registro de cuenta, haz clic en la pestaña Zoho FSM y revisa las Requests, Estimates, Work Orders, Service Appointments y Assets vinculados que hayan sido creados o asociados desde FSM. [1]
Errores comunes
- Desvincular contactos antes que cuentas: Si intentas desvincular una cuenta de Zoho FSM mientras aún tiene contactos asociados, encontrarás un error. Primero debes ir a la pestaña Contacts dentro de esa cuenta y desvincular cada contacto individualmente antes de poder desvincular la cuenta. [1]
- Enviar contactos sin una cuenta vinculada: Al enviar un Contact de Zoho Desk a Zoho FSM, si la Account principal de Zoho Desk aún no ha sido enviada o vinculada a una Company de Zoho FSM, la operación fallará. Resuelve esto vinculando o enviando primero la cuenta a FSM antes de intentarlo con el contacto. [6]
- Limitaciones de columnas en la Table View: Los campos de texto multilínea y los campos de área de texto no pueden añadirse como columnas en la Table View, por lo que ciertos campos descriptivos de la cuenta no serán visibles en ese diseño. [5]
- La sincronización manual con CRM no es un reemplazo: Usar Update from Zoho CRM obtiene los datos de inmediato, pero no modifica la programación de sincronización configurada. Ambos procesos funcionan de forma independiente. [2]
Qué verificar
- Confirma que los campos de cuenta que necesitas (p. ej., Annual Revenue, Industry, Phone) estén mapeados entre Zoho CRM y Zoho Desk y que aparezcan correctamente después de una sincronización manual. [2]
- Verifica que las selecciones de columnas de la Table View se hayan guardado y sean visibles para todos los agentes que comparten acceso a esa vista, ya que las personalizaciones se aplican a toda la organización. [5]
- Si las estadísticas relacionadas con FSM no aparecen en un registro de cuenta, comprueba que la cuenta haya sido vinculada o enviada correctamente a Zoho FSM y que los registros FSM asociados aparezcan bajo la pestaña Zoho FSM. [1]
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*Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para productos Zoho y no es el soporte oficial de Zoho. Para problemas a nivel de plataforma, verifica siempre con los canales de soporte propios de Zoho.*