Zoho Desk te permite rastrear y monitorear el progreso de tareas, llamadas y eventos a través de su módulo de Actividades, brindándote visibilidad sobre la finalización del trabajo, los plazos y los niveles de prioridad. Esta guía explica cómo acceder y revisar los detalles de ejecución de las actividades de tu equipo.
Por qué esto es importante
Los equipos de soporte necesitan mantenerse al tanto de la finalización de tareas y el progreso de las actividades para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio y asegurarse de que nada quede sin atender. Monitorear la ejecución te ayuda a identificar cuellos de botella, rastrear lo que se ha completado y ver qué vence hoy—todo ello fundamental para mantener la responsabilidad del equipo y la satisfacción del cliente.
Paso a paso
Paso 1. Navega al módulo de Actividades
Abre Zoho Desk y dirígete a la sección de Actividades. Aquí es donde puedes crear y hacer seguimiento de todas las tareas, llamadas y eventos asociados a tus operaciones de soporte [1].
Paso 2. Revisa los detalles de la actividad
Cada registro de actividad muestra información esencial, incluidos la hora de inicio, la duración, el nivel de prioridad, el estado y otros parámetros clave [1]. Haz clic en cualquier actividad para ver los detalles completos de ejecución y confirmar si el trabajo avanza según lo esperado.
Paso 3. Usa las vistas de tareas predefinidas
Zoho Desk ofrece una lista de vistas de tareas predefinidas que te permiten filtrar actividades por estado de finalización [1]. Por ejemplo, puedes obtener rápidamente una lista de tareas completadas o una lista de tareas que vencen hoy, lo que te da una visión general del estado de ejecución en todo tu equipo.
Paso 4. Busca actividades específicas
Si necesitas localizar una actividad en particular, usa la opción de Búsqueda en Zoho Desk para encontrar registros en diferentes módulos sin tener que desplazarte por toda la lista [1]. Esto ahorra tiempo cuando necesitas verificar los detalles de ejecución de un ticket o contacto específico.
Paso 5. Crea vistas personalizadas para el monitoreo
Puedes crear vistas de lista personalizadas para filtrar actividades según criterios específicos—como prioridad, responsable o fecha de vencimiento [1]. Esto te permite construir un panel personalizado que destaque las métricas de ejecución más importantes para tu equipo.
Errores comunes
- Acumular demasiadas vistas personalizadas: Con el tiempo, crear muchas vistas personalizadas puede dificultar la localización de los filtros más utilizados. Revisa periódicamente y archiva las vistas que ya no necesites para mantener tu espacio de trabajo organizado [1].
- Ignorar los metadatos de la actividad: Recuerda que cada registro de actividad contiene múltiples datos (hora de inicio, duración, prioridad, estado). No te bases en un solo campo—revisa el registro completo para obtener una imagen completa del progreso de ejecución.
Qué verificar
- Confirma que las tareas de tu equipo muestren el estado correcto (completada, en progreso o pendiente) y que las fechas de vencimiento estén alineadas con tus compromisos de servicio.
- Verifica que los niveles de prioridad estén configurados adecuadamente para que el trabajo de alta urgencia sea visible y no pase desapercibido.
- Revisa si tus vistas personalizadas están filtrando las actividades según lo previsto y archiva las vistas que ya no se usen con regularidad.
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*Este artículo es proporcionado por Beam Help — soporte experto independiente para Zoho. No somos el soporte oficial de Zoho.*