Zoho Desk no cuenta con una función dedicada a la gestión de "Temas" en el sentido tradicional. En cambio, Zoho Desk organiza el trabajo a través de su módulo de Actividades, que incluye tareas, llamadas y eventos: los elementos de trabajo principales que tu equipo de soporte gestiona a diario.
Por qué esto es importante
Entender cómo trabajar con las actividades en Zoho Desk es fundamental, ya que estas son las unidades de trabajo centrales que tu equipo rastrea y completa. Ya sea que estés organizando seguimientos con clientes, programando revisiones internas o registrando interacciones de soporte, saber cómo crear, asignar y gestionar estos elementos mantiene tus operaciones de soporte funcionando sin problemas y garantiza que nada quede sin atender.
Cómo se organizan las actividades en Zoho Desk
El módulo de Actividades en Zoho Desk funciona como tu centro de control para gestionar los elementos de trabajo. Las actividades incluyen tareas, llamadas y eventos, cada uno representando distintos tipos de acciones que tu equipo necesita completar.[8] Cada actividad contiene información esencial como la hora de inicio, la duración, el nivel de prioridad y el estado, a los que puedes acceder directamente desde el registro.[2]
Las tareas son piezas de trabajo específicas que deben completarse dentro de un plazo definido.[8] Pueden ser independientes (como enviar un documento de seguimiento) o estar asociadas a un ticket.[8] Los agentes pueden crear tareas y asignárselas a sí mismos o a otros miembros del equipo.[8]
Las llamadas representan las interacciones con los clientes por teléfono y te ayudan a rastrear el volumen y la naturaleza de las solicitudes de soporte recibidas.[8]
Los eventos son actividades programadas con un lugar, hora y duración específicos, útiles para planificar reuniones de equipo o citas con clientes.[8]
Paso a paso: Crear y gestionar tareas
Paso 1. Navega al módulo de Actividades. Abre Zoho Desk y selecciona la sección de Actividades desde tu menú principal. Aquí encontrarás la página de inicio de Tareas, donde se listan todas las tareas.[2]
Paso 2. Crea una nueva tarea. Haz clic en la opción para agregar una nueva tarea. Puedes crear una tarea independiente o asociarla a un ticket existente, según las necesidades de tu flujo de trabajo.[2]
Paso 3. Asigna un responsable de la tarea. Cada tarea requiere un responsable: alguien encargado de completarla.[8] Al crear una tarea, asígnala a ti mismo o a otro agente de tu equipo. Ten en cuenta que las tareas también pueden asignarse automáticamente mediante reglas de automatización.[8]
Paso 4. Configura los detalles de la tarea. Completa la descripción de la tarea, el nivel de prioridad, la fecha de vencimiento y cualquier otro parámetro relevante. Estos detalles ayudan a tu equipo a comprender el alcance y la urgencia del trabajo.[2]
Paso 5. Usa las vistas de tareas para hacer seguimiento del progreso. Zoho Desk ofrece vistas de tareas predefinidas que te permiten ver, por ejemplo, una lista de tareas completadas o tareas con vencimiento hoy.[2] Esto te ayuda a monitorear el progreso del equipo sin revisar manualmente cada registro.
Búsqueda y filtrado de actividades
Para localizar tareas o actividades específicas rápidamente, utiliza la opción de Búsqueda en Zoho Desk. Puedes buscar en módulos, incluido el de Actividades, sin necesidad de desplazarte por listas completas, lo que ahorra tiempo cuando necesitas encontrar un registro en particular.[2]
También puedes crear vistas de lista personalizadas para filtrar actividades según criterios específicos; por ejemplo, mostrar solo las tareas de alta prioridad asignadas a un agente en particular. Con el tiempo, es posible que acumules muchas vistas personalizadas; puedes archivar las que no uses para mantener tu interfaz ordenada y facilitar la localización de las vistas más utilizadas.[2]
Qué verificar
- Comprueba que cada tarea tenga un responsable claramente asignado y que dicho responsable entienda su obligación de completarla.
- Confirma que tus vistas de tareas más utilizadas sean fácilmente accesibles y que las vistas archivadas no estén saturando tu interfaz.
- Revisa tus reglas de automatización para asegurarte de que las tareas se estén asignando de acuerdo con el flujo de trabajo de tu equipo (por ejemplo, asignación automática según la disponibilidad del agente o el tipo de ticket).
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*Este artículo es proporcionado por Beam Help — soporte experto e independiente para Zoho. No somos el soporte oficial de Zoho.*