Gestionar sesiones en Zoho Desk implica supervisar las sesiones de inicio de sesión activas para la seguridad de la cuenta, así como rastrear las actividades de los agentes y los elementos de trabajo vinculados a los tickets de clientes — aquí te mostramos cómo manejar ambos de manera efectiva.
Por qué esto es importante
Si sospechas acceso no autorizado a tu cuenta de Zoho, o simplemente deseas auditar quién está conectado y desde dónde, la gestión de sesiones es tu primera línea de defensa. Del mismo modo, el módulo Actividades de Zoho Desk permite a los agentes rastrear tareas, llamadas y eventos vinculados a tickets, lo que proporciona a los supervisores visibilidad del trabajo en curso. Como expertos independientes en Beam Help (no soporte oficial de Zoho), vemos que estas dos áreas se confunden regularmente — esta guía cubre ambas.
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Paso a paso
Paso 1. Revisa y termina las sesiones de inicio de sesión activas
Para auditar quién está actualmente conectado a tu cuenta de Zoho, navega a accounts.zoho.com y ve a Sessions > Active Sessions. Desde aquí puedes ver una lista de dispositivos junto con los detalles de su sesión, y cerrar sesión desde cualquier sesión que no reconozcas. Si sospechas una brecha de seguridad, puedes finalizar todas las sesiones a la vez y luego actualizar inmediatamente tu contraseña. [5]
Paso 2. Gestiona sesiones desde la aplicación OneAuth
Si utilizas la aplicación de autenticación multifactor OneAuth de Zoho, también puedes revisar y terminar sesiones conectadas directamente desde esa aplicación — una opción conveniente cuando estás lejos de un navegador de escritorio. [5]
Paso 3. Accede al módulo Actividades en Zoho Desk
Para la gestión del trabajo diario dentro de Zoho Desk, abre el módulo Actividades. Este es el centro neurálgico donde los agentes pueden crear y monitorear tareas, llamadas y eventos. Cada registro de actividad almacena información clave como la hora de inicio, duración, nivel de prioridad y estado actual. [3]
Paso 4. Crea y asigna tareas vinculadas a tickets
Dentro del módulo Actividades, crea una Tarea y asóciala con un ticket específico — por ejemplo, una tarea etiquetada como "Investigar error reportado" vinculada al ticket de soporte relevante. Las tareas también pueden existir como elementos independientes si no están vinculadas a un ticket en particular. Puedes establecer una fecha de vencimiento, prioridad y asignar un propietario para que la responsabilidad sea clara. [3] [4]
Paso 5. Programa y rastrea eventos
Utiliza la sección Eventos dentro de Actividades para registrar interacciones basadas en calendario como reuniones con clientes o demostraciones de productos. Cada evento tiene una fecha, hora y duración programadas. Puedes configurar recordatorios para que los agentes reciban notificaciones antes de que comience el evento. [3]
Paso 6. Usa vistas de tareas para monitorear el progreso
Zoho Desk proporciona vistas de tareas predefinidas — por ejemplo, una vista que muestra solo tareas vencidas hoy, o solo tareas completadas. También puedes crear vistas personalizadas filtradas por criterios relevantes para tu equipo, lo que facilita identificar trabajo vencido o sin asignar de un vistazo. [4]
Paso 7. Marca actividades irrelevantes como spam
Si tu módulo Actividades acumula ruido de entradas automatizadas o erróneas, puedes marcar llamadas, tareas o eventos individuales como Spam para mantener la lista limpia. Cada actividad aún retiene sus metadatos principales (hora de inicio, duración, prioridad, estado) incluso antes de ser marcada. [4]
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Errores comunes
- Confundir sesiones a nivel de cuenta con actividades de Desk. Las sesiones de cuenta (gestionadas en accounts.zoho.com) controlan quién está conectado a la plataforma Zoho. Las Actividades de Desk rastrean elementos de trabajo dentro del centro de ayuda. Son preocupaciones separadas. [5] [3]
- Olvidar archivar vistas personalizadas no utilizadas. Con el tiempo, las vistas de actividades personalizadas pueden acumularse y ralentizar la navegación. Zoho Desk proporciona una opción de archivado para ocultar vistas que ya no necesitas sin eliminarlas permanentemente. [4]
- No actuar rápidamente en sesiones sospechosas. Si detectas un dispositivo no reconocido en Sesiones Activas, cerrar sesión solo en esa sesión no es suficiente — actualiza tu contraseña y considera habilitar un modo MFA adicional como respaldo. [5]
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Qué verificar
- Confirma que todas las sesiones activas sean dispositivos reconocidos revisando la lista de Sesiones en accounts.zoho.com y terminando cualquier entrada desconocida. [5]
- Verifica que las tareas abiertas en Zoho Desk tengan propietarios y fechas de vencimiento asignadas, para que ningún elemento de trabajo vinculado a un ticket quede desatendido. [3] [4]
- Comprueba que tus vistas de actividades personalizadas sean actuales y relevantes, archivando cualquiera que ya no se use para mantener el módulo Actividades navegable. [4]