La papelera de reciclaje de Zoho Desk es un área centralizada para registros eliminados, que ofrece a los usuarios autorizados una oportunidad para recuperar datos antes de que desaparezcan para siempre. Esta guía — de Beam Help, soporte experto independiente para Zoho (no soporte oficial de Zoho) — te guía a través del acceso, restauración y eliminación permanente de elementos de la papelera.
Por qué es importante
Los borrados accidentales suceden: un ticket cerrado por error, un contacto eliminado por el agente equivocado, o una actividad borrada durante una limpieza masiva. La papelera de reciclaje en Zoho Desk cubre registros de múltiples módulos — Tickets, Contactos, Cuentas, Actividades, Contratos y módulos personalizados — por lo que entender cómo gestionarla protege tus datos de soporte y mantiene intacto el flujo de trabajo de tu equipo. [1]
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Paso a paso
Paso 1. Navega a la papelera de reciclaje.
En Zoho Desk, ve a Setup > Data Administration > Recycle Bin. Este es el único lugar donde se mantienen temporalmente los registros eliminados de todos los módulos compatibles hasta que se restauren o se eliminen permanentemente. [1]
Paso 2. Filtra por módulo.
Una vez dentro de la papelera de reciclaje, utiliza el menú desplegable en la barra superior para seleccionar el módulo con el que deseas trabajar — por ejemplo, Calls, Tasks, Events, u otro módulo compatible. Filtrar por módulo facilita mucho la localización de registros eliminados específicos sin tener que desplazarte por todo a la vez. [5][6]
Paso 3. Selecciona los registros en los que deseas actuar.
Marca la casilla junto a uno o más registros en la lista. Puedes seleccionar elementos individuales o usar una opción de selección masiva para manejar múltiples registros al mismo tiempo. [5][7]
Paso 4. Restaura registros.
Con tus registros seleccionados, haz clic en Restore en la esquina superior derecha de la página. Aparecerá un mensaje de confirmación — haz clic en Proceed para finalizar la restauración. Los registros se devolverán a su módulo original en Zoho Desk. [5][6][7]
> Nota importante sobre la restauración: Cuando restauras un registro, sus registros asociados también se devuelven automáticamente. Por ejemplo, restaurar una tarea también restaurará sus contactos y tickets vinculados. [7]
Paso 5. Elimina permanentemente los registros.
Si estás seguro de que un registro ya no es necesario, selecciónalo y haz clic en Delete desde la esquina superior derecha de la página. Aparecerá un diálogo de confirmación — haz clic en OK para confirmar. Una vez eliminado permanentemente, el registro no puede ser recuperado de ninguna manera. [5][6]
Paso 6. Repite para otros módulos.
Vuelve al menú desplegable de módulos en la parte superior de la página de la papelera de reciclaje y cambia a otro módulo (por ejemplo, de Calls a Tasks o Events) para gestionar registros eliminados en el resto de tus datos de Zoho Desk. [6]
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Errores comunes
- La eliminación permanente es irreversible. Una vez que confirmas la eliminación permanente, no hay forma de recuperar esos registros — ni siquiera contactando al soporte. Siempre verifica tu selección antes de hacer clic en OK. [5][6]
- Los registros asociados se restauran juntos. Esto suele ser útil, pero ten en cuenta que restaurar un registro puede devolver elementos relacionados que no tenías intención de restaurar. Revisa los registros vinculados antes de confirmar. [7]
- El acceso está restringido por rol. No todos los agentes pueden acceder a la papelera de reciclaje. Solo los usuarios autorizados tienen permiso para ver, restaurar o eliminar permanentemente registros de ella. Si no puedes ver la opción de papelera de reciclaje bajo Setup > Data Administration, consulta con tu administrador de Zoho Desk sobre los permisos de tu rol. [1]
- Las actividades abarcan múltiples subtipos. Al gestionar actividades eliminadas, recuerda que el menú desplegable cubre llamadas, tareas, *y* eventos como selecciones separadas — necesitarás cambiar entre ellas para gestionar cada tipo de actividad individualmente. [6]
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Qué verificar
- Confirma que el módulo correcto está seleccionado en el menú desplegable de la papelera de reciclaje antes de realizar cualquier acción masiva, para evitar restaurar o eliminar accidentalmente registros del área equivocada.
- Verifica los registros asociados después de una restauración para asegurar que no se hayan devuelto elementos vinculados no intencionados (contactos, tickets, tareas) a módulos activos. [7]
- Comprueba los permisos de usuario si la papelera de reciclaje no es visible bajo Setup > Data Administration — un administrador necesitará otorgar el nivel de acceso apropiado antes de que la función pueda usarse. [1]