Zoho Desk ofrece dos enfoques distintos para manejar contactos no deseados: marcarlos como spam (lo que los mantiene en tu sistema pero aísla sus tickets) o eliminarlos permanentemente. Comprender la diferencia es crucial porque cada método cumple un propósito diferente y tiene consecuencias distintas.
Por qué esto es importante
Si tu bandeja de entrada de soporte está inundada de boletines informativos, correos electrónicos promocionales o intentos de phishing maliciosos, los contactos spam pueden enterrar los problemas legítimos de los clientes. Marcar contactos como spam evita que sus tickets actuales y futuros abarroten tu cola principal, mientras que la eliminación es apropiada cuando deseas eliminar por completo un contacto y todos los registros asociados de Zoho Desk. Elegir el enfoque correcto depende de si podrías necesitar consultar el historial del contacto más adelante.
Paso a paso: Marcar un contacto como spam
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoho Desk y navega al módulo Clientes.[1]
Paso 2. Abre el contacto que deseas marcar como spam.[1]
Paso 3. Haz clic en el ícono Más acciones (tres puntos) en la esquina superior derecha de la página.[1]
Paso 4. Selecciona Marcar como spam en el menú desplegable.[1]
Paso 5. Haz clic en Marcar como spam para confirmar tu selección.[1]
Una vez marcados, todos los tickets actuales y futuros de ese contacto se etiquetarán como spam y se moverán a la vista de Contactos Spam.[1] Al contacto también se le denegará el acceso a tu centro de ayuda, y se revocarán los tickets que haya compartido con otros departamentos.[1] Si el contacto tiene cuentas duplicadas que usan la misma dirección de correo electrónico, esas también se marcarán como spam.[1]
Paso a paso: Eliminar un contacto permanentemente
Paso 1. Abre el contacto que deseas eliminar desde el módulo Clientes.[4]
Paso 2. Haz clic en el ícono Más acciones desde el panel superior.[4]
Paso 3. Selecciona Eliminar en el menú.[4]
Paso 4. Haz clic en Eliminar para confirmar.[4]
Cuando eliminas un contacto, todos sus tickets, actividades y entradas de tiempo se mueven a la Papelera de reciclaje.[4] Ten en cuenta que no puedes eliminar contactos que se agregaron como usuarios finales.[4]
Paso a paso: Desmarcar un contacto como spam
Si necesitas revertir una marca de spam, el proceso es sencillo.
Paso 1. Ve al módulo Clientes.[1]
Paso 2. En el panel izquierdo, bajo *Todas las vistas*, selecciona Contactos Spam.[1]
Paso 3. Abre el contacto que deseas desmarcar.[1]
Paso 4. Haz clic en No es spam en la parte inferior de la página de Detalles del contacto.[1]
Paso 5. Aparecerá una ventana de confirmación. Marca Desmarcar también los tickets existentes de este contacto como spam si deseas restaurar sus tickets anteriores a su estado normal.[1]
Paso 6. Haz clic en Aceptar para confirmar.[1]
Detección automática de spam
Zoho Desk también puede manejar la detección de spam sin intervención manual. Por defecto, el sistema escanea todos los tickets entrantes y marca automáticamente los sospechosos como spam, moviéndolos a la vista de Tickets Spam para que no abarroten tu cola regular.[1] Los administradores (y los agentes con *Permisos generales de administración*) pueden habilitar o deshabilitar esta función y elegir entre tres estrategias de detección: marcar solo los tickets sospechosos como spam sin marcar al contacto, marcar automáticamente tanto los tickets como los contactos, o marcar los tickets como spam mientras se conservan los contactos que tienen otros tickets válidos.[3] Para configurar esto, ve a Configuración > Personalización > Configuración general, selecciona Contactos en el panel izquierdo y activa o desactiva la opción.[3]
*Nota: Beam Help es un soporte experto independiente para Zoho, no es soporte oficial de Zoho.*
Errores comunes
Marcar un contacto como spam es permanente hasta que lo desmarques manualmente; no hay reversión automática. Si eliminas un contacto por error, sus datos van a la Papelera de reciclaje, pero es posible que no sean recuperables según tu configuración de retención. Además, marcar un contacto como spam afecta a todas las cuentas duplicadas con la misma dirección de correo electrónico, así que verifica que no estás bloqueando a usuarios legítimos antes de confirmar.
Qué verificar
- Confirma que el contacto es realmente spam antes de marcarlo o eliminarlo: revisa su historial de tickets y el dominio de correo electrónico en busca de signos de phishing o actividad de bots.
- Si marcaste un contacto como spam, verifica que ya no aparezca en tu lista principal de Clientes y que sus tickets se hayan movido a Contactos Spam.
- Después de la eliminación, revisa la Papelera de reciclaje para asegurarte de que el contacto fue eliminado y confirma que no se perdieron tickets legítimos.