Recuperar usuarios del portal en Zoho CRM te permite ver, gestionar y controlar el acceso de partes interesadas externas como clientes, socios e inversores que interactúan con tu organización a través de un portal dedicado. Los usuarios del portal son distintos de los usuarios internos del hub y requieren flujos de trabajo de gestión específicos.
Por qué esto es importante
Los usuarios del portal representan una extensión crítica de tu entorno Zoho CRM, permitiéndote compartir datos selectivos con partes externas mientras mantienes la seguridad y el control. Entender cómo recuperar y ver estos usuarios es esencial cuando necesitas auditar el acceso al portal, gestionar permisos, solucionar problemas de usuarios o prepararte para operaciones masivas como importar usuarios a otras aplicaciones Zoho.
Paso a paso
Paso 1. Accede a la interfaz de gestión del portal
Inicia sesión en tu cuenta de Zoho CRM y navega a la configuración del portal o sección de portales personalizados. La ubicación exacta depende de tu variante de producto Zoho—algunas organizaciones gestionan portales a través de paneles de administración dedicados, mientras que otras los acceden a través del menú de navegación principal. [5]
Paso 2. Localiza la pestaña Usuarios
Una vez que hayas abierto tu portal, busca la pestaña Usuarios. Esta pestaña muestra todos los usuarios activos del portal asociados a esa instancia de portal específica. [5] Los usuarios del portal son individuos externos con los que has elegido compartir conocimiento organizacional o datos de proyectos, típicamente incluyendo socios, clientes, inversores y otras partes interesadas externas. [4]
Paso 3. Revisa la lista de usuarios
La pestaña Usuarios presentará una lista de todos los usuarios del portal actualmente asignados a ese portal. Cada entrada típicamente muestra la dirección de correo electrónico del usuario y metadatos asociados. Puedes ver detalles del usuario, incluyendo su tipo de perfil y rol asignado. [2] Los usuarios del portal tienen una designación de tipo de usuario distinta (por ejemplo, "Usuario del Portal de Cliente") y se asignan a un perfil y rol específicos del portal, lo que difiere de los usuarios internos regulares. [2]
Paso 4. Usa filtrado o búsqueda (si está disponible)
Si tu portal contiene muchos usuarios, usa cualquier funcionalidad de búsqueda o filtrado disponible para reducir la lista por correo electrónico, nombre o estado. Esto te ayuda a localizar rápidamente usuarios específicos sin desplazarte por toda la lista.
Paso 5. Verifica el estado y los roles del usuario
Desde la lista de usuarios, puedes identificar el estado actual de cada usuario (activo o inactivo) y su rol asignado dentro del portal. Haz clic en el icono Más opciones junto a la dirección de correo electrónico de un usuario para ver acciones adicionales. [5]
Paso 6. Exporta o documenta la lista
Si necesitas recuperar usuarios del portal para propósitos de informes, auditoría o integración, toma nota de los detalles del usuario o exporta la lista si tu instancia de Zoho CRM admite funcionalidad de exportación CSV. Esto es particularmente útil si planeas importar estos usuarios a otras aplicaciones Zoho como Zoho Projects. [1]
Errores comunes
- Confundir usuarios del portal con usuarios del hub: Los usuarios del portal son partes interesadas externas, mientras que los usuarios del hub son miembros internos de la organización. [4] Asegúrate de que estés viendo el tipo de usuario correcto para tu caso de uso.
- Pasar por alto el estado del usuario: Un usuario puede aparecer en la lista pero estar desactivado. Siempre verifica la columna de estado para confirmar si un usuario está activo antes de solucionar problemas de acceso. [5]
- Olvidar los requisitos de permisos: Solo los usuarios con el rol administrativo apropiado pueden ver y gestionar usuarios del portal. Si no puedes ver la pestaña Usuarios, verifica que tu cuenta tenga los permisos necesarios.
Qué verificar
- Confirma que todos los usuarios del portal esperados aparezcan en la pestaña Usuarios y que su estado (activo/inactivo) coincida con tus registros.
- Verifica que el rol asignado de cada usuario se alinee con el nivel de acceso que deberían tener dentro del portal.
- Si planeas importar estos usuarios a otro producto Zoho, asegúrate de haber documentado sus direcciones de correo electrónico y cualquier valor de campo personalizado requerido por la aplicación de destino.
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*Este artículo es proporcionado por Beam Help — soporte experto independiente para Zoho. No somos soporte oficial de Zoho.*