Recuperar usuarios en Zoho CRM se puede lograr a través de la interfaz de gestión de usuarios integrada, lo que proporciona a los administradores una vista clara de todos los que tienen acceso a la cuenta. Esta guía — de Beam Help, soporte experto independiente para Zoho (no es soporte oficial de Zoho) — te guía a través del proceso paso a paso.
Por qué esto es importante
Saber cómo recuperar y revisar tu lista de usuarios es esencial para auditar el acceso, gestionar licencias y mantener tu cuenta de CRM segura. Los administradores regularmente necesitan verificar quién está activo, quién está pendiente y qué roles han sido asignados. También puedes necesitar esta información antes de desactivar usuarios que han dejado la organización o cambiado de rol. [6]
Paso a paso
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoho CRM con un perfil de Administrador o con permisos de gestión de usuarios habilitados. Solo los usuarios con los permisos apropiados pueden ver y gestionar la lista completa de usuarios. [6]
Paso 2. Navega al área de Configuración de Zoho CRM. Desde allí, ve a Usuarios y Control y selecciona Usuarios. Esto abre la sección de Gestión de Usuarios, que proporciona una descripción general de cada individuo al que se le ha otorgado acceso a tu cuenta de CRM — abarcando equipos como ventas, marketing, éxito del cliente y más. [6]
Paso 3. Revisa la lista de usuarios mostrada en pantalla. Cada entrada muestra detalles clave incluyendo el nombre del usuario, dirección de correo electrónico, rol y estado actual (activo, inactivo o invitación pendiente). [6]
Paso 4. Si necesitas exportar el conjunto completo de datos de usuarios — por ejemplo, para auditarlo en una hoja de cálculo — y eres Propietario de CRM Plus o Administrador, localiza el icono de Exportar Usuarios en la página de Usuarios. Al hacer clic en él se descargará todos los datos de usuarios como un archivo .CSV que puedes abrir y revisar localmente. [8]
Paso 5. Para inspeccionar los detalles de un usuario específico, haz clic en su nombre de usuario en la lista. Un panel se deslizará en el lado derecho mostrando su perfil, las aplicaciones asignadas a ellos y botones de acción como Desactivar, Activar, Reenviar Invitación y Eliminar. [8]
Paso 6. Si necesitas volver a contactar a un usuario cuyo estado muestra pendiente, selecciona ese usuario y haz clic en Reenviar Invitación desde el panel deslizante. Recibirás una notificación en pantalla confirmando que la invitación ha sido enviada. [8]
Paso 7. Para organizaciones que utilizan Zoho CRM Plus, ten en cuenta que desactivar el acceso de un usuario a CRM también los eliminará automáticamente de Zoho Motivator si ha sido configurado para ese usuario. Reactivar el acceso a CRM restaura su presencia en Motivator también. [8]
Errores comunes
- Permisos insuficientes: Solo los usuarios con acceso de nivel Administrador o permisos explícitos de gestión de usuarios pueden recuperar y gestionar la lista completa de usuarios. Intentar acceder a esta área con un perfil estándar resultará en visibilidad restringida. [6]
- Usuarios pendientes que no aparecen como se esperaba: Los usuarios que han sido invitados pero aún no han aceptado mostrarán un estado "pendiente" en lugar de "activo". Aún son recuperables en la lista pero no pueden ser tratados como completamente incorporados hasta que completen el registro. [8]
- CRM Plus vs. CRM independiente: Algunas características de gestión de usuarios — como la función de Exportar Usuarios y controles de acceso entre aplicaciones — son específicas de la edición CRM Plus. Si estás en un plan de Zoho CRM independiente, ciertas opciones descritas anteriormente pueden no ser visibles en tu interfaz. [8]
- Desactivación vs. eliminación: Desactivar un usuario no es lo mismo que eliminarlo. La desactivación suspende el acceso mientras preserva los registros; la eliminación es permanente y no se puede deshacer. Asegúrate de transferir la propiedad de los registros antes de eliminar un usuario completamente. [6]
Qué verificar
- Confirma que la lista de usuarios esté completa verificando que el número de usuarios activos coincida con tu recuento de licencias esperado — las discrepancias pueden indicar cuentas huérfanas o usuarios que nunca fueron completamente eliminados.
- Verifica invitaciones pendientes que no han sido respondidas, ya que estas aún consumen un espacio de licencia de usuario y pueden representar una preocupación de seguridad o mantenimiento. [8]
- Verifica las asignaciones de rol y perfil para cada usuario recuperado para asegurar que los privilegios de acceso se alineen con las responsabilidades laborales actuales, particularmente después de cambios organizacionales. [6]