Los registros eliminados en Zoho CRM se mueven a la Papelera de reciclaje, donde tienes 60 días para restaurarlos antes de que se eliminen permanentemente. Una vez que finaliza ese plazo, la recuperación se vuelve imposible a menos que hayas utilizado una copia de seguridad mensual.
Por qué esto es importante
Las eliminaciones accidentales ocurren. Un usuario podría eliminar un contacto, cuenta u oportunidad por error, o una operación masiva podría borrar registros de forma no intencionada. Saber cómo recuperarlos rápidamente minimiza la pérdida de datos y mantiene tu embudo de ventas intacto. Una vez que el plazo de 60 días expira o un administrador purga manualmente la Papelera de reciclaje, esos registros desaparecen para siempre.
Paso a paso
Paso 1. Navega a la Papelera de reciclaje.
Inicia sesión en Zoho CRM y ve a Configuración > Administración de datos > Papelera de reciclaje.[1] Aquí es donde se guardan todos los registros eliminados.
Paso 2. Localiza los registros que necesitas.
Busca en la lista o usa el icono de filtro para acotar los resultados por tipo de registro (Cuentas, Contactos, Clientes potenciales, etc.).[2] Si eliminaste muchos registros, filtrar por tipo te ahorrará tiempo. También puedes buscar por el nombre del registro eliminado o por la persona que lo eliminó (mostrado en la columna "Eliminado por").[2]
Paso 3. Selecciona los registros a restaurar.
Marca las casillas junto a los registros que deseas recuperar. Puedes seleccionar varios registros a la vez.[1]
Paso 4. Haz clic en Restaurar.
Una vez seleccionados, haz clic en el botón Restaurar. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación.[4]
Paso 5. Confirma la restauración.
Haz clic en Continuar para finalizar la restauración.[4] Los registros volverán a sus módulos originales.
Importante: Si restauras un registro principal (como un Cliente potencial o una Cuenta), todos los elementos asociados (notas, tareas, correos electrónicos y archivos adjuntos) también se restaurarán, incluso si aparecen por separado en la Papelera de reciclaje.[2]
Errores comunes
El límite de 60 días es estricto. Los registros eliminados hace más de 60 días se han ido permanentemente y no se pueden recuperar de la Papelera de reciclaje.[2] Si has agotado tus copias de seguridad mensuales, no hay otra vía de recuperación.
La eliminación permanente de la Papelera de reciclaje es irreversible. Si un administrador elimina manualmente registros de la propia Papelera de reciclaje, no se pueden restaurar.[1] Este es un segundo punto de eliminación; trátalo con cuidado.
Los elementos relacionados abarrotan la Papelera de reciclaje. Cuando eliminas un registro principal, todos sus registros secundarios (archivos adjuntos, notas, tareas, correos electrónicos) se mueven a la Papelera de reciclaje bajo el nombre del eliminador, incluso si no los eliminaste directamente.[2] Esto puede hacer que la papelera parezca más llena de lo esperado. Restaurar el registro principal restaura todo lo adjunto a él.
Las eliminaciones masivas por API también usan la Papelera de reciclaje. Si has ejecutado una eliminación masiva a través de Deluge o la API de CRM, esos registros llegan primero a la Papelera de reciclaje y siguen la misma regla de retención de 60 días.[7]
Qué verificar
- Confirma que los registros restaurados aparecen en sus módulos originales (Cuentas, Contactos, Clientes potenciales, etc.) y que todos los datos vinculados (notas, tareas, archivos adjuntos) han regresado intactos.
- Verifica que los detalles del registro sean correctos y que no se haya perdido ningún dato durante la eliminación o restauración.
- Si los registros no están en la Papelera de reciclaje, consulta el Registro de auditoría para confirmar que fueron eliminados y cuándo; si la eliminación fue hace más de 60 días, contacta a Beam Help o al soporte de Zoho sobre las opciones de recuperación de copias de seguridad (nota: este es un soporte experto independiente, no el soporte oficial de Zoho).