Las etiquetas en Zoho CRM sirven como marcadores distintivos que te ayudan a organizar, buscar y filtrar tus datos de manera más eficiente. Funcionan como palabras clave o etiquetas complementarias que puedes adjuntar a los registros, permitiendo una identificación y categorización rápidas en todo tu espacio de trabajo.
Por qué esto es importante
Las etiquetas se vuelven esenciales cuando necesitas organizar grandes volúmenes de registros por categorías personalizadas que no encajan en campos estándar. Ya sea que estés agrupando contactos por campaña, marcando oportunidades por prioridad o segmentando registros por unidad de negocio, las etiquetas proporcionan puntos de acceso flexibles para buscar, ordenar y filtrar sin saturar tu modelo de datos. Son particularmente valiosas cuando varios miembros del equipo necesitan formas consistentes de identificar y recuperar conjuntos de registros específicos.
Paso a paso
Paso 1. Accede a la interfaz de Gestión de Etiquetas
Navega a la configuración de tu espacio de trabajo y localiza la página de Gestión de Etiquetas. Normalmente se encuentra en el área de configuración a nivel de espacio de trabajo donde puedes crear y supervisar todas las etiquetas disponibles para tu equipo.[4]
Paso 2. Crea etiquetas para tu sistema de clasificación
Define etiquetas que representen las categorías que deseas utilizar. Por ejemplo, si tu equipo maneja múltiples procesos simultáneamente, podrías crear etiquetas individuales para cada proceso, como "Integraciones", "Hoja de ruta del producto" o "Nuevas mejoras".[4] Las etiquetas tienen códigos de color para ayudarte a identificarlas y distinguirlas visualmente rápidamente.[4]
Paso 3. Aplica etiquetas a tus registros
Una vez creadas, adjunta las etiquetas relevantes a tus registros de CRM. Puedes agregar varias etiquetas a un solo registro, lo que te da flexibilidad en cómo categorizas y cruzas referencias tus datos.[2]
Paso 4. Usa filtros para recuperar registros etiquetados
Accede a la funcionalidad de filtro avanzado en tu interfaz de CRM. Las etiquetas están disponibles como una de las categorías de criterios de filtro.[1] Selecciona la etiqueta o combinación de etiquetas por las que deseas filtrar, y el sistema mostrará solo los registros asociados con esas etiquetas.[1]
Paso 5. Aprovecha las etiquetas de clúster para la organización jerárquica *(opcional)*
Si necesitas una estructura de agrupación más sofisticada, utiliza etiquetas de clúster, un mecanismo de etiquetado avanzado que sirve como agrupación de nivel superior para tus etiquetas personalizadas.[6] Las etiquetas de clúster te permiten clasificar tus etiquetas personalizadas en grupos lógicos, lo que facilita el filtrado y la visualización de entidades en categorías más amplias.[6] Por ejemplo, podrías crear una etiqueta de clúster "Centro de datos" con etiquetas secundarias como "DC::US", "DC::IN", "DC::EU", y así sucesivamente.[6]
Paso 6. Personaliza tu vista
Una vez aplicadas las etiquetas y configurados los filtros, puedes personalizar la vista de tu espacio de trabajo para organizar los registros según sus etiquetas.[4] Esto te ayuda a ver las entidades asociadas con etiquetas específicas en diferentes secciones en una sola pantalla.[4]
Errores comunes
- Exceder los límites de etiquetas: Tu espacio de trabajo puede tener un número máximo de etiquetas por módulo. Si recibes un mensaje de que has alcanzado el máximo, deberás consolidar o eliminar etiquetas no utilizadas para crear nuevas.[7]
- Etiquetado inconsistente: Sin una estrategia de etiquetado clara, los miembros del equipo pueden aplicar las etiquetas de manera diferente, lo que reduce su efectividad como mecanismo de recuperación. Establece convenciones de nomenclatura y pautas antes de implementar las etiquetas en tu equipo.
- Olvidar aplicar etiquetas: Las etiquetas solo funcionan si se aplican consistentemente a los registros. Integra la aplicación de etiquetas en tus flujos de trabajo de entrada de datos para garantizar una cobertura completa.
Qué verificar
- Verifica que tus etiquetas tengan códigos de color y sean visualmente distintas para que los miembros del equipo puedan identificarlas rápidamente en listas y filtros.
- Confirma que la interfaz de filtro avanzado muestre tus etiquetas como criterios de filtro disponibles y que el filtrado devuelva los registros esperados.
- Prueba las etiquetas de clúster (si las usas) para asegurarte de que las relaciones padre-hijo funcionen correctamente y que el filtrado jerárquico funcione según lo previsto.
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*Este artículo es proporcionado por Beam Help, soporte experto independiente para Zoho. No somos soporte oficial de Zoho.*