Rechazar un registro en Zoho CRM significa marcarlo como no elegible para un flujo de trabajo, sincronización o proceso de aprobación específico. El método exacto de rechazo depende de tu caso de uso: si estás rechazando un registro de tiempo, bloqueando un contacto de una sincronización o impidiendo que un registro avance en una automatización.
Por qué esto es importante
El rechazo de registros es fundamental cuando los datos no cumplen con tus reglas de negocio o estándares de calidad. Podrías rechazar un registro de tiempo que no coincide con las horas del proyecto, bloquear un contacto al que le faltan campos obligatorios para sincronizarlo con otra aplicación, o detener un registro para que no continúe en un flujo de aprobación. Saber cómo rechazar registros mantiene tus datos limpios y evita que información errónea fluya hacia otros sistemas.
Paso a paso
Paso 1. Identifica qué estás rechazando.
Zoho CRM maneja el rechazo de manera diferente según el tipo de objeto. Los registros de tiempo en Zoho Sprints se pueden rechazar durante la aprobación. Los contactos que se sincronizan con Zoho Campaigns pueden omitirse automáticamente si fallan la validación. Los registros en flujos de trabajo pueden bloquearse para que no avancen si no cumplen los criterios. Clarifica qué tipo de registro necesitas rechazar antes de continuar.
Paso 2. Para registros de tiempo: accede a la interfaz de aprobación.
Si estás rechazando un registro de tiempo en Zoho Sprints, navega a la vista de hoja de tiempo donde aparece el registro. Haz clic en el menú desplegable del estado Aprobar junto a la entrada del registro, luego selecciona Rechazar en el menú [6].
Paso 3. Agrega notas de rechazo.
Se abrirá una ventana de editor de texto después de seleccionar Rechazar. Ingresa tu motivo de rechazo en el campo de notas; esto documenta por qué se rechazó el registro y ayuda al remitente a comprender qué necesita cambiar [6].
Paso 4. Confirma el rechazo.
Haz clic en el botón Actualizar para finalizar el rechazo [6]. El registro de tiempo rechazado ya no aparecerá en la vista estándar de la hoja de tiempo, pero se puede recuperar filtrando por estado rechazado.
Paso 5. Para registros sincronizados: valida los datos antes de la sincronización.
Si deseas evitar que los registros sean rechazados durante una sincronización con otra aplicación de Zoho como Campaigns, asegúrate de que cumplan los requisitos obligatorios antes de que se ejecute la sincronización. Cada contacto debe tener una dirección de correo electrónico o un número de móvil en formato E.164 [1]. Verifica que los campos mapeados coincidan con los tipos de datos en ambos lados; mapear un campo de texto a un campo numérico hará que el registro se omita [1]. Recorta los valores de cualquier campo que exceda los límites de caracteres de la aplicación de destino [1].
Paso 6. Monitorea el rechazo en el historial de sincronización.
Después de que se ejecute una sincronización, revisa el Historial de Sincronización para ver cuántos registros se omitieron o rechazaron. La columna Omitidos muestra el recuento y el motivo de cada rechazo [1].
Paso 7. Para rechazos de flujo de trabajo: configura lógica condicional.
En un flujo de trabajo, puedes evitar que los registros avancen agregando condiciones que no coincidan con tus criterios. Si un registro falla la condición, no procederá al siguiente paso. Esta es una forma de rechazo sin acción explícita del usuario.
Errores comunes
Requisitos de permisos. Solo los propietarios del espacio de trabajo, los usuarios con perfiles de administrador y los Propietarios de Sprint pueden aprobar o rechazar registros de tiempo [6]. Si careces de estos permisos, no verás la opción de rechazo.
Incompatibilidades de tipo de datos en sincronizaciones. Los campos booleanos son particularmente complicados: asegúrate de que el valor que se envía sea un tipo booleano verdadero, no una cadena o un número que parezca booleano [2]. Zoho CRM rechazará el registro si el tipo de entrada no coincide con la definición del campo.
Campos obligatorios faltantes. Los contactos sin un correo electrónico o número de móvil (en formato E.164) serán rechazados automáticamente durante la sincronización y no aparecerán en la aplicación de destino [1]. No hay una anulación manual para esto.
Los registros rechazados vuelven a pendiente. Si alguien edita un registro de tiempo rechazado, su estado cambia automáticamente a Pendiente y se volverá a enviar para su aprobación [6]. Planifica tu flujo de trabajo en consecuencia.
Qué verificar
- Verifica que tienes los permisos correctos para rechazar registros en tu rol o perfil.
- Confirma que todos los campos obligatorios estén completos y coincidan con el tipo de datos esperado antes de sincronizar.
- Revisa las notas de rechazo o el historial de sincronización para comprender por qué se rechazaron los registros y qué acción correctiva se necesita.
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*Beam Help — soporte experto independiente para Zoho. Este artículo no es soporte oficial de Zoho.*