El Registro de Auditoría de Zoho CRM te proporciona un historial cronológico de cada acción que los usuarios han realizado dentro de tu cuenta de CRM, lo que facilita rastrear qué ocurrió con un registro — y quién fue el responsable — antes o después de un evento clave. [3]
Por qué esto es importante
Cuando se pierden oportunidades, los valores de los campos cambian de forma inesperada o necesitas demostrar el cumplimiento normativo durante una revisión interna, el Registro de Auditoría es tu primer recurso. Permite a los administradores identificar exactamente qué usuario realizó una acción y cuándo, sin depender de la memoria o de notas manuales. [3] Las actualizaciones recientes de la plataforma también han ampliado la cobertura del Registro de Auditoría para incluir las eliminaciones de informes — tanto los traslados temporales a la carpeta Eliminados Recientemente como las eliminaciones permanentes — por lo que tu supervisión es más completa que nunca. [6]
> Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para los productos de Zoho y no es el soporte oficial de Zoho.
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Paso a paso
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoho CRM con credenciales de Administrador. Solo los usuarios con los permisos administrativos adecuados pueden acceder al Registro de Auditoría, así que confirma tu rol antes de continuar. [3]
Paso 2. Navega hasta la sección Control de Seguridad de la configuración de tu CRM. El Registro de Auditoría se encuentra dentro de esta área de la plataforma, lo que refleja su función como herramienta de gobernanza y supervisión, en lugar de una función de informes estándar. [3]
Paso 3. Abre la página Registro de Auditoría. Verás una lista ordenada cronológicamente de entradas, cada una de las cuales representa una acción individual realizada por un usuario del CRM. Cada entrada captura el contexto necesario para entender qué cambió y quién desencadenó el cambio. [3]
Paso 4. Revisa las entradas del registro relevantes para tu investigación. El registro está diseñado para ayudarte a determinar la secuencia de eventos relacionados con cualquier registro dado — cuál era el estado antes de un evento y en qué se convirtió después. [3]
Paso 5. Si estás investigando actividad relacionada con informes específicamente, ten en cuenta que el Registro de Auditoría ahora captura tanto la eliminación inicial de un informe (traslado a Eliminados Recientemente) como su eliminación permanente. Una entrada de eliminación temporal identificará al usuario y el nombre del informe, mientras que una entrada de eliminación permanente indicará explícitamente que el registro fue eliminado de Eliminados Recientemente. [6]
Paso 6. Ten en cuenta que los datos del Registro de Auditoría para eliminaciones de informes se conservan durante un máximo de tres años, lo que proporciona a tu equipo una ventana histórica considerable para fines de cumplimiento normativo o revisión. [6]
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Errores comunes
- Permisos insuficientes: El Registro de Auditoría está restringido a los administradores. Si un usuario estándar intenta acceder a él, no verá la opción en su menú de configuración. Verifica la configuración de seguridad del perfil de usuario antes de solucionar un elemento de menú que no aparece. [3]
- Confundir el Registro de Auditoría de CRM con otros productos de Zoho: Zoho Social, Zoho FSM y Zoho Survey tienen cada uno sus propias funciones de registro de auditoría independientes, con diferentes períodos de retención y rutas de navegación. Por ejemplo, el registro de auditoría de Zoho Social se encuentra en Configuración > Configuración de Marca > Registro de Auditoría y conserva los datos durante un máximo de un año, mientras que Zoho Survey solo conserva los últimos 180 días. [1][4] Asegúrate de estar trabajando específicamente dentro de Zoho CRM.
- Esperar diferencias de campo en tiempo real para todos los tipos de registros: El Registro de Auditoría registra las acciones cronológicamente, pero el nivel de detalle por entrada puede variar. Si necesitas comparaciones granulares de campos antes/después en un registro específico, cruza el Registro de Auditoría con el panel de historial del registro individual dentro del CRM. [3]
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Qué verificar
- Confirmar el acceso de administrador — verifica que la cuenta que estás utilizando tenga habilitados los permisos de Control de Seguridad; de lo contrario, el menú del Registro de Auditoría no será visible. [3]
- Verificar el producto correcto — comprueba que estás en la configuración de Zoho CRM y no en un producto de Zoho vinculado, como Zoho Social o Zoho FSM, ambos con sus propias interfaces de registro de auditoría independientes. [1][2]
- Comprobar el alcance de retención para tu caso de uso — si necesitas revisar el historial de eliminación de informes, confirma que los eventos se encuentran dentro del período de retención de tres años disponible actualmente para esa categoría de registro. [6]