Las órdenes de compra no son una función nativa de Zoho CRM en sí — residen en Zoho Books/Inventory — pero puedes mostrarlas dentro de tu flujo de trabajo de CRM a través de automatización e integración.
Por qué esto es importante
Zoho CRM gestiona tu pipeline de ventas, cotizaciones y acuerdos, mientras que la creación de órdenes de compra pertenece a Zoho Books o Zoho Inventory. Los equipos de ventas a menudo necesitan visibilidad en la adquisición sin salir del CRM, y cambiar manualmente entre aplicaciones para crear órdenes de compra desperdicia tiempo. Configurar la automatización correcta significa que las órdenes de compra se generan en el momento en que se confirma una orden de venta, manteniendo los niveles de inventario saludables y el cumplimiento en marcha. [4]
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Paso a paso
El camino más confiable es activar la creación de órdenes de compra automáticamente desde una orden de venta en Zoho Books, utilizando una función personalizada y una regla de flujo de trabajo. Así es como nuestro equipo en Beam Help (soporte experto independiente para Zoho — no soporte oficial de Zoho) recomienda abordarlo.
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Paso 1. Habilita la información de compra en tus artículos
En Zoho Books, abre cada registro de artículo y asegúrate de que la sección Información de compra esté habilitada. Esto desbloquea el campo Proveedor preferido, que la automatización utiliza para decidir qué proveedor recibe cada orden de compra. Sin un proveedor preferido asignado, la función no puede enrutar los artículos correctamente. [7]
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Paso 2. Crea un campo personalizado de casilla de verificación llamado "Generar OC"
Navega a la configuración de artículos de Zoho Books y crea un campo personalizado de tipo casilla de verificación llamado *Generar OC*. Este campo debe configurarse para aparecer en la tabla de artículos de las órdenes de venta. Cuando se está creando una orden de venta, el usuario marca esta casilla contra cualquier artículo de línea que necesite ser adquirido, señalando a la automatización que actúe sobre ese artículo. [7]
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Paso 3. Crea una conexión llamada "zbooks"
Ve a Configuración → Automatización → Conexiones en Zoho Books y crea una nueva conexión. Nómbrala exactamente *zbooks* — la función personalizada hace referencia a este nombre de conexión directamente, por lo que un nombre diferente causará que la función falle. [7]
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Paso 4. Añade la función personalizada
Navega a Configuración → Automatización → Acciones de flujo de trabajo → Funciones personalizadas y haz clic en + Nueva función personalizada. Pega el código de función disponible en el repositorio oficial de ejemplos de automatización de Zoho Finance en GitHub (referenciado en el post de la comunidad de Zoho para la Función #25). La lógica funciona de la siguiente manera: lee todos los artículos de línea en la orden de venta que tienen la casilla *Generar OC* marcada, busca el proveedor preferido para cada artículo, y luego consolida artículos que comparten el mismo proveedor en una única orden de compra en lugar de crear duplicados. [2] [7]
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Paso 5. Crea una regla de flujo de trabajo para activar la función
Ve a Configuración → Automatización → Reglas de flujo de trabajo y haz clic en + Nueva regla de flujo de trabajo. Configura la regla para que se active en el evento de orden de venta relevante (por ejemplo, cuando se crea o se confirma una orden de venta). En el paso final de la configuración de la regla, asocia la función personalizada que creaste en el Paso 4, luego guarda. A partir de este momento, Zoho Books maneja la generación de órdenes de compra automáticamente cada vez que se activa la regla. [7]
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Paso 6. Conecta Zoho CRM al flujo de trabajo (visibilidad opcional)
Si tu equipo trabaja principalmente en Zoho CRM y necesita ver las órdenes de compra resultantes, puedes extender la visibilidad integrando Zoho CRM con Zoho Books. Una vez que una orden de venta fluye desde CRM hacia Zoho Books (a través de la integración nativa de CRM–Books), la automatización anterior se activa y se crea la orden de compra. Los detalles del cliente, productos, cantidades y precios se mueven de CRM a tu equipo de operaciones sin re-entrada manual. [4]
Para escenarios de servicio de campo, Zoho FSM también puede alimentar esta cadena: una orden de trabajo en FSM puede generar automáticamente una orden de venta en Zoho Books, que a su vez activa el flujo de trabajo de orden de compra descrito anteriormente. [3]
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Errores comunes
- Proveedor preferido faltante: Si el campo *Proveedor preferido* está en blanco en un artículo, la función no tiene proveedor para asignar la orden de compra y omitirá ese artículo de línea. Siempre completa los proveedores preferidos antes de confiar en esta automatización. [7]
- Nombre de conexión incorrecto: La conexión debe llamarse *zbooks* exactamente. Un error tipográfico o una capitalización diferente romperá la ejecución de la función personalizada. [7]
- Casilla de verificación no marcada en la creación de la orden: La casilla *Generar OC* debe estar marcada en cada artículo de línea relevante en el momento en que se guarda la orden de venta. Editar la orden de venta después y marcar la casilla no activará retroactivamente el flujo de trabajo a menos que la regla también esté configurada para activarse en ediciones. [2]
- Seguimiento de inventario no habilitado: La ruta de orden de venta a orden de compra requiere que el seguimiento de inventario esté activo en Zoho Books (Configuración → Configuración de módulo → General → Artículos → Habilitar seguimiento de inventario). Sin él, la lógica de nivel de existencias no funcionará correctamente. [3]
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Qué verificar
- Confirma que cada artículo involucrado tiene un Proveedor preferido asignado y que la Información de compra está habilitada en el registro del artículo. [7]
- Verifica que la regla de flujo de trabajo esté en estado Activo y que la función personalizada esté correctamente asociada como la acción final del flujo de trabajo. [7]
- Después de que se crea una orden de venta de prueba con la casilla *Generar OC* marcada, verifica Compras → Órdenes de compra en Zoho Books para confirmar que la orden de compra fue generada y la asignación del proveedor es correcta. [2]