El Proceso de Aprobación de Zoho CRM permite que los revisores designados acepten o rechacen registros antes de que se activen, garantizando que los datos sensibles — como grandes negocios o descuentos — pasen por un flujo de trabajo de autorización controlado.
Por qué es importante
Muchos equipos de ventas necesitan que un miembro senior apruebe presupuestos, cotizaciones u oportunidades de alto valor antes de avanzar. Sin un flujo de aprobación estructurado, los registros pueden editarse o utilizarse de forma prematura. La función integrada de Proceso de Aprobación de Zoho CRM impone un ciclo claro de envío → revisión → decisión, bloqueando los registros para que no puedan modificarse hasta que se tome una decisión. [1]
---
Paso a paso
Paso 1. Comprende qué hace el Proceso de Aprobación antes de configurarlo. Cuando un registro entra en un flujo de aprobación, queda restringido a cualquier edición adicional hasta que un aprobador lo acepte o rechace. Esto evita cambios posteriores que podrían comprometer la revisión. [1]
Paso 2. Navega a la configuración del Proceso de Aprobación en tu cuenta de Zoho CRM. Ve a Configuración → Gestión de Procesos → Proceso de Aprobación y haz clic en Crear Proceso de Aprobación. Elige el módulo que deseas gestionar (por ejemplo, Negocios o Cotizaciones) y asigna un nombre descriptivo al proceso. [1]
Paso 3. Define los criterios de entrada. Especifica las condiciones que debe cumplir un registro antes de ser enviado a aprobación — por ejemplo, un valor de negocio que supere un determinado umbral. Solo los registros que cumplan estos criterios se incorporarán al flujo de trabajo. [1]
Paso 4. Asigna aprobadores. Selecciona el usuario o los usuarios, o el rol o los roles, responsables de revisar los registros que coincidan con tus criterios. Puedes configurar cadenas de aprobación de uno o varios niveles según la jerarquía de tu organización. [1]
Paso 5. Asocia acciones para cada resultado. Tanto para la ruta de Aprobado como para la de Rechazado, puedes adjuntar acciones automatizadas como actualizaciones de campos, alertas por correo electrónico, creación de tareas o llamadas webhook. Estas se ejecutan automáticamente una vez que se registra una decisión. [1]
Paso 6. Guarda y activa el proceso. Una vez activo, cualquier registro que cumpla los criterios definidos entrará automáticamente en la cola de aprobación.
Paso 7. Para revisar los registros que esperan una decisión, haz clic en la pestaña Mis Tareas dentro de Zoho CRM y luego abre la pestaña Proceso de Aprobación. La página Pendiente de tu aprobación muestra todos los registros que esperan tu revisión. Desde aquí puedes Aprobar, Rechazar o Delegar el registro a otro usuario. [1]
Paso 8. Para revisar las decisiones históricas, navega a Mis Tareas → Proceso de Aprobación → Historial de Aprobaciones. Esto proporciona un registro de auditoría completo de todos los registros que han pasado por el flujo de trabajo. [1]
Paso 9. Si tienes varios procesos de aprobación para el mismo módulo, ten en cuenta que Zoho CRM los evalúa en el orden en que aparecen en la lista — por defecto, en orden cronológico. Puedes reordenarlos para controlar qué proceso tiene prioridad cuando un registro podría coincidir con más de un conjunto de criterios. [1]
---
Errores comunes
- Registros bloqueados de forma inesperada. Una vez que un registro entra en la cola de aprobación, el propietario del registro no puede modificarlo hasta que se tome una decisión. Comunica esto a tu equipo para que no intenten hacer ediciones y se pregunten por qué los cambios no se guardan. [1]
- Se activa el proceso incorrecto primero. Si existen varios procesos de aprobación para un módulo, solo se activa el primero que coincida en la lista. Si se está activando el proceso incorrecto, reordena tus procesos para que los criterios más específicos aparezcan en la parte superior. [1]
- No se usa la delegación cuando los aprobadores no están disponibles. Si un aprobador está fuera de la oficina, los registros pueden quedarse bloqueados. Recuerda a los aprobadores que pueden delegar los registros pendientes a otro usuario directamente desde la pestaña Mis Tareas, en lugar de dejar los elementos en espera indefinida. [1]
---
Qué verificar
- Precisión de los criterios — confirma que las condiciones de entrada de tu proceso de aprobación coincidan únicamente con los registros que deseas enviar a revisión, y realiza una prueba con un registro de muestra antes de activarlo. [1]
- Asignación de aprobadores — verifica que el aprobador o los aprobadores designados tengan acceso a la pestaña Mis Tareas y puedan ver los registros en la cola Pendiente de tu aprobación. [1]
- Acciones automatizadas — después de aprobar o rechazar un registro de prueba, comprueba que las actualizaciones de campos, alertas por correo electrónico o tareas asociadas se hayan ejecutado correctamente tanto en la ruta de aprobación como en la de rechazo. [1]
---
*Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para los productos de Zoho y no es el soporte oficial de Zoho. Para problemas a nivel de plataforma, siempre abre un ticket directamente con Zoho.*