Este artículo muestra cómo obtener contactos de Zoho CRM en Zoho Contracts como contrapartes o contactos de contrapartes, utilizando el mapeo de campos CRM a Contratos y las opciones de selección de módulos explicadas a continuación. Beam Help — soporte experto independiente para Zoho, no soporte oficial de Zoho.[2]
Por qué esto es importante
Si necesita contratos vinculados a los registros de clientes correctos, enviar contactos de CRM a Zoho Contracts evita la reintroducción manual y asegura que los documentos de contrato reciban los valores de contacto y cuenta correctos.[2] El mapeo de campos de CRM a Contratos también permite que las plantillas de contrato autocompleten el nombre del contacto, el correo electrónico y otros valores cuando se solicita un contrato desde un módulo de CRM.[2]
Paso a paso
Paso 1. Confirme las opciones de integración de CRM que utilizará. Elija si las contrapartes deben provenir de un campo de Cuenta o de un campo de Contacto en un módulo de CRM; para B2B, utilice el campo Nombre de la Cuenta, y para B2C, utilice el campo Nombre del Contacto en el módulo de Oportunidades como posibles fuentes de contrapartes.[2]
Paso 2. Abra el mapeo de campos de Zoho Contracts para módulos de CRM. Utilice la función de Mapeo de Campos de Zoho Contracts para mapear los campos del módulo de CRM a los campos de contraparte, contacto de contraparte y documento de Contratos, de modo que los valores fluyan cuando se crean contratos desde módulos de CRM.[2]
Paso 3. Mapee los campos de contraparte y contacto del módulo de CRM relevante. En la configuración de Mapeo de Campos, seleccione los campos de CRM que desea que rellenen los campos de Contraparte y Contacto de Contraparte de Zoho Contracts, de modo que el Nombre del Contacto y la Dirección de Correo Electrónico del Contacto (por ejemplo) se transfieran al solicitar un contrato desde Cuentas u Oportunidades.[2]
Paso 4. Utilice la selección basada en condiciones si tiene clientes B2B y B2C. Si atiende a ambos tipos, configure la opción Basada en Condiciones para que las contrapartes se elijan según las condiciones, y asegúrese de que el mapeo de campos de documento siga las mismas condiciones.[2]
Paso 5. Solicite un contrato desde el módulo de CRM después de que el mapeo esté activo. Cuando solicite un contrato desde el módulo de Cuentas o el módulo de Oportunidades, los campos de Contacto y Cuenta mapeados se utilizarán para rellenar los detalles de la contraparte y el contacto en Zoho Contracts.[2]
Paso 6. Pruebe con un registro de muestra para verificar que los valores mapeados aparecen en Contratos. Cree o seleccione un registro de CRM con los valores de Cuenta y Contacto esperados y solicite un contrato; confirme que los campos Contraparte y Contacto de Contraparte en el registro de Contratos resultante muestran los datos mapeados.[2]
Paso 7. Para integraciones avanzadas, utilice la colección de API de Zoho Contracts en Postman para inspeccionar o automatizar contrapartes. La colección oficial de Zoho Contracts en Postman contiene solicitudes listas para Contratos y Contrapartes que pueden ayudar a probar y depurar flujos de API sin escribir código.[3]
Errores comunes
- Desajuste de mapeo: algunos tipos de campos de CRM (por ejemplo, ciertos campos de país o de búsqueda) pueden no mapearse a campos de plantilla debido a un desajuste de tipo; verifique los tipos de campos durante el mapeo.[7]
- Limitación de formulario de contacto único: solicitar un contrato directamente desde algunos formularios de CRM puede exponer solo una selección de contacto por diseño, así que asegúrese de que su mapeo tenga en cuenta qué contacto debe usar la solicitud.[1]
Qué comprobar
- Confirme que el campo Nombre de la Cuenta o Nombre del Contacto esté seleccionado como fuente de contraparte para el módulo de CRM desde el cual solicitará contratos.[2]
- Verifique que sus entradas de Mapeo de Campos incluyan los campos de Contacto de Contraparte que necesita (Nombre del Contacto, Dirección de Correo Electrónico del Contacto, etc.) y que las condiciones de mapeo coincidan con su lógica B2B/B2C.[2]
- Pruebe un flujo de solicitud completo de CRM a Contratos y abra el registro del contrato para asegurarse de que los campos de contraparte y contacto se rellenaron según lo esperado.[2][3]