Eliminar un usuario de portal en Zoho CRM es un proceso sencillo que se gestiona desde la configuración de Portales personalizados, donde puedes desactivar, eliminar o borrar usuarios según tus necesidades.
Por qué es importante
Los usuarios de portal en Zoho CRM son contactos externos —como clientes o socios— a quienes se les ha concedido acceso controlado a datos específicos del CRM. Cuando una relación termina, el rol de un usuario cambia o es necesario revocar el acceso por razones de seguridad, debes saber cómo eliminar a esa persona de forma limpia sin afectar el resto de la configuración del portal. Hacerlo incorrectamente puede dejar cuentas obsoletas con acceso residual a los datos.
Paso a paso
Paso 1. Ve a la configuración de Zoho CRM y abre la pestaña Portales personalizados. Desde allí, selecciona Gestionar portales para ver la lista de todos los portales configurados en tu cuenta. [5]
Paso 2. Haz clic en el portal específico que contiene al usuario que deseas eliminar. Una vez dentro, ve a la pestaña Usuarios para ver a todos los que están activos en ese portal. [5]
Paso 3. Localiza la dirección de correo electrónico del usuario en la lista. Haz clic en el icono Más opciones (generalmente representado por tres puntos o un control similar) junto a su entrada. [5]
Paso 4. En el menú desplegable que aparece, haz clic en Eliminar para retirar al usuario del portal. Esto revoca su acceso sin borrar permanentemente el portal en sí. [5]
> Opcional — Desactivar en lugar de eliminar: Si deseas suspender el acceso temporalmente en lugar de eliminar al usuario por completo, sigue los pasos 1 a 3 anteriores, pero elige Desactivar en lugar de Eliminar. Puedes revertir esto en cualquier momento volviendo al mismo menú y seleccionando Activar. [5]
Paso 5. Si el usuario fue invitado pero nunca aceptó, su entrada aparecerá en la pestaña Invitaciones en lugar de la pestaña Usuarios. Ve a Invitaciones y haz clic en Revocar junto a su dirección de correo electrónico para cancelar la invitación pendiente. [5]
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Eliminar el portal completo (si es necesario)
Si tu objetivo es cerrar el portal por completo —eliminando a todos los usuarios a la vez— el proceso es ligeramente diferente.
Paso 1. Abre el portal desde la pestaña Portal personalizado en la configuración de Zoho CRM. [1]
Paso 2. Ve a la pestaña General dentro de la configuración del portal y desplázate hasta la sección Eliminar portal personalizado. [1]
Paso 3. Haz clic en Eliminar. Ten en cuenta que esta acción borra permanentemente el portal, todos los usuarios asociados a él y todo su acceso a los recursos conectados. [1]
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Eliminar un usuario en Zoho CRM Plus
Si tu organización utiliza Zoho CRM Plus en lugar del Zoho CRM independiente, el proceso de eliminación de usuarios se realiza a través de la página Usuarios en el panel de administración de CRM Plus.
Paso 1. En la página Usuarios, haz clic en el nombre del usuario que deseas eliminar de la lista en el lado izquierdo de la pantalla. [4]
Paso 2. Aparecerá un panel deslizante a la derecha con el perfil de ese usuario y las aplicaciones asignadas. Localiza y haz clic en el icono Eliminar en este panel. [4]
Paso 3. Aparecerá un mensaje de confirmación advirtiéndote que la eliminación es permanente y no se puede deshacer. Haz clic en Sí, entiendo. Eliminar usuario para finalizar la acción. El nombre del usuario se eliminará entonces de la página Usuarios. [^4,^8]
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Errores comunes
- La eliminación es irreversible. Ya sea que elimines un usuario del portal o borres un portal completo, estas acciones son permanentes. No existe opción de deshacer una vez confirmadas. [^1,^4]
- Desactivar vs. Eliminar: Elegir Desactivar solo suspende el acceso — el registro del usuario permanece. Si necesitas que el usuario desaparezca por completo, asegúrate de seleccionar Eliminar (o Eliminar en CRM Plus). [5]
- Las invitaciones pendientes no están en la pestaña Usuarios. Si un usuario nunca aceptó su invitación, no aparecerá en Usuarios — debes ir a la pestaña Invitaciones y usar Revocar en su lugar. [5]
- Los cambios de rol de administrador requieren pasos adicionales. Si el usuario que estás eliminando tiene actualmente un rol de administrador, es posible que debas cambiarlo a un usuario estándar primero, reasignar espacios de trabajo y especificar roles de acceso controlado antes de que la eliminación pueda completarse correctamente. [2]
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Qué verificar
- Confirma que el usuario ya no aparece en la pestaña Usuarios de tu portal después de la eliminación — actualiza la página si es necesario para verificar que el cambio ha surtido efecto. [5]
- Revisa la pestaña Invitaciones para asegurarte de que no quede ninguna invitación pendiente para la misma dirección de correo electrónico que podría volver a conceder acceso. [5]
- Verifica el acceso a las aplicaciones en CRM Plus (si corresponde) revisando la página Usuarios para confirmar que el nombre del usuario eliminado ya no aparece en la lista. [4]
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*Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para productos Zoho y no es el soporte oficial de Zoho. Para problemas de facturación o a nivel de cuenta, comunícate directamente con Zoho.*