Las reglas de uso compartido de datos en Zoho CRM controlan quién puede acceder a qué registros de clientes en toda su organización. Eliminar una regla elimina por completo ese permiso de acceso, por lo que querrá verificar que ningún usuario activo dependa de ella antes de continuar.
Por qué esto es importante
Elimina una regla de uso compartido de datos cuando ya no refleja la estructura de su equipo, cuando un departamento se reorganiza o cuando ha configurado una regla por error. Eliminar reglas obsoletas mantiene sus controles de acceso limpios y previene la exposición involuntaria de datos. Dado que Zoho CRM rediseñó recientemente la interfaz de Uso Compartido de Datos, el proceso ahora es más sencillo que antes.
Paso a paso
Paso 1. Navegue a la configuración de Uso Compartido de Datos.
Inicie sesión en Zoho CRM y vaya a Configuración (icono de engranaje, arriba a la derecha). En la barra lateral izquierda, busque y haga clic en Uso Compartido de Datos. Verá dos pestañas: una para los permisos predeterminados de la organización y otra para las Reglas de uso compartido. Haga clic en la pestaña Reglas de uso compartido para ver todas las reglas activas organizadas por módulo.[1]
Paso 2. Localice la regla que desea eliminar.
La pestaña Reglas de uso compartido muestra una lista detallada de todas sus reglas. Utilice la barra de búsqueda o los filtros avanzados para encontrar la regla específica: puede filtrar por nombre de módulo o buscar por nombre de regla para acotar los resultados rápidamente.[1] Escanee la lista para confirmar que ha seleccionado la regla correcta antes de continuar.
Paso 3. Elimine la regla.
Una vez que haya identificado la regla, busque la opción de eliminar (normalmente un icono de papelera o un botón de eliminar en la fila de la regla). Haga clic en él para eliminar la regla. Zoho CRM le pedirá que confirme la eliminación. Confirme para completar la acción.[1]
Paso 4. Verifique la eliminación.
Después de la eliminación, actualice la lista de Reglas de uso compartido para confirmar que la regla ya no aparece. Si eliminó una regla por accidente, tenga en cuenta que Zoho CRM no mantiene una papelera de reciclaje para las propias reglas de uso compartido de datos; la eliminación es permanente. Sin embargo, puede recrear rápidamente una regla similar clonando una existente y ajustando sus criterios si es necesario.[1]
Errores comunes
La eliminación de una regla surte efecto inmediatamente para todos los usuarios que regía. Si no está seguro de si la regla todavía está en uso, considere deshabilitarla primero; todas las reglas de uso compartido ahora se pueden activar o desactivar con un solo clic, lo que le permite probar el impacto antes de la eliminación permanente.[1] Esto es más seguro que la eliminación si desea conservar la configuración de la regla para habilitarla nuevamente más tarde.
También tenga en cuenta: este artículo cubre solo las reglas de uso compartido de datos. Si necesita dejar de compartir registros individuales o revocar el acceso a un pipeline específico, esas son acciones separadas que se manejan a nivel de registro o pipeline, no a través de la configuración de Uso Compartido de Datos.[2]
Qué verificar
- Confirme que la regla ya no aparece en la lista de Reglas de uso compartido después de la eliminación.
- Verifique que los usuarios que dependían de esta regla aún tengan el acceso apropiado a través de otras reglas o permisos predeterminados de la organización.
- Si necesita restaurar el comportamiento de la regla, verifique si clonar una regla similar y actualizar sus criterios sería más rápido que la recreación manual.
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*Este artículo es proporcionado por Beam Help, soporte experto independiente para Zoho. No somos soporte oficial de Zoho.*