Cuando eliminas un registro en Zoho CRM, todos los elementos relacionados (archivos adjuntos, notas, correos electrónicos y tareas) se mueven a la Papelera de reciclaje junto con él. Comprender cómo funciona esta cascada y cómo recuperar o eliminar permanentemente estos registros es esencial para la limpieza de datos y el cumplimiento.
Por qué esto es importante
Durante migraciones, fases de prueba o trabajos de integración, a menudo necesitas eliminar grandes lotes de registros. Saber cómo se comportan los registros relacionados cuando se eliminan evita la pérdida accidental de datos y te ayuda a administrar el almacenamiento de manera eficiente. Si eliminas registros por error, tienes 60 días para recuperarlos de la Papelera de reciclaje antes de que desaparezcan permanentemente.
Paso a paso
Paso 1. Comprende qué sucede cuando eliminas un registro.
Cuando eliminas un registro, todos los archivos adjuntos, notas, correos electrónicos y tareas asociados con él se mueven automáticamente a la Papelera de reciclaje, incluso si no los eliminaste directamente. Aparecerán en la Papelera de reciclaje bajo tu nombre como la persona que los eliminó. Si restauras el registro principal, todos los elementos relacionados también se restauran.[3]
Paso 2. Elimina un solo registro y sus elementos relacionados.
Abre el registro que deseas eliminar. Haz clic en el ícono de Acciones adicionales (tres puntos) en el panel superior. Selecciona Eliminar del menú. Confirma la eliminación. Todos los registros relacionados se mueven a la Papelera de reciclaje inmediatamente.[7]
Paso 3. Para eliminaciones masivas, utiliza el enfoque de la API Deluge.
Si necesitas eliminar muchos registros a la vez, utiliza una función Deluge reutilizable que recupere los ID de registro usando COQL con paginación, los divida en lotes de 100 y ejecute la API de eliminación masiva de CRM. Esto evita la eliminación manual desde la interfaz de usuario y se puede reutilizar en diferentes módulos cambiando el nombre de la API del módulo.[1] Antes de ejecutar, confirma la ubicación de tu centro de datos, el nombre de la API del módulo y que tu conexión tiene los ámbitos correctos: ZohoCRM.coql.READ más el ámbito de eliminación para tu módulo de destino. Reemplaza el filtro predeterminado "where id is not null" con una condición real (Created_Time, tag o campo personalizado) a menos que pretendas una limpieza completa del módulo.[1]
Paso 4. Verifica la Papelera de reciclaje después de la eliminación.
Los registros eliminados llegan a la Papelera de reciclaje y permanecen allí durante 60 días a menos que se eliminen manualmente. Después de 60 días, se eliminan permanentemente y no se pueden recuperar.[3] Para ver los registros eliminados, ve a Configuración > Administración de datos > Papelera de reciclaje.
Paso 5. Recupera registros si es necesario.
Si eliminaste registros en los últimos 60 días, recupéralos de la Papelera de reciclaje. Una vez que un administrador elimina registros de la Papelera de reciclaje, no se pueden recuperar.[5]
Paso 6. Limpia archivos adjuntos en masa (opcional).
Si deseas liberar espacio de almacenamiento de archivos eliminando archivos adjuntos de registros eliminados, utiliza el filtro de búsqueda en la Papelera de reciclaje. Haz clic en el ícono del filtro, elige Archivos adjuntos como Tipo para mostrar solo archivos adjuntos, luego selecciona todos los elementos mostrados y elimínalos en masa.[3]
Errores comunes
Eliminación en cascada con integraciones. Si Zoho CRM está integrado con Zoho Desk, la eliminación de un registro de contacto o cuenta en CRM también puede eliminar el registro correspondiente en Desk, dependiendo de tus preferencias de sincronización. Para evitar esto, ve a Desk > Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho CRM > Preferencias y selecciona "Nunca eliminar" en los cuadros correspondientes.[4]
Pérdida permanente después de 60 días. Una vez que la ventana de 60 días de la Papelera de reciclaje se cierra, los registros eliminados desaparecen permanentemente. Planifica tu ventana de recuperación en consecuencia.
Cascada no intencionada al eliminar registros principales. La eliminación de un cliente potencial, contacto o cuenta elimina todos sus archivos adjuntos, notas, correos electrónicos y tareas. Verifica que deseas eliminar todos los elementos relacionados antes de confirmar la eliminación.
Qué verificar
- Confirma que la ventana de 60 días no haya pasado si necesitas recuperar registros eliminados de la Papelera de reciclaje.
- Si utilizas la eliminación masiva a través de Deluge, prueba tu condición de filtro en una pequeña muestra primero para evitar borrar todo el módulo sin querer.
- Verifica tus preferencias de integración en Desk (si corresponde) para que las eliminaciones no se propaguen inesperadamente a otros productos de Zoho.
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*Este artículo es proporcionado por Beam Help, soporte experto independiente para Zoho. No somos soporte oficial de Zoho.*