Puedes eliminar imágenes adjuntas a registros de Zoho CRM seleccionando la imagen y eliminándola, o eliminando registros en bloque que contengan imágenes a través de la Papelera de reciclaje. Esta guía cubre ambos enfoques.
Por qué esto es importante
Las imágenes de registros —ya sean fotos de productos, vistas previas de adjuntos o escaneos de documentos— se acumulan con el tiempo y consumen almacenamiento. Eliminar imágenes no deseadas mantiene tu CRM optimizado y tu cuota de archivos disponible para datos activos. También podrías necesitar purgar imágenes después de migraciones de datos, fases de prueba o al limpiar registros duplicados.
Paso a paso
Paso 1. Eliminar una imagen individual de un registro
Abre el registro que contiene la imagen que deseas eliminar. Haz clic derecho sobre la imagen y selecciona Eliminar, o haz clic en la imagen una vez y presiona la tecla Suprimir en tu teclado. También puedes acceder al menú Opciones avanzadas de la imagen desde la esquina superior derecha de la miniatura de la imagen y elegir eliminar desde allí.[2]
Paso 2. Verificar que la imagen se ha eliminado
Actualiza la vista del registro para confirmar que la imagen ya no aparece. El espacio que ocupaba ahora estará vacío.
Paso 3. Para la eliminación masiva de imágenes, identifica los registros a eliminar
Si necesitas eliminar muchos registros que contienen imágenes —por ejemplo, después de una importación de prueba o migración— navega al módulo que contiene esos registros. Usa filtros o la búsqueda para aislar los registros que deseas eliminar. Anota sus IDs o aplica una etiqueta para agruparlos.[1]
Paso 4. Eliminar los registros en bloque
Selecciona varios registros usando la columna de casillas de verificación, luego usa la acción de eliminación masiva desde la barra de herramientas. Alternativamente, para volúmenes muy grandes, usa scripting Deluge con COQL y la API de CRM para recuperar IDs de registros en lotes de 100 y ejecutar la eliminación masiva programáticamente.[1] Este enfoque es reutilizable en diferentes módulos cambiando el nombre de la API del módulo.
Paso 5. Revisar la Papelera de reciclaje
Después de la eliminación, los registros y sus imágenes adjuntas se mueven a tu Papelera de reciclaje. Tienes 60 días para restaurarlos si es necesario.[8] Accede a la Papelera de reciclaje desde Configuración > Administración de datos > Papelera de reciclaje.
Paso 6. Eliminar permanentemente si es necesario
Si deseas liberar almacenamiento inmediatamente y estás seguro de que no necesitas las imágenes, puedes eliminar permanentemente los registros de la Papelera de reciclaje. Una vez eliminados de la Papelera de reciclaje, los registros no se pueden recuperar.[3] Nota: Beam Help es un soporte experto independiente para Zoho y no es soporte oficial de Zoho.
Paso 7. Usar filtros para administrar adjuntos en bloque
Si tu Papelera de reciclaje contiene muchos adjuntos e imágenes que deseas purgar, haz clic en el icono de filtro en la Papelera de reciclaje, selecciona Adjuntos como Tipo, y luego selecciona todos los elementos mostrados para eliminarlos en bloque.[8] Esto acelera la limpieza sin restaurar los registros principales.
Errores comunes
Cuando eliminas un registro, todas las imágenes, adjuntos, notas, correos electrónicos y tareas asociadas con él también se mueven a la Papelera de reciclaje, incluso si no los eliminaste directamente.[8] Si restauras el registro principal más tarde, todos los elementos vinculados se restauran con él. Sé claro sobre si deseas conservar el registro en sí o solo eliminar la imagen de un registro activo.
Si usas la eliminación masiva a través de la API, asegúrate de que tu filtro COQL sea específico. Usar un filtro como "where id is not null" eliminará todo tu módulo a menos que esa sea tu intención.[1] Siempre prueba primero con un subconjunto pequeño.
Qué verificar
- Confirma que la imagen ya no aparece en la vista de detalles del registro después de la eliminación.
- Si eliminaste registros en bloque, verifica que los registros correctos llegaron a la Papelera de reciclaje y que no se eliminaron registros no deseados.
- Revisa tu cuota de almacenamiento de archivos en Configuración > Ajustes del sistema para ver si se ha liberado almacenamiento después de la eliminación permanente de la Papelera de reciclaje.