Eliminar archivos adjuntos en Zoho CRM se realiza de forma individual directamente dentro de cada registro — en el momento de redactar este artículo, no existe una opción nativa de eliminación masiva en la interfaz estándar de CRM.
Por qué esto es importante
Los archivos adjuntos, como material de marketing, presupuestos de ventas, facturas y documentos de SLA, pueden acumularse rápidamente en los módulos de CRM, consumiendo el almacenamiento disponible de tu organización.[4] Saber cómo eliminar archivos individuales de forma oportuna mantiene tu cuenta ordenada y evita que alcances los límites de almacenamiento.[1] Los equipos que gestionan grandes volúmenes de registros a menudo descubren esta limitación solo cuando el almacenamiento ya está lleno, lo que hace que contar con un proceso claro sea esencial.
Paso a paso
Paso 1. Navega al módulo correspondiente en Zoho CRM — por ejemplo, Prospectos, Contactos, Cuentas o Negocios — y abre el registro específico que contiene el archivo adjunto que deseas eliminar.[4]
Paso 2. Dentro del registro, localiza el campo de archivos adjuntos. Haz clic en el icono + o en el icono de expandir asociado a ese campo para ver todos los archivos actualmente adjuntos al registro.[3]
Paso 3. Pasa el cursor sobre el archivo específico que deseas eliminar. Aparecerá un conjunto de iconos de acción superpuestos sobre la miniatura del archivo.[3]
Paso 4. Haz clic en el icono de eliminar que aparece al pasar el cursor. El archivo se eliminará del registro de inmediato.[3]
Paso 5. Repite los Pasos 1–4 para cada archivo adjunto adicional en otros registros. Dado que la interfaz integrada de Zoho CRM gestiona las eliminaciones de un archivo a la vez, trabajar de forma sistemática a través de una lista de registros es actualmente el método compatible para eliminar múltiples archivos adjuntos.[1]
Errores comunes
- Sin herramienta nativa de eliminación masiva: La comunidad de Zoho CRM ha señalado que no existe una función de eliminación masiva de archivos adjuntos lista para usar, lo que significa que los equipos con almacenamiento lleno deben revisar los registros individualmente o explorar soluciones de scripting basadas en API.[1] En Beam Help — soporte experto independiente para Zoho, no soporte oficial de Zoho — podemos ayudarte con enfoques de automatización personalizados si el proceso manual no es viable a gran escala.
- Campo de archivos adjuntos vs. sección de Notas: Zoho CRM almacena archivos en dos lugares — el campo de archivos adjuntos dedicado en un registro y los archivos integrados dentro de las Notas. Asegúrate de revisar ambas áreas si intentas liberar almacenamiento, ya que el flujo de eliminación descrito anteriormente se aplica específicamente al campo de archivos adjuntos.[4]
- Los límites de tamaño de archivo se aplican al cargar, no al eliminar: Cada archivo cargado en el campo de archivos adjuntos de un registro puede tener hasta 50 MB de tamaño.[3] Si bien este límite no afecta la eliminación, explica por qué incluso un número modesto de archivos adjuntos puede agotar el almacenamiento rápidamente.
- Permisos necesarios: Debes tener los permisos de Crear/Editar adecuados para el módulo y sus registros relacionados para interactuar con los archivos adjuntos. Si el icono de eliminar no aparece al pasar el cursor, consulta con tu administrador de CRM para verificar que tu perfil tenga los derechos de acceso necesarios.[4]
Qué verificar
- Confirma que el archivo ha sido eliminado: Después de hacer clic en el icono de eliminar, vuelve a abrir el panel expandido en el mismo registro para verificar que el archivo adjunto ya no aparece en la lista.[3]
- Revisa el uso del almacenamiento: Después de eliminar un conjunto de archivos adjuntos, consulta el panel de almacenamiento de tu organización en la configuración de Zoho CRM para confirmar que el espacio liberado se refleja correctamente.
- Revisa las Notas en busca de archivos adicionales: Visita la sección de Notas de los mismos registros para asegurarte de que no haya archivos duplicados o relacionados que aún estén almacenados allí, ya que esos deberían eliminarse por separado.[4]