Zoho CRM ofrece varios mecanismos integrados para mostrar los detalles de los registros compartidos: desde el Mirror Component en tiempo real en la página de detalles de un registro, hasta las renovadas Reglas de Uso Compartido de Datos que controlan exactamente quién ve qué en toda tu organización.
Por qué esto es importante
Cuando los registros están distribuidos en varios módulos —negocios vinculados a contactos, casos asociados a cuentas—, los equipos pierden tiempo saltando entre pantallas para encontrar la información más reciente. Entender cómo funcionan los detalles de registros compartidos en Zoho CRM te permite mantener el contexto en un solo lugar, aplicar las reglas de visibilidad correctas y garantizar que los datos adecuados lleguen a las personas correctas sin comprometer la seguridad de la información. [1][2]
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Paso a paso
Paso 1. Usa el Mirror Component para ver los campos de registros relacionados en tiempo real.
El Mirror Component actúa como una ventana en vivo hacia cualquier registro relacionado con el que estás visualizando en ese momento. En lugar de salir de un negocio para consultar el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de un contacto vinculado, puedes ver esos campos reflejados directamente en la página de detalles del negocio. [1]
Para configurarlo, abre el editor de diseño de la página de detalles del módulo correspondiente, añade un Mirror Component y selecciona el campo de búsqueda que apunta al módulo relacionado cuyos datos deseas mostrar. Una vez guardado, cualquier persona con acceso a ese registro verá los campos reflejados actualizarse en tiempo real cada vez que cambie el registro de origen. [1]
> Nota sobre disponibilidad: Según el último anuncio, el Mirror Component está disponible para los centros de datos JP, CA, SA, UAE y AU. Consulta el panel de administración de tu CRM para confirmar que se ha desplegado en tu DC. [1]
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Paso 2. Revisa y configura las Reglas de Uso Compartido de Datos para controlar la visibilidad de los registros.
La configuración de Uso Compartido de Datos en Zoho CRM es el lugar central para gestionar cómo se comparten los registros entre usuarios, roles y grupos. La actualización del primer trimestre de 2025 rediseñó significativamente esta área, por lo que si no la has visitado recientemente, la interfaz tendrá un aspecto diferente. [2]
Navega a Configuración → Control de Seguridad → Configuración de Uso Compartido de Datos. Encontrarás dos pestañas dedicadas: una para los Permisos Predeterminados de la Organización y otra para las Reglas de Uso Compartido. [2]
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Paso 3. Inspecciona la lista detallada de reglas de uso compartido.
Dentro de la pestaña Reglas de Uso Compartido, todas las reglas están organizadas por módulo, lo que te ofrece una referencia rápida sobre qué reglas se aplican a Prospectos, Contactos, Negocios, etc. Esta organización por módulo facilita identificar qué regla determina quién puede ver un registro compartido en particular. [2]
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Paso 4. Activa, desactiva, clona o busca reglas específicas.
- Para activar o desactivar una regla sin eliminarla, usa el interruptor de activación/desactivación con un solo toque junto a cada regla. [2]
- Para replicar una regla existente para un nuevo equipo o rol, usa la opción Clonar y luego ajusta los criterios y condiciones antes de activarla. [2]
- Para localizar una regla específica rápidamente, usa la barra de búsqueda o los Filtros Avanzados, que te permiten acotar los resultados por módulo u otros atributos. [2]
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Paso 5. Verifica la configuración de uso compartido de correo electrónico si los detalles del registro compartido incluyen comunicaciones.
Si los detalles del registro compartido que necesitas incluyen conversaciones de correo electrónico, las funciones de uso compartido de correo de Zoho CRM te permiten definir cómo los correos enviados a través del CRM pueden hacerse accesibles a otros miembros del equipo o a otros equipos de tu organización. Esto se configura de forma independiente a las Reglas de Uso Compartido de Datos y está disponible en las cuentas de la edición Standard. [5]
Además, el panel de notificaciones MailMagnet ofrece una vista consolidada de las comunicaciones de correo electrónico entrantes junto con el contexto empresarial clave, de modo que los usuarios pueden revisar los detalles de correos compartidos sin tener que navegar a cada registro individual. [5]
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Errores comunes
- El Mirror Component no aparece: Es posible que la función aún no esté disponible en tu centro de datos. Confirma la elegibilidad del DC (JP, CA, SA, UAE y AU están confirmados) antes de dedicar tiempo a solucionar problemas de configuración del diseño. [1]
- Las reglas de uso compartido no surten efecto: Una regla desactivada no se aplicará aunque esté correctamente configurada. Verifica siempre el estado de activación mediante el interruptor de un solo toque después de guardar los cambios. [2]
- Las reglas clonadas heredan criterios incorrectos: Al clonar una regla de uso compartido, los criterios y condiciones de la regla de origen se transfieren. Revísalos detenidamente antes de implementar la regla clonada para evitar una exposición de datos no deseada. [2]
- Uso compartido de correo vs. uso compartido de registros: La visibilidad del correo electrónico está regulada por una configuración independiente de las Reglas de Uso Compartido de Datos a nivel de registro. Conceder acceso a un registro no comparte automáticamente los correos adjuntos a él: configura el uso compartido de correo de forma independiente. [5]
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Qué verificar
- Diseño del Mirror Component: Confirma que el componente se ha añadido al diseño de la página de detalles del módulo correcto y que el campo de búsqueda apunta al módulo relacionado previsto. [1]
- Estado de las reglas de uso compartido: En Configuración → Control de Seguridad → Configuración de Uso Compartido de Datos, verifica que todas las reglas de uso compartido relevantes estén activas y que la lista por módulo refleje la estructura de acceso que deseas. [2]
- Configuración del uso compartido de correo electrónico: Si los detalles del registro compartido deben incluir el historial de correos, confirma que los permisos de uso compartido de correo estén configurados correctamente para los usuarios o equipos correspondientes. [5]
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*Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para los productos de Zoho y no es el soporte oficial de Zoho. Prueba siempre los cambios de configuración en un entorno de pruebas o no productivo antes de implementarlos en toda la organización.*