Crear tareas en Zoho CRM es sencillo una vez que sabes dónde buscar — esta guía te lleva por los pasos principales y destaca opciones clave como responsables, recordatorios y fechas de vencimiento.
> Nota: Beam Help es una consultoría independiente de Zoho, no el soporte oficial de Zoho.
Por qué esto importa
Las tareas en Zoho te ayudan a hacer seguimiento de pendientes, delegar trabajo y mantener los proyectos en marcha sin que nada se pierda por el camino. Ya sea que gestiones una lista de tareas personal o coordines un equipo, saber cómo crear y configurar tareas correctamente ahorra tiempo y reduce los malentendidos. Establecer recordatorios y fechas de vencimiento en el momento de la creación significa que no tendrás que volver a los registros solo para añadir esa información más adelante. [4]
Paso a paso
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoho y navega a la sección ToDo desde el panel de navegación izquierdo. [1]
Paso 2. Haz clic en Nueva tarea para abrir el panel de creación de tareas. Aparecerá una ventana emergente o un panel lateral donde podrás completar todos los detalles relevantes. [1]
Paso 3. Introduce un título claro y descriptivo para tu tarea. Si estás creando la tarea desde un correo electrónico, puedes usar el botón Más acciones en la vista previa del correo y seleccionar Añadir a → Tareas — el asunto del correo se convierte automáticamente en el título de la tarea y el cuerpo en la descripción. [6]
Paso 4. En el campo Asignado a, añade a la persona (o personas) responsable de completar la tarea. Puedes asignar una tarea a un máximo de 5 personas, y cada responsable tendrá la posibilidad de editar, actualizar y gestionar la tarea. [1]
Paso 5. Establece una Fecha de vencimiento para la tarea. Esto es especialmente importante si planeas usar notificaciones de tareas vencidas, que solo se activan cuando se ha definido una fecha de vencimiento. [1]
Paso 6. Configura un Recordatorio especificando la fecha y la hora en que deseas ser notificado. Puedes elegir recibir el recordatorio como notificación push, por correo electrónico o ambas opciones. Ten en cuenta que las alertas de recordatorio se envían tanto al propietario de la tarea como a los responsables asignados. [1]
Paso 7. Añade una Descripción para proporcionar contexto adicional — enlaces, notas, material de referencia o instrucciones. Este contenido es visible para todos los miembros del grupo, los responsables asignados, los propietarios de subtareas y cualquier invitado que añadas. [1]
Paso 8. Si la tarea es extensa, considera dividirla en Subtareas. Las subtareas se vinculan a la tarea principal y pueden asignarse a diferentes miembros del equipo, lo que facilita la delegación de componentes de un trabajo más amplio. [3]
Paso 9. Si necesitas que compañeros que no son responsables asignados estén informados, utiliza la función Añadir invitados. Los invitados pueden ver, dar me gusta y comentar la tarea sin ser formalmente responsables de ella. [4]
Paso 10. Haz clic en Guardar para crear la tarea. Ahora aparecerá en las vistas de lista y tablero, y los responsables asignados serán visibles de un vistazo. [1]
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Alternativa rápida: correo electrónico a tarea
Si prefieres no navegar por la interfaz, puedes enviarte un correo a yourusername+task@yourdomain.com. El asunto se convierte en el título de la tarea y el cuerpo del correo en la descripción — sin necesidad de introducir datos manualmente. [3]
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Tareas recurrentes
Para trabajos que se repiten de forma periódica — como informes semanales o facturación mensual — Zoho admite Tareas recurrentes. Puedes configurar el ciclo de recurrencia al crear o editar una tarea, y la plataforma regenerará automáticamente la tarea en el intervalo definido. [3]
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Errores comunes
- Las notificaciones de tareas vencidas no se activarán sin una fecha de vencimiento. Si activas el interruptor de notificación de vencimiento pero olvidas establecer una fecha, la notificación nunca se disparará. Establece siempre la fecha de vencimiento primero. [1]
- Tareas personales vs. tareas de grupo. Las tareas personales solo son visibles para ti y tu responsable asignado de forma predeterminada. Si necesitas mayor visibilidad para el equipo, crea una Tarea de grupo (que requiere tener configurado un grupo de Streams) o añade invitados manualmente a tu tarea personal. [4]
- Límite de responsables asignados. La función de múltiples responsables admite un máximo de 5 personas por tarea. Si tu equipo es más grande, considera usar subtareas con propietarios individuales. [1]
- Cambiar un responsable asignado. Para reasignar una tarea, ábrela, elimina el nombre del responsable actual e introduce el nombre de la nueva persona. En las Tareas de grupo, las reglas de reasignación pueden variar según tus permisos de acceso. [6]
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Qué verificar
- Confirma que la fecha de vencimiento y el recordatorio estén configurados — verifica que aparezcan correctamente en la vista de detalle de la tarea antes de cerrar el panel, ya que las alertas de vencimiento dependen de que la fecha esté presente. [1]
- Comprueba la visibilidad de los responsables asignados — abre la vista de lista o tablero y confirma que todos los responsables previstos aparecen junto a la tarea, especialmente si asignaste a varias personas. [1]
- Verifica el tipo de tarea (Personal vs. Grupo) — asegúrate de que la tarea esté asociada al grupo correcto si necesita ser visible para todo tu equipo, en lugar de quedarse en silencio en tu lista de tareas personal. [4]